U kunt niet direct op klanten of leveranciers boeken zonder factuur.
Normaliter dient u een aankoop of verkoop als volgt te verwerken:
- Met aan- of verkoopfactuur: deze is dan aan de bijbehorende relatie gekoppeld en zou u bijv. via bank en kas kunnen verwerken, of
- Direct op een kosten- of opbrengstrekening: deze is niet aan de bijbehorende relatie gekoppeld, hier worden dan wel de kosten- en opbrengsten juist mee weggezet (voornamelijk te gebruiken als u geen bon heeft).
Het kan soms nodig zijn om krediet, beginsaldi e.d. weg te boeken zonder factuur. Hiervoor zou u dan een grootboekrekening voor de desbetreffende relatie moeten aanmaken:
Voorbeeld: u heeft een leverancier "Unilever" waarbij u €1000,- vooruit heeft betaald (zonder factuur). U kunt in de grootboekrekening een rekening 44001 - Leverancier: Unilever aanmaken. Met de verwerking via de zichtrekening kunt u €1000 crediteuren en dit debiteren naar 44001.
Zodra de factuur dan binnenkomt kunt u via een aparte Overig / Memoriaal boeking deze factuur op betaald zetten met het saldo op 44001. Met deze methode weet u wat er bij een relatie "Unilever" geboekt is zonder factuur door naar deze grootboekrekening te kijken.