Een proforma factuur is een factuur voor de vorm en telt nog niet mee in uw administratie, hier zitten normaliter ook nog geen betalingsverplichtingen aan vast.
Een proforma factuur kunt u maken met de module Offertes & Orders i.c.m. de module Facturatie voor de verdere afhandeling.
Document template gereedmaken
- Ga naar Offertes & Orders > Instellingen > Documenttemplates > Orderbevestiging,
- Maak een nieuwe template aan genaamd Proforma,
- Op deze template is het belangrijk dat uw duidelijk aangeeft dat dit een proforma factuur betreft,
- Verder is het niet noodzakelijk op een nummering te hanteren op dit template, en
- Nu kunt u de template opslaan en sluiten.
Proforma factuur opstellen
- Ga naar Offertes & Orders > Orders, maak een nieuwe Order met + Nieuwe order,
- Vul alles in dat u wilt vermelden op de proforma factuur, bij Orderstatus kunt u met + een nieuwe orderstatus als optie aanmaken genaamd Proforma factuur om dit voor uzelf duidelijk te benoemen,
- Selecteer bij tabblad Orderbevestiging de eerder aangemaakte template Proforma, deze kunt u zo exporteren en/of versturen aan de relatie,
- Indien u deze direct via Silvasoft wilt versturen dan is het wellicht ook nodig om een e-mail template voor proforma facturen aan te maken (dit doet u ook via Offertes & Orders > Instellingen), en
- Nu kunt u op opslaan & sluiten klikken en bent u klaar.
Proforma factuur omzetten naar een factuur
- Ga naar Offertes & Orders > Orders en open een order met status Proforma factuur,
- Klik bij Acties op Maak factuur, nu kunt u van deze volledige proforma een factuur maken,
- Deze vindt u daarna terug via Facturatie > Facturen > tabblad Concepten, en
- Nu kunt u deze daar openen en definitief inboeken voor uw administratie.