Heeft u al uw verkoopfacturen in een ander programma staan, of houdt u deze bij in Excel? In dit artikel leggen we uit hoe u deze verkoopfacturen kunt importeren in Silvasoft. Dit scheelt u namelijk een hoop werk bij het invoeren van deze verkoopfacturen. Wel is het belangrijk dat ook alle producten welke verwerkt moeten worden in de verkoopfacturen in Silvasoft aanwezig zijn. Is dit nog niet het geval dan raad ik u aan om eerst de producten te importeren, voor meer informatie zie Producten importeren.
Vindt u het toch lastig en heeft u liever dat wij u hier verder mee assisteren? Maak dan gebruik van de gratis overstapservice!
In Silvasoft kunt u op twee manieren uw verkoopfacturen importen namelijk via een Vrije import en de Import volgens vast template.
Met de vrije import kunt u elk soort Excel bestand uploaden. Dit bestand hoeft niet te voldoen aan een vast format. Vervolgens kunt u aangeven welke kolom gekoppeld moet worden aan een veld in Silvasoft. De vrije import is de eenvoudigste manier om te beginnen met importeren. Voor meer informatie over de Vrije import verwijs ik u graag naar het volgende artikel Importmogelijkheden.
In het vervolg van dit artikel zal er verder worden in gegaan op de import volgens vast template, voor deze import dient u gebruik te maken van het gestandaardiseerde import bestand welke aanwezig is in de software.
Stappenplan verkoopfacturen importeren
U kunt uw verkoopfacturen binnen Silvasoft importeren via de module Beheer.
- Ga in het menu Beheer > Importmogelijkheden > Import volgens vast template > Import van verkoopfacturen. Klik op de blauwe knop ‘Open import’,
- Vervolgens moet u het format downloaden (Stap 1: Download format) waarin u alle verkoopfacturen kunt gaan plaatsen. Lees de instructies van dit format goed door! Dit is belangrijk voor een juiste import, de verplichte velden dienen allemaal gevuld te worden in het Excel bestand.
- Voor het importeren van de Verkoopfacturen zijn de volgende kolommen zeer belangrijk: 'Subtype, Factuur_Type, Factuur_Referentie, Factuur_Regel_Aantal en Factuur_Regel_Artikel' deze worden nu verder toegelicht. Voor iedere factuurregel dient u in het Excel bestand een losse regel aan te maken!
- Subtype: in deze kolom kan u kiezen uit het type 'Boeking' of 'Regel' bevat de factuur meer dan 1 factuurregel gaat u als volgt te werk. Bij de eerste factuurregel vult u het type Boeking in en dan bij de volgende factuurregels geeft u het type regel aan (zorg er ook voor dat het boekingsnummer en eventueel het factuurnummer voor alle regels gelijk is).
- Factuur_Type: in deze kolom typt u het woord 'Factuur' zodat Silvasoft weet dat deze boekingen als verkoopfactuur in de module Facturatie komen.
- Factuur_Referentie: in deze kolom kan u een referentie plaatsen welke op de factuur getoond wordt bij het veld Referentie, dit is niet verplicht.
- Factuur_Regel_Aantal: in deze kolom geeft u het aantal van de factuurregel aan (verkochte aantal van één product).
-
Factuur_Regel_Artikel: in deze kolom geeft u aan welk product er gekoppeld moet worden aan de factuurregel op basis van het artikelnummer.
- U kunt middels het import bestand ook de verkoopfacturen gelijk (deels) afletteren vanuit de import. Dit wordt dan binnen Silvasoft geboekt via het Overig/Memoriaal op een bank- of kas grootboekrekening (dit geeft u op in kolom Betaald_via),
- Zodra u dit bestand gevuld heeft kunt u het gaan uploaden. U kunt het bestand uploaden door te klikken op de blauwe knop ‘Selecteer bestand’ (Stap 2: Upload uw bestand). Vervolgens klikt u op de blauwe knop ‘Importeer en ga naar controle’ (Stap 3: Kies uw actie).
- Nu wordt het bestand uitgelezen door Silvasoft. Dit kan even duren. Na het uitlezen komt u terecht in: ‘Boekingen import - controle: controleer de import’. Lees hier goed alle tekst en klik vervolgens op ‘Importeer records zonder foutmelding’ of ‘Gehele import annuleren’. Als u foutmeldingen tegenkomt dan zult u deze eerst moeten oplossen voorafgaand het doen van een nieuwe import,
- Nadat de verkoopfacturen geïmporteerd zijn vindt u deze bij Facturen van de module Facturatie terug. Als u bij een boeking een relatie opgeeft die nog niet in Silvasoft aanwezig is dan zal deze aangemaakt worden.
Verkoopfactuur bekijken of versturen
Als u de verkoopfacturen welke u heeft geïmporteerd wilt bekijken of versturen naar uw klanten is het wel noodzakelijk dat u al een factuurtemplate (ontwerp) heeft gemaakt welke gekoppeld wordt aan deze facturen. Voor het maken van uw eigen factuurtemplate verwijs ik u graag naar de volgende documentatie: Uw eigen documentlayout maken (factuur, offerte, order, aanmaning, pakbon) en voor het versturen van deze facturen naar Een verkoopfactuur maken & versturen (Stap 3: de factuur bekijken & versturen naar uw klant).