Het kan zijn dat u voor werk dat u voor een klant verricht kosten maakt die u wilt / mag declareren. Ook kan het zijn dat u medewerkers (of ZZP'ers) heeft die kosten voorschieten en bij u willen declareren. In dit artikel laten wij zien hoe u dit het beste in beide scenario's kan verwerken.
Eigen declaratie (kosten) boeken en factureren (aan klant)
Als u voor een klant kosten maakt dan kan het zijn dat u deze bij hun mag declareren. Hierover maakt u doorgaans vooraf een afspraak met uw klant.
Kosten boeken
U boekt uw kosten via module Boekhouding in het Inkoopboek. Dit kunt u doen via een handmatige boeking of (optioneel) via de documenten inbox.
Let op: het is belangrijk dat u de factuur, kwitantie of bonnetje bewaart voor uw administratie en om te overleggen met uw klant. Deze kunt u uploaden bij de inkoopboeking die u heeft toegevoegd!
Op een verkoopfactuur plaatsen
Nadat u de kosten heeft gemaakt kunt u deze in rekening brengen (volledig of gedeeltelijk) bij uw klant. Dit kunt u op een losse factuur ingeven of bijvoegen op een factuur waarin u uw andere (/reguliere) producten / diensten aan de klant op factureert.
Hierbij kunt u bij de factuurregels een extra regel toevoegen met een product of dienst dat u kunt aanmaken (bijv. Declaraties).
Ook kunt u optioneel via Meer instellingen tonen? een aparte grootboekrekening aanmaken of selecteren waarbij u de 'Omzet' van deze declaraties inzichtelijk maakt (mits u het niet op de standaard opbrengst rekening wenst te boeken).
Zodra de factuur verder naar wens is ingevuld dan kunt u deze daarna Opslaan en sluiten en optioneel versturen aan uw klant!
Declaratie (kosten) worden bij u gedeclareerd
Uw medewerkers (of ZZP'ers) zouden indien u dat heeft afgesproken kosten bij u kunnen declareren. Het is belangrijk dat u dan met hun afspreekt dat ze de bon, kwitantie of factuur goed bewaren.
U kunt dan bijvoorbeeld via Kas of Bank een terugbetaling doen aan deze persoon. Waarbij u deze kosten met matchingstype: Op vaste grootboekrekening direct op een kosten rekening kan wegboeken. Dit zou een kostenrekening voor inkomende Declaraties kunnen zijn, deze kunt u op basis van uw rekeningschema aan de resultaatzijde van de balans terugvinden (of in samenspraak met uw boekhouder, accountant of administratiekantoor toevoegen).
Als u deze boeking nu opslaat en sluit dan heeft u de kosten die u vergoed heeft aan de medewerker (of ZZP'er) verwerkt in de boekhouding!