Heeft u een beginbalans of een memoriaalboeking (bijvoorbeeld uit een ander pakket) welke u graag wilt importeren dan is dat geen probleem en kan u hiervoor gebruik maken van de volgende importmogelijkheid: Import van beginbalans / memoriaalboekingen. In dit artikel leggen we uit hoe dit in zijn werking gaat en welke stappen u moet doorlopen.
Vindt u het toch lastig en heeft u liever dat wij u hier verder mee assisteren? Maak dan gebruik van de gratis overstapservice!
In Silvasoft kunt u op twee manieren uw beginbalans importen namelijk via een Vrije import en de Import volgens vast template.
Met de vrije import kunt u elk soort Excel bestand uploaden. Dit bestand hoeft niet te voldoen aan een vast format. Vervolgens kunt u aangeven welke kolom gekoppeld moet worden aan een veld in Silvasoft. De vrije import is de eenvoudigste manier om te beginnen met importeren. Voor meer informatie over de Vrije import verwijs ik u graag naar het volgende artikel Importmogelijkheden.
In het vervolg van dit artikel zal er verder worden in gegaan op de import volgens vast template, voor deze import dient u gebruik te maken van het gestandaardiseerde import bestand welke aanwezig is in de software.
Import bestand
Allereerst dient u het Silvasoft import format voor de beginbalans te downloaden. Deze vindt u terug in Silvasoft via Beheer > Importmogelijkheden > Import volgens vast template > naar Import van beginbalans / memoriaalboekingen. Klik op de blauwe knop ‘Open import’,
Let op: het is hierbij belangrijk dat u de instructies volgt die in het bestand staan en niets verandert aan de structuur van het bestand. Ook moet u er rekening mee houden dat de Grootboekrekeningen welke u verwerkt in het bestand al aanwezig moeten zijn in Silvasoft.
De import voor de beginbalans maakt geen nieuwe grootboekrekeningen aan of wijzigt deze. Voor meer informatie omtrent het aanmaken van de grootboekrekening verwijs ik u graag naar de volgende documentatie Grootboekrekeningen of Grootboekrekeningschema importeren.
Beginbalans importeren
Het import format kunt u na het invullen importeren volgens het onderstaande stappenplan.
- Ga naar de module Beheer > Importmogelijkheden,
- Kies voor Import van beginbalans / memoriaalboekingen via de knop Open import,
- Nu kunt u het import format downloaden (Stap 1: Download format), vul deze aan met uw beginbalans. Volg hierbij de instructies uit het bestand,
- Indien u het bestand reeds gevuld heeft dan kunt u dat selecteren en uploaden (Stap 2: Upload uw bestand),
- Kies bij Stap 3: Instellingen het dagboek van het Overig / memoriaal welke gekoppeld moet worden aan de boeking (over het algemeen Memoriaal), vink de optie Import is beginbalans aan en vul de boekingsdatum in (over het algemeen de eerste dag van het boekjaar).
- Als laatste kunt u het bestand importeren (Stap 4: Kies uw actie) of de import in zijn geheel annuleren,
- U kunt één of meerdere meldingen in uw scherm terugvinden, dit zijn Import memoriaalboeking - afgerond en of Import meldingen, staan er na de import meldingen aangegeven volg dan de stappen welke in uw scherm staan.
- Na een geslaagde import vindt ziet u de aangemaakte Memoriaalboeking waarbij ook in de omschrijving wordt aangegeven dat het om een Import beginbalans gaat.
Wilt u de beginbalans later nog raadplegen / opzoeken kan u dit doen via het menu Boekhouding > Overig / memoriaal.