Mollie betaallink op facturen en e-mails

Mollie is één van de snelst groeiende betalingsverwerkers binnen Europa. Mollie verwerkt online betalingen voor webshops en andere organisaties.

Sneller betaald en minder wanbetalers door gebruik te maken van een betaallink! Via een betaallink kunt u op uw facturen en factuur e-mails een betaalink of QR-code plaatsen waarmee mensen de factuur direct via bijvoorbeeld iDeal, Bancontact of een andere betaalmethode kunnen betalen. 

Met de Silvasoft x Mollie koppeling kunt u eenvoudig uw Mollie account koppelen en betaallinken op uw facturen en e-mails plaatsen. In dit artikel wordt de werking van deze koppeling van a-tot-z uitgelegd.

Kosten Mollie koppeling

In Silvasoft hoeft u enkel de gratis Mollie add-on te activeren, deze add-on kunt u dan gebruiken met de module Facturatie. U betaalt nog wel de standaard Mollie kosten per transactie die u gewend bent. Voor iDeal is dat €0,29 en Bancontact €0,39.

Tip: op de website van Mollie vindt u het meest actuele overzicht van deze kosten terug per ondersteunde betaalmethode: https://www.mollie.com/nl/pricing

Stap 1: Mollie add-on activeren in Silvasoft

Bent u rechtenbeheerder in Silvasoft? Zo ja, dan kunt u deze add-on (kosteloos) activeren!

1. Ga naar de module Beheer, klik daarna op Abonnementen & kosten,
   
2. In dit scherm vindt u Uw abonnement (kosten) terug,
   
3. Onder Add-ons & integraties vindt u alle beschikbare add-ons, aankomende add-ons en aanvullende integraties,
   
4. Klik bij Mollie betaallink op de knop Add-on inschakelen om deze voor uw administratie te activeren,
5. Hiermee is de add-on actief. Als u uit- en inlogt dan zal deze beschikbaar zijn in uw account, en
6. Nu dient u deze te gaan koppelen aan uw Mollie account en moet u deze daarna instellen.

Stap 2: Account aanmaken bij Mollie

Heeft u nog geen account bij Mollie? U kunt zich nu registreren voor een gratis account bij Mollie via: https://www.mollie.com/dashboard/. Doorloop hierbij de stappen vanuit het dashboard (gegevens invullen en websiteprofiel aanmaken). Zorg dat u een compleet websiteprofiel heeft ingevuld onder het menu: Instellingen > Websiteprofielen in het Mollie dashboard. 

Tip voor websiteprofiel:

U hoeft niet noodzakelijk een eigen website te gebruiken. U kunt ook www.silvasoft.nl of www.silvasoft.be als website gebruiken voor het profiel omdat u het profiel gaat gebruiken voor onze software zal Mollie dit accepteren. 

Heeft u al een Mollie account?

Dan is deze stap uiteraard niet nodig. Controleer wel of u minimaal 1 compleet websiteprofiel heeft in uw Mollie dashboard, onder het menu: Instellingen > Websiteprofielen. 

Stap 3: Mollie koppelen met Silvasoft

Nu kunt u uw Mollie account gaan koppelen aan Silvasoft!

1. Ga naar module Facturatie > Instellingen > Facturatie instellingen,
2. Hier vindt u tabblad "Mollie betaallink" terug,
   
3. Onder subtabblad Standaard instellingen kunt u middels Connect via Mollie inloggen op uw Mollie account.
4. Nadat u op Connect via Mollie heeft geklikt en bent ingelogd / geregistreerd bij Mollie krijgt u de mogelijkheid te verbinden met Silvasoft vanuit Mollie,
   
5. Heeft u meerdere organisaties in Mollie? Kies dan in het dropdown menu voor de juiste organisatie die u wenst te koppelen, en klik op: 
   
   om de organisatie te koppelen.

Als dit de eerste organisatie is die u in Silvasoft koppelt dan krijgt u daarna de vraag de Standaard betaallink instellingen in te geven. Deze instellingen worden standaard in uw administratie gebruikt maar u kunt afwijkende instellingen gebruiken per documenttemplate of e-mailtemplate. Hieronder wordt toegelicht hoe dit werkt.

Stap 4: Mollie koppeling instellen

Na bovenstaande stappen komt u terug in Silvasoft en ziet u onderstaand scherm. 

Nadat de koppeling succesvol is gemaakt dient u in ieder geval éénmalig de standaard betaallink instellingen in te geven. In dit scherm ziet u de volgende opties:

• Mollie koppeling: hier selecteert u de koppeling die als standaard koppeling gebruikt dient te worden. Als u er maar één heeft dan wordt deze voorgeselecteerd.
• Websiteprofiel: hier selecteert u het websiteprofiel zoals u deze in Mollie heeft aangemaakt, u gebruikt meerdere profielen bijvoorbeeld als u meerdere storefronts voert.
• Pas vervaldatum toe?: u kunt ervoor kiezen om uw betaallinken te laten vervallen op bijvoorbeeld de vervaldatum van de factuur of een eigen in te geven termijn. De betaallink zal na vervallen niet meer gebruikt kunnen worden door uw klant. Als u op 'Ja' klikt dan krijgt u aanvullende instellingen te zien:
• Aanvullende instelling; Vervaldatum overnemen van factuur?: Als u er voor kiest om de vervaldatum van de factuur over te nemen wordt indien beschikbaar de vervaldatum van de factuur overgenomen. Als er geen vervaldatum beschikbaar op de factuur zal de betaallink niet vervallen.
• Aanvullende instelling; Aantal dagen geldig: het gaat hierbij om het aantal dagen dat een betaallink geldig is. De geldigheid wordt berekend op het moment van aanmaken van de betaallink.
• Formaat QR-code (mm): geef hier de afmeting (breedte en hoogte zijn gelijk) van de (eventuele) QR-code op voor de betaallink. We adviseren voor een goede werking om een minimale grote van 20 mm te gebruiken, en
• Betaallink omschrijving: de betaallink omschrijving ziet u terug in uw Mollie dashboard en tevens ziet uw klant dit bij de betaling en op zijn bankafschrift. Dit kunt u aanvullen met onderstaande variabele tokens om deze informatie met factuur, relatie of administratie specifieke informatie te vullen. U kunt onderstaande variabele tokens gebruiken voor de betaallink. Gebruik deze tokens om variabele gegevens in uw teksten te voegen.

Als u alles naar wens heeft ingesteld dan klikt u op Opslaan en sluiten. Nu keert u terug naar de Standaard instellingen van de Mollie betaallink configuratie. Deze kunt u ook benaderen via module Facturatie > Instellingen > Facturatie instellingen.

Vanuit dit scherm en onderliggende tabbladen kunt u de standaard instellingen wijzigen, de actieve koppelingen inzien, de historie van verwijderde koppelingen inzien, ontkoppelde betaallink instellingen terugvinden en facturen met betaallink fout terugvinden!

Stap 5: betaallink toevoegen aan uw factuurtemplate(s)

In onze handleiding "Uw eigen documentlayout maken" wordt stapsgewijs uitgelegd hoe u een nieuwe documenttemplate kunt aanmaken of een bestaand documenttemplate kunt wijzigen.

1. In uw documenttemplate opent u een tekstelement,
   
2. Hier kunt u het token %Betaallink% (Betaallink aangemaakt via Mollie) of %BetaallinkQR% (QR-code van de betaallink) ingeven om een betaallink of betaallink QR-code te plaatsen,
3. Als u het template nu opslaat en sluit kunt u deze gebruiken voor uw facturen. Deze kunt u ook inzien met de preview optie.
   

Stap 6: betaallink toevoegen aan uw factuur e-mails

Wilt u ook een QR-code of betaallink toevoegen aan uw e-mailtemplates voor facturen? Dan kunt u uw e-mailtemplate bewerken en net als bovenstaande de tokens toevoegen aan uw e-mailtemplate. Beheer uw factuur e-mailtemplates via het menu: Facturatie > Instellingen > Facturatie instellingen > E-mailtemplates. 

Stap 7: gebruiken en testen van de betaallink

Nadat u Stap 1 tot 6 heeft doorlopen kunt u beginnen met het maken en versturen van facturen per e-mail met daarop een Mollie betaallink of QR-code. Een betaallink wordt automatisch aangemaakt bij het genereren of versturen van uw factuur indien u gebruik maakt van de betaallink tokens op uw factuurtemplate of e-mailtemplate.

Als het bedrag op de factuur is gewijzigd wordt tevens automatisch een nieuwe link gemaakt bij het genereren of e-mailen. De betaallink welke is aangemaakt kunt u altijd vanuit de factuur terugvinden onder het tabblad: 'Betaallink'.

Let op: indien een factuur €0,- is of een creditnota (min-factuur) betreft dan kan er geen betaallink worden aangemaakt.

Let op: indien u bij een factuur met betaallink een e-mail zou opstellen met afwijkende betaallink instellingen dan zullen de betaallink instellingen van de factuur gebruikt worden, behalve de instelling van het QR-code formaat. Hiermee voorkomt u dat er twee betaallinken zouden ontstaan bij dezelfde factuur.

Stap 8: Afletteren verkoopfacturen + boekhouding

Uw koppeling is nu volledig in gebruik. Betalingen via Mollie komen op uw Mollie account binnen. Eens in de zoveel tijd kunt u uw Mollie accountsaldo overboeken naar uw eigen bankrekening.

Het beste kunt u Mollie hierin zien als een extra bankrekening. Net als dat u normale betalingen op uw bankrekening zou verwerken en koppelen aan de verkoopfacturen kunt u dat ook met de Mollie betalingen doen. Hiervoor hebben we tevens een automatische koppeling beschikbaar, zodat dit 100% automatisch gebeurt. We leggen 2 verschillende methodes om uw Mollie transacties te boeken uit in een aparte handleiding: ga naar handleiding. 

Afwijkende instellingen voor factuurtemplate(s)

De instellingen voor de QR-code en betaallink worden normaliter bepaald door de standaard betaallink instellingen die u bij het koppelen heeft opgegeven. U kunt deze echter ook instellen op document template niveau. Dit kunt u bijvoorbeeld doen als u een anderstalige betaallink omschrijving wilt ingeven!

1. Ga in uw template naar Open geavanceerde instellingen,
   
2. Kies bij Betaallink instellingen en Standaard instellingen gebruiken? voor 'Nee',
   
3. Nu krijgt u de mogelijkheid de betaallink instellingen specifiek voor dit template aan te passen,
4. Zodra u tevreden bent dan kunt u deze instellingen en het template opslaan!

Afwijkende instellingen voor e-mailtemplate(s)

Ook voor uw e-mailtemplate(s) kunt u afwijkende instellingen voor de betaallink opgeven. Standaard worden ook hiervoor de instellingen gebruikt die u bij het koppelen heeft ingegeven. Via het menu: Facturatie > Instellingen > Facturatie instellingen daarna kunt u via E-mailtemplates een nieuw e-mail template aanmaken of een bestaand e-mail template bewerken.

In de Inhoud van de e-mail kunt u gebruik maken van de variabele tokens %Betaallink% (Betaallink aangemaakt via Mollie) en %BetaallinkQR% (QR-code van de betaallink). Als de e-mail template verder naar wens is dan kunt u deze Opslaan.

Net zoals op de factuur template kunt u afwijkende betaallink instellingen ingeven voor deze specifieke e-mailtemplate.

1. Klik op de knop Betaallink instellingen
2. Kies bij Standaard instellingen gebruiken? voor 'Nee',
3. Nu krijgt u de mogelijkheid voor dit specifieke template de betaallink instellingen te wijzigen.
4. Als deze instellingen wens zijn ingesteld dan kunt u deze Opslaan (en daarna de bijbehorende e-mailtemplate).

Mollie koppeling gebruiken in meerdere administraties

Ook als u meerdere administraties heeft dan kunt u daarin gebruik maken van de Mollie koppeling! U dient wel zoals bij Stap 1 aangegeven bij deze administratie de Mollie add-on aan te zetten.

Daarna kunt u zoals bij Stap 2 via module Facturatie > Instellingen > Facturatie instellingen de Mollie betaallink instellingen terugvinden.

Hier zult u dan als eerste zien dat er geen actieve Mollie koppeling is met deze administratie maar dat u wel een bestaande actieve (of nieuwe) koppeling kunt gaan toevoegen. Via Actieve koppelingen kunt u een nieuwe connectie maken of een bestaande koppeling maken.

Tip: het is niet nodig meerdere keren te koppelen met Mollie, behalve als u verschillende Mollie organisaties of accounts gebruikt.

U kunt via Koppelingen in andere administraties een bestaande koppeling met Voeg toe aan huidige administratie aan de actieve administratie te koppelen!

Als de koppeling succesvol is gemaakt dan kunt u voor deze administratie de Standaard betaallink instellingen ingeven. Daarna kunt u ook in deze administratie de betaallink toevoegen aan uw factuur- en e-mailtemplates. 

Mollie betaallink op facturen uit de API en periodieke facturatie

Uiteraard worden er ook Mollie betaallinken geplaatst op facturen die gegenereerd worden middels de API (bijvoorbeeld uit een webshop koppeling) of vanuit de periodieke facturatie.

Dit wordt gedaan op basis van de documenttemplate en e-mailtemplate die u gebruikt bij deze facturen. Als daar de Mollie betaallink tokens in worden gebruikt dan zal ook hier een betaallink op geplaatst worden!

Let op: als uw Mollie koppeling niet meer actief is (bijvoorbeeld verwijderd, of als in Mollie het account is beëindigd) dat facturen via de API en periodieke facturatie nog wel aangemaakt (en verstuurd) zullen worden, echter zal er dan geen betaallink meer kunnen worden aangemaakt.