Wilt u vanuit een ander programma data importeren in Silvasoft? Hier zijn verschillende mogelijkheden voor via Excel imports. U kunt eigen import bestanden gebruiken in onze vrije import of u kunt gebruik maken van onze import templates.
De importmogelijkheden kan u terugvinden via het menu Beheer > Importmogelijkheden en de volgende informatie kan geïmporteerd worden: Bedrijven (CRM), Particulieren (CRM), Logs (CRM), Producten, Taken, Grootboekrekeningschema, Inkoop- en verkoopboekingen en Verkoopfacturen.
Met de vrije import kunt u elk soort Excel bestand uploaden. Dit bestand hoeft niet te voldoen aan een vast format. Vervolgens kunt u aangeven welke kolom gekoppeld moet worden aan welk veld in Silvasoft. Deze configuraties kunt u ook opslaan en een volgende keer hergebruiken. De vrije import is de eenvoudigste manier om te beginnen met importeren.
Bij de optie Import volgens vast template kunt u gebruik maken van ons gestandaardiseerde import bestand welke u zelf kunt aanvullen met de juiste informatie.
Hieronder lichten we beide opties verder toe.
Vrije import
Kiest u voor de optie Vrije import dan klikt u op het tabblad 'Vrije import' in het scherm importmogelijkheden. Nu kiest u welke informatie u graag wilt gaan importeren (zie bovenstaande opsomming) en klik op de knop Open import.
Stap 1
In stap 1 van het import proces kunt u uw Excel bestand met te importeren gegevens uploaden en aangeven hoe uw Excel is ingedeeld (met of zonder kolom titels). Ook geeft u aan in welk werkblad uw gegevens staan.
Heeft u de informatie voor de indeling en het werkblad ingevuld kan u bij "Upload uw Excel bestand" toevoegen door op de knop Selecteer bestand te drukken. Is het bestand toegevoegd klikt u op de knop Opslaan & doorgaan om naar stap 2 te gaan.
Stap 2
In deze stap kunt u voor elke kolom uit uw Excel bestand aangeven hoe u het wilt importeren in Silvasoft. Heeft u eerder al een configuratie gemaakt voor het koppelen van de kolommen aan velden in Silvasoft en heeft u deze opgeslagen dan kunt u deze configuratie selecteren bij "Kies configuratie (optioneel)" via het drop down menu. Wilt u een eerdere configuratie aanpassen kan dit via de blauwe knop Beheer alle configuraties.
Gaat u voor de eerste keer de kolommen koppelen aan velden in Silvasoft doet u dit bij Controleer import. Hier ziet u nu de verschillende kolommen uit uw Excel bestand bij 'Kolom' en wordt van de eerste 3 regels de informatie getoond bij 'Voorbeeld inhoud', bij de kolom 'Importeer als?' heeft u nu de mogelijkheid om via drop down de kolommen uit uw bestand te koppelen aan de velden in Silvasoft. Het kan voorkomen dat in uw Excel bestand informatie aanwezig is welke niet herkend of geïmporteerd kan worden in Silvasoft, selecteer bij deze kolommen de eerste optie (leeg) bij Importeren als?.
Heeft u alles correct gekoppeld kan u als u dit wenst de configuratie opslaan zodat deze bewaard blijft, dit doet u via de knop 'Configuratie opslaan (bewaren)'. Voor het importeren van uw configuratie klikt u op de knop Excel importeren. Nu wordt het bestand uitgelezen door Silvasoft. Dit kan even duren.
Stap 3
Na het uitlezen van het bestand komt u terecht in de stap "controleer import". Controleer hier de gegevens en kies hoe u wilt importeren. Controleer ook op fouten onder "3) Records met foutmelding(en)". Los deze fouten eerst op in het format en doe dan de import opnieuw.
Import volgens vast template
Wilt u liever gebruik maken van een vast template voor de import, kies dan voor "Import volgens vast template". Kies de import welke u wilt gebruiken en klik op 'Open import'.
Hierna komt u in het scherm importeren waar u drie stappen ziet staan welke u moet doorlopen.
Bij "Stap 1: Download format" kan u het import Excel bestand downloaden waarin u alle informatie kan verwerken / invullen. Lees de instructies van dit format goed door! Dit is belangrijk voor een juiste import. Als u klikt op de knop 'Voorbeeld bestanden' ziet u een voorbeeld van een ingevuld import bestand.
Daarna kunt u het bestand uploaden "Stap 2: Upload uw bestand" door te klikken op de blauwe knop ‘Selecteer bestand’. Vervolgens klikt u op de blauwe knop ‘Importeer en ga naar controle’.
Nu wordt het bestand uitgelezen door Silvasoft. Dit kan even duren. Na het uitlezen komt u terecht in: "Stap 3: Controleer de import". Controleer hier de gegevens en kies hoe u wilt importeren. Controleer ook op fouten onder "3) Records met foutmelding(en)". Los deze fouten eerst op in het format en doe dan de import opnieuw.
Uitgebreide handleidingen per import volgens vast template
Voor het importeren volgens vast template is er per import een aparte handleiding geschreven, voor meer informatie zie:
- Grootboekrekeningschema importeren
- Importeren van verkoopfacturen
- In- en verkoopboekingen importeren
- Producten importeren
- Relaties importeren
- Taken importeren
- Log berichten importeren
Gratis overstapservice
Vindt u het toch lastig en heeft u liever dat wij u hier verder mee assisteren? Kijk dan eens voor meer informatie over bij onze gratis overstapservice. We helpen u dan gegevens vanuit een ander software pakket of vanuit Excel te importeren.