Als u voorraadposities voor magazijnen of schappen bij producten wilt importeren is dit mogelijk via de import volgens vast template door gebruik te maken van ons import bestand (Import template Producten).
In dit artikel wordt in paragraaf één algemene informatie gegeven over het importen van producten en in de tweede paragraaf zal er worden ingegaan op hoe u de voorraadposities voor magazijnen en schappen kan verwerken in het import bestand.
Producten importeren
U kunt uw producten op twee plaatsen binnen Silvasoft importeren:
- Ga in het menu naar Producten > Instellingen > Producten importeren. Klik op de blauwe knop ‘Open productimport’, ga naar het tabblad 'Import volgens vast template > Import van producten. Klik op de blauwe knop ‘Open import’.
- Ga in het menu Beheer > Importmogelijkheden > Import volgens vast template > Import van producten. Klik op de blauwe knop ‘Open import’.
Vervolgens moet u het format downloaden (Stap1: Download format) waarin u alle producten kunt gaan plaatsen. Lees de instructies van dit format goed door! Dit is belangrijk voor een juiste import.
In het tweede tabblad van dit bestand (tabblad Producten) kunt u alle gegevens plaatsen. Zodra u alle producten inclusief gegevens heeft ingevuld volgens de instructies uit het format, kunt u het bestand opslaan op uw computer.
Daarna kunt u het bestand uploaden (Stap 2: Upload uw bestand) door te klikken op de blauwe knop ‘Selecteer bestand’. Vervolgens klikt u op de blauwe knop ‘Importeer en ga naar controle’.
Nu wordt het bestand uitgelezen door Silvasoft. Dit kan even duren. Na het uitlezen komt u terecht in: ‘Stap 3: Controleer de import’. Lees hier goed alle tekst en klik vervolgens op ‘Importeer’, ‘Importeer en synchroniseer’ of ‘Gehele import annuleren’. Dit laatste doet u als u in tabblad 3 ‘Records met foutmelding(en)’ regels met fouten ziet staan. Los deze fouten eerst op in het format en doe dan de import opnieuw.
Voorraadposities voor magazijnen en schappen bij producten toevoegen of updaten via het import bestand
In het import bestand gaat u de voorraadposities van de magazijnen en schappen verwerken voor de producten.
Als een product nog niet bestaat in de administratie moet in het import bestand eerst een regel vooraf gaan met alle verplichte informatie zoals beschreven bij de Instructies in tabblad 1 (prijs, categorie, naam, ...). Vervolgens kan het product meerdere keren worden opgenomen met enkel het artikelnummer en magazijn + voorraad informatie.
Voor bestaande producten in de administratie is deze regel met alle informatie niet nodig.
Een product kan meerdere keren worden opgenomen in het import bestand om zo in één keer de voorraad voor meerdere magazijnen of schappen in te stellen of te wijzigen. Hiervoor dient u meerdere regels toe te voegen in het bestand. U hoeft dan voor die regels enkel het artikelnummer en de magazijn / schap naam in te voeren.
Wilt u magazijnen of schappen gaan toevoegen of updaten met een bepaald voorraadaantal zal u de volgende kolommen in het bestand moeten gebruiken: VOORRAAD_Aantal, VOORRAAD_Modus, ALG_Magazijn en ALG_Schap.
- VOORRAAD_Aantal: in deze kolom vult u de totale voorraad in welke op het magazijn of schap wilt boeken of u vult hier de waarde in waarmee u voorraad wilt op- of afboeken. Afhankelijk van de kolom VOORRAAD_Modus wordt de waarde ingesteld of vind er een voorraadmutatie plaats.
- VOORRAAD_Modus: in deze kolom kiest u voor 'Instellen' of 'Wijzigen', Met waarde 'Instellen' wordt de voorraad ingesteld op het aantal dat is opgegeven in 'VOORRAAD_Aantal'. Met waarde 'Wijzigen' wordt de voorraad opgehoogd met het aantal dat is opgegeven in 'VOORRAAD_Aantal'. Indien niets opgegeven wordt 'Wijzigen' als modus gebruikt.
- ALG_Magazijn: hier vult u de naam van het magazijn in waarop de voorraadmutatie geboekt moet worden en wordt er een voorraadpositie aangemaakt.
- ALG_Schap: deze kolom kan alleen gebruikt worden i.c.m. de kolom ALG_Magazijn, als het schap nog niet is aangemaakt in Silvasoft wordt deze aangemaakt bij het magazijn. De voorraadmutaties zal gekoppeld worden deze schapplaats en wordt er een voorraadpositie aangemaakt.
Let op: de magazijnen moeten bestaan in de administratie, voor de schappen hoeft dit niet, deze worden automatisch aangemaakt en gekoppeld.
Heeft u het importbestand voor de product gevuld dan slaat u deze op en kan u dit bestand gaan toevoegen zoals beschreven bij Producten importeren > Stap 2: Upload uw bestand.
Om de bovenstaande uitleg te verduidelijken is er een voorbeeld import bestand toegevoegd voor het importeren van voorraadposities voor magazijnen en schappen. In dit voorbeeld worden verschillende magazijnen en schappen aangemaakt waarop voorraad wordt geboekt en de voorraad wordt een keer gewijzigd.