Bij het bepalen van de omzet en de winst houdt u rekening met de aankoopkosten van de bedrijfsmiddelen: u trekt die kosten af van de opbrengsten. Vanaf een bepaald bedrag dient u deze investeringen over een langere periode als kosten op te voeren omdat u dit niet in één keer mag aftrekken, dit doet u middels afschrijvingen.
In dit artikel laten wij stap-voor-stap zien hoe u dit kunt verwerken binnen uw administratie.
Meer over investeringen, afschrijvingen en de regels hierover vanuit de Belastingdienst vindt u terug op de website van de Belastingdienst: Investeren in bedrijfsmiddelen.
Voor onze Belgische gebruikers geldt een soortgelijke opzet, wij raden u aan dit met uw boekhouder, accountant of administratiekantoor af te stemmen m.b.t. de voor u geldende regelgeving.
Pro rato temporis voor België
Indien u pro rato temporis dient te boeken dan kunt u de stappen volgen in het volgende artikel: Pro rato temporis afschrijvingen (BE)
Kosten inboeken en overschrijven naar de balans
In dit voorbeeld hebben wij een machine aangeschaft voor €12.100,- (incl. 21% btw). De waarde is €10.000,- exclusief btw en de restwaarde bedraag €2.000,-
- In het Inkoopboek maakt u met +Nieuw een nieuwe inkoopboeking aan bij de leverancier gerelateerd aan de investering, bijvoorbeeld voor de aanschaf van de machine,
- Nu kiest u de desbetreffende kostenrekening en,
- Nu kunt u de boeking Opslaan & sluiten.
Nu dient u de kosten over te schrijven naar de balans, bijvoorbeeld naar 0100 - Inventaris:
- Ga naar het Overig / Memoriaal,
- Vul een dagboek, omschrijving en de datum in,
- Maak bij grootboekmutaties twee grootboekmutaties aan, €10.000 credit van de eerder gebruikte kosten rekening,
- De tweede grootboekmutatie is dan €10.000 debet aan de 0100 - Inventaris rekening,
- Nu kunt u de boeking Opslaan en sluiten.
Afschrijving inplannen
Nadat de kosten zijn ingeboekt dient u de bijbehorende afschrijving in te plannen.
- Hiervoor gaat u naar module Boekhouding > Afschrijvingen,
- Hier maakt u met + Nieuwe afschrijving, een nieuwe afschrijving aan,
- Bij Totaalbedrag geeft u het totaalbedrag excl. btw aan dat dient te worden afgeschreven (dit zou min de verwachte restwaarde moeten zijn), in dit geval is dit €8.000- (€2.000,- dient over te blijven),
- Bij Aantal keer uit te voeren geeft u het aantal keren aan dat afgeschreven dient te worden, in dit geval 5 keer (voor 5 jaar),
- Het Periode bedrag wordt dan automatisch weergegeven,
- Bij Maand interval geven wij in dit geval 12 in. Dit betekent dat iedere 12 maanden voor (over een periode van 5 jaar) deze boeking plaatsvindt,
- De Eerst volgende uitvoering betreft wanneer de afschrijving dient plaats te vinden,
- Met de Boekingsomschrijving geeft u aan wat in de boeking dient te worden weergegeven als omschrijving,
- Bij Memoriaal dagboek geeft u het memoriaal dagboek waarop de boekingen plaatsvinden. Dit mag Memoriaal zijn, u mag ook een apart dagboek via Boekhouding > Instellingen aanmaken dat u enkel voor investeringen gebruikt,
- Bij de Van rekening geeft u aan waar het bedrag vanaf geboekt wordt, in ons voorbeeld zou dat: zijn,
- Bij de Naar rekening geeft u aan waar het bedrag naartoe geboekt wordt, in ons voorbeeld (en doorgaans) is dit 4000 - Afschrijvingen,
- Met Debet / credit geeft u aan of het bedrag debet of credit vanaf de Van rekening geboekt dient te worden, in ons voorbeeld is dit credit van de 0100 - Inventaris rekening,
- Als laatste geeft u aan of deze afschrijving Actief is, dit zou u aangevinkt moeten hebben staan, en
- Als u klaar bent kiest u voor inplannen om de afschrijving actief te maken.
Als u de ingeplande afschrijving terug opent dan vindt u de reeds uitgevoerde boekingen terug zodra deze hebben plaatsgevonden. Uiteraard vindt u deze ook terug in het Overig / Memoriaal.
Let op: u kunt afschrijvingen alleen in het huidige jaar inboeken. Voor eerdere periodes maakt u een Overig / Memoriaal boeking aan.