PSP betalingen en ontvangsten verwerken (Methode 1)

In dit artikel leggen we uit hoe u uw PSP betalingen en ontvangsten kunt verwerken in Silvasoft. In dit artikel leggen we methode 1 uit. Lees eerst dit artikel voor algemene uitleg en voor uitleg van de verschillende methodes. 

Methode 1:

Bij deze methode kunt u alle transacties (betalingen van klanten) via uw PSP (automatisch) importeren in het Silvasoft bankboek. Silvasoft zal deze automatisch matchen met de bijhorende verkoopfacturen zodat uw verkoopfacturen op betaald gezet worden. 

Verder doet u periodiek een boeking om uw saldo van uw PSP over te boeken naar Silvasoft. Op deze boeking zal uw PSP transactiekosten inhouden voor de succesvolle betalingen via uw PSP. 

Omdat u 99% van deze handelingen kunt automatiseren is deze methode niet veel werk, maar geeft wel veel inzage in welke betalingen bij welke facturen horen!

Bankrekening en grootboekrekening(en) PSP toevoegen

Uw PSP is feitelijk een eigen bankrekening waar betalingen op binnenkomen en waar u een saldo op opbouwt. Daarom raden wij aan hier een eigen bankrekening voor toe te voegen in het Silvasoft bankboek. 

Bank grootboekrekening toevoegen

Elke bankrekening dient gekoppeld te zijn aan een aparte grootboekrekening. Het aanmaken van een extra grootboekrekening doet u als volgt:

1. Ga naar het menu: Boekhouding > Grootboekrekeningen.,
2. Klik op + Nieuw,
3. Maak een nieuwe grootboekrekening aan. Geef deze een nummer dat nog niet in gebruik is, en
4. Bij Bezit of schuld? kiest u voor Bepaal automatisch, bij de Naam geeft u uw PSP bankrekening in,
5. Daarna kunt u deze grootboekrekening opslaan en sluiten!

Bankrekening toevoegen (bankdagboek)

Na het aanmaken van de grootboekrekening dient u een bankrekening voor uw PSP toe te voegen. Dit kunt u doen door te gaan naar Boekhouding > Bankboek en klik vervolgens op het tabblad ‘Overzicht rekeningen’. Klik op ‘Nieuw’ en vul de volgende gegevens in:

• Dagboeknummer: een zelf te kiezen nummer.
• Grootboekrekening: koppel het rekeningnummer aan de bank grootboekrekening welke u zojuist heeft aangemaakt. 
• Tenaamstelling: vul de naam in van de bankrekening.
• Bankrekeningnummer: vul hier in het geval van uw PSP bankrekening bijvoorbeeld 'PSP' in en vink tevens IBAN controle overslaan aan.

Importeren PSP transacties naar het Silvasoft bankboek

Nadat u uw PSP bankrekening heeft toegevoegd aan Silvasoft kunt u de PSP transacties gaan toevoegen aan uw bankboek. Dit kunt u handmatig via een MT940 of CODA import doen, of automatisch via onze gratis koppeling. 

Optie 1: Handmatig via PSP MT940 of CODA bankbestand

Indien uw PSP dit aanbiedt voor het downloaden van een MT940 of CODA bestand. Deze kunt u vervolgens in het bankboek uploaden en importeren. 

Optie 2: Handmatig toevoegen banktransacties

Om uw banktransacties toe te voegen gaat u in het menu naar: Boekhouding > Bankboek. U komt nu automatisch in stap 1 terecht. Hier dient u op de tweede blauwe knop ‘Handmatig toevoegen’ te klikken.

Vervolgens opent er een nieuw scherm waarin u de boekingstransactie(s) kunt toevoegen. Bij ‘Eigen omschrijving’ vult u een eigen omschrijving in (bijvoorbeeld een periode, een nummer of een specifieke boekingsnaam) en bij ‘Eigen rekening’ zoekt u uw eigen rekeningnummer op van de bank waarop u de transactie wilt verwerken, in dit geval de PSP (bank)rekening.

Vervolgens kunt u de boeking toevoegen via de knop ‘Nieuw’. Er opent opnieuw een scherm waarin u de volgende gegevens dient op te nemen:

• Boekingsdatum: hier vult u de datum in waarop de transactie bij uw bank is verwerkt.
• Tegenrekening: hier vult u het bankrekeningnummer van uw relatie in, waar u een bedrag naar heeft overgeschreven of waarvandaan u een bedrag heeft ontvangen.
• Soort transactie: hier vult u in of het bedrag op uw bankrekening bij is geschreven of af is geschreven.
• Boekingsomschrijving: vul hier de omschrijving in die bij uw bank staat vermeld.
• Bedrag: hier vult u het transactiebedrag in.

Voorbeeld toevoegen boeking:

Vervolgens klikt u op ‘Opslaan’ en komt u weer in het vorige scherm terecht. Indien gewenst kunt u hier nog meerdere boekingen toevoegen door opnieuw te klikken op de knop ‘Nieuw’.

In het scherm “Bankbestand inzien/bewerken” vindt u het “Bankrekening saldo” terug. Dit toont het actuele, ingeboekte saldo zien. Het “Saldo concept” laat zien wat het actuele geboekte saldo is, plus alle nog te verwerken en concept banktransacties binnen het huidige boekjaar.

Als u alle gewenste banktransacties heeft toegevoegd dan kunt u deze gaan opslaan en importeren in uw boekhouding. Dit doet u door te klikken op de knop ‘Opslaan en importeren’.

Het bankbestand wordt toegevoegd onder stap 1. Hier worden de volgende items getoond:

• Datum: de datum waarop het bankbestand is toegevoegd.
• Bankrekening: de bankrekening waarvoor het bankbestand is toegevoegd.
• Omschrijving: een eigen omschrijving betreffende het bankbestand.
• Type: of het een handmatige of een MT940 / CODA bankbestand betreft.
• Transacties: het aantal transacties binnen het bankbestand.
• Totaal af: het totaal aan afschrijvingen binnen het bankbestand.
• Totaal bij: het totaal aan bijschrijvingen binnen het bankbestand.
• Status: deze kolom draagt geen naam maar toont de status van het bestand. Een “!” betekent dat er nog boekingen verwerkt moeten worden. Een “✔” betekent dat het volledige bestand verwerkt is (en/of dat er geen te verwerken transacties meer beschikbaar zijn).

Optie 3: Automatisch via Ponto

Sommige PSP kunt u via de optionele betaalde bankenkoppeling van Ponto koppelen. Een aantal hiervan staan als 'Beta' optie beschikbaar op uw MyPonto account.

Meer over de automatische bankenkoppeling met Ponto vindt terug in het volgende artikel:

Automatische bankenkoppeling

Verwerken PSP transacties

U kunt de PSP transacties gewoon verwerken zoals u dat voor normale banktransacties zou doen. Hiervoor gaat u naar tabblad 2: Te verwerken afschriften in het bankboek. 

Silvasoft zal de afschriften al automatisch matchen met uw verkoopfacturen. U kunt deze matches bevestigen. Gaat het matchen niet goed? Zorg dat u in uw PSP transactie omschrijvingen een factuurnummer of factuurreferentie voorkomt. Als een match niet automatisch is gemaakt kunt u ook handmatig verwerken en zelf de bijhorende verkoopfactuur koppelen. 

Verwerken PSP uitbetaling + transactiekosten

U zult periodiek uw PSP saldo overboeken naar uw eigen (zakelijke) rekening. Uw PSP zal het saldo dan uitkeren maar zal daar tevens een deel van inhouden voor transactiekosten. U krijgt ook een factuur van uw PSP voor de transactiekosten. Deze inkoopfactuur kunt u gewoon inboeken zoals u dat normaliter zou doen. Vervolgens kunt u de uitbetaling in 1 bankboeking verwerken. Bij die uitbetaling zult u tevens de inkoopfactuur direct op betaald zetten. 

PSP transactiekosten factuur inboeken

Tip: maak gebruik van Scan & Herken om sneller inkoopfacturen in te boeken

In dit voorbeeld gaan wij ervan uit dat de PSP transactiekosten € 10 bedragen (incl. btw) op een PSP tegoed van € 1000. Als voorbeeld hanteren wij de PSP 'Mollie', voor u kan dit een andere PSP en leverancier betreffen.

1. Ga in module Boekhouding naar het Inkoopboek en klik op +Nieuw,
2. Selecteer bij Leverancier relatie Mollie (uw PSP),
3. Selecteer bij Rekening een kostenrekening of maak een nieuwe kostenrekening aan via de +,
   
4. Vul de kosten (€ 10 incl. btw) in en geef de rest van de factuur gegevens in zoals het factuurnummer van uw PSP,
5. Nu kunt u de factuur Opslaan en sluiten.

PSP uitbetaling inboeken

De PSP uitbetaling zal op uw zakelijke bankrekening bijgeboekt worden. Deze bijboeking kunt u verwerken in het Silvasoft bankboek. Als u gebruik maakt van de automatische bankenkoppeling komt deze uiteraard automatisch in uw bankboek. Hieronder geven we een voorbeeld van een uitbetaling van € 1000 waar € 10 transactiekosten op van toepassing zijn. 

Omdat u € 1000 uitkeert maar uw PSP hier nog transactiekosten op inhoud zult u mogelijk bijvoorbeeld € 990 op uw bankrekening krijgen. Uw PSP zal namelijk de transactiekosten inhouden op de uitbetalingen. Op het moment van uitbetalen gebeuren er dus een aantal dingen:

1. U ontvangt op uw zakelijke bankrekening € 990 (namelijk de € 1000 min € 10 transactiekosten van uw PSP)
2. Van uw PSP bankrekening gaat € 1000 af (namelijk de volledige uitbetaling inclusief transactiekosten)
3. U betaalt met deze uitkering ook direct de transactiekosten van uw PSP, dus de factuur die u hiervoor heeft ingeboekt is dan ook betaald. 

Dit alles kunnen we in 1 bankboeking verwerken. In deze bankboeking boeken we dus geld bij op uw bankrekening, tevens boeken we geld af  van uw PSP rekening. Daarnaast zetten we de inkoopfactuur van uw PSP op betaald. 

Uitgangspunt is dat de bijboeking voor de uitbetaling reeds in uw bankboek staat. Zo niet dan kunt u deze handmatig toevoegen of via MT940 of CODA of de automatische bankenkoppeling deze toevoegen aan uw boekhouding. 

1. Ga in uw bankboek naar Stap 2: Te verwerken afschriften en klik bij de € 990 bijschrijving op "Handmatig verwerken",
   
2. Nu kiest u bij de instelling Hoe wilt u verwerken? voor Geavanceerde match,
   
3. Klik nu op het tabblad Koppelen met inkoop / verkoop en koppel daar de transactiekosten factuur van uw PSP (in dit voorbeeld van € 10)
   
4. Klik nu op alvast op Opslaan zodat Silvasoft alvast de basis grootboekmutaties maakt en klik op het tabblad Grootboekmutaties, 
   
5. U ziet nu dat Silvasoft al aangeeft dat er nog € 1000 credit geboekt moet worden. En dat klopt, dat is namelijk de € 1000 die van uw PSP bankrekening afgeboekt moet worden.
6. Klik op + Nieuw en boek deze € 1000 op uw PSP bankrekening. Uw boeking is daarmee weer in balans en de foutmelding zal verdwijnen.
   
7. U heeft nu de uitbetaling van € 1000 van uw PSP bankrekening afgeboekt. Tevens heeft u de ontvangen € 990 op uw zakelijke rekening bijgeboekt. Tevens heeft u de inkoopfactuur voor de € 10 transactiekosten op betaald gezet. 
8. Klik op Opslaan en sluiten om de boeking definitief te maken.