Instructie na import auditfile

Uit te voeren stappen nadat auditfile is geïmporteerd

Met onze gratis overstapservice bieden we de mogelijkheid om uw boekhouding van een ander pakket over te zetten naar Silvasoft. Dit gebeurt aan de hand van een auditfile. Vrijwel elk boekhoudprogramma biedt de mogelijkheid om auditfiles van uw administratie en boekjaren te genereren en exporteren. Deze kunnen wij inlezen, waarna uw boekhouding historie dus overgezet wordt naar Silvasoft. Het is van belang dat u onderstaand artikel doorneemt nadat wij uw auditfile(s) hebben geïmporteerd.

Dubbele boekjaren controleren

Na de import heeft u waarschijnlijk dubbele boekjaren. U heeft dan bijvoorbeeld 2 boekjaren met de naam ‘2017’. Dit komt omdat er vanuit de auditfile import een nieuw boekjaar wordt aangemaakt. Echter, als dat boekjaar reeds bestond in uw Silvasoft administratie heeft u dit boekjaar nu dubbel. Deze controle voert u als volgt uit:

1. Ga naar het menu Boekhouding > Instellingen > en klik op de knop ‘Boekjaren & afsluiten boekjaar’
2. U ziet nu een overzicht van al uw boekjaren. Kijk of u hier dubbele boekjaren ziet staan (bijvoorbeeld 2 keer het boekjaar 2017) of dat u boekjaren ziet, waarvan de datums met elkaar overlappen.
3. Uit de omschrijving wordt duidelijk welk boekjaar vanuit de auditfile is aangemaakt en welke reeds bestond in uw administratie. Heeft u geen dubbele boekjaren? Dan kunt u onderstaande stappen 4 t/m 6 overslaan.
4. We raden u aan nu het volgende te doen voor het oude boekjaar dat dus reeds bestond en welke dubbel is met het nieuwe, geïmporteerde boekjaar:
   • Wijzig het jaar van het oude boekjaar naar het jaar 1000, dus bijvoorbeeld 2017 wordt 1000, zodat duidelijk is dat dit het oude boekjaar is.
   • Wijzig van dit oude boekjaar ook de van- en tot datums naar bijvoorbeeld 01-01-1000 tot 31-12-1000.
   • Wissel nu rechts bovenin naar het boekjaar 1000
   • Ga nu naar het menu Boekhouding > Alle boekingen. Zoek daar alle boekingen uit het jaar 1000 op
   • U krijgt nu alle boekingen uit het oude boekjaar, welke dubbel was met het geïmporteerde boekjaar.  Aangezien u dit boekjaar niet meer gaat gebruiken, dient u deze boekingen te verwijderen. U kunt deze indien gewenst eerst exporteren naar Excel en ze vervolgens opnieuw toevoegen in het nieuwe boekjaar dat is geïmporteerd vanuit de auditfile.
5. Nadat u de boekingen uit het oude boekjaar (1000) heeft opgeschoond, en er dus geen boekingen meer aan gekoppeld zijn, kunt u rechtsboven weer wisselen naar het nieuwe boekjaar (het boekjaar dat is geïmporteerd vanuit de auditfile).
6. Ga vervolgens naar het menu Boekhouding > Instellingen en klik op de knop ‘Boekjaren & afsluiten boekjaar’. Het oude boekjaar (boekjaar 1000) gaat u niet meer gebruiken. Pas daarom nu de datums van dat jaar aan naar iets fictiefs, bijvoorbeeld 01-01-1900 tot 31-12-1900 zodat duidelijk is dat dit boekjaar niet meer gebruikt zal worden.
7. Indien gewenst kunnen wij het boekjaar ook verwijderen uit uw administratie, hiervoor kunt u contact opnemen met onze support afdeling.

Uit te voeren controles voor geïmporteerd boekjaar

Let op: deze controles hoeft u in principe enkel te doen voor het meest recente boekjaar van elke adminstratie. Voorbeeld: hebben wij met auditfiles de boekjaren 2014, 2015 en 2016 voor u ingelezen, dan is het vooral belangrijk dat u deze checks doet voor boekjaar 2016.

Zorg dat u gewisseld bent naar het geïmporteerde boekjaar:
Wissel rechtsboven naar het nieuwste boekjaar dat voor u is geïmporteerd vanuit de auditfile. Zodra u bent gewisseld naar dit boekjaar kunt u onderstaande controles doorlopen.

Boekjaar datums controleren:
Voor al uw administraties dient u via het menu Boekhouding > Instellingen > Boekjaren & afsluiten boekjaar de datums van uw boekjaren te controleren. Normaliter loopt dit van 01-01-jaar tot 31-12-jaar.

Rekening van eigen vermogen controleren:
Ga hiervoor naar Boekhouding > Instellingen > Overige grootboekrekeningen instellingen. Controleer de ingestelde rekening van eigen vermogen. Deze instelling heeft geen effect op uw boekhouding, maar sommige rapportages vereisen dat dit is ingevuld.

Dagboeken controleren:
Ga hiervoor naar Boekhouding > Instellingen > Alle knoppen onder het kopje ‘Dagboek instellingen’. Controleer de instellingen van alle dagboeken. Oftewel, configureer bij het verkoopdagboek uw debiteuren- en omzetrekening, bij uw inkoopdagboek het crediteuren- en kostenrekening, enzovoorts.

Btw-aangifte en percentage instellingen:
Ga hiervoor naar Boekhouding > Instellingen > Btw-aangifte en percentages instellingen > Btw percentages. Controleer nu:

• Of alle percentages groter dan 0% gekoppeld zijn aan de juiste grootboekrekeningen voor te vorderen en/of te ontvangen btw.
• Werkt u met buitenlandse inkopen of met inkopen waarvan de btw naar u is verlegd? Controleer dan voor het btw-percentage dat u hiervoor wilt gebruiken of het vinkje bij ‘Verlegd of binnen EU’ aangevinkt staat. Selecteer vervolgens een tegenrekening voor de verlegde btw.
• Enkel voor Nederlandse administraties: controleer uw aangifte tijdsvak en btw-categorieën. Zorg dat aan elke aangifte categorie een ‘Categoriecode’ is gekoppeld. Controleer bij tijdsvak uw instelling voor maandelijks, kwartaal of jaar aangifte.

Balans controleren:
Kolommenbalans uitdraaien uit uw vorige boekhoudprogramma en het resultaat van de Balans en Winst & Verlies rekening vergelijken met de kolommen balans in Silvasoft. Ga in Silvasoft naar Boekhouding > Dashboard en klik vervolgens op de knop Kolommenbalans onder het blok Rapportages.

Controleer uw CRM leveranciers en klanten:
Sommige auditfiles geven niet aan of een relatie een leverancier is of een klant. In dat geval zet Silvasoft bij de relatie zowel het vinkje aan van leverancier en klant. U kunt dit zelf wijzigen per relatie in de module Relatiebeheer (CRM).

Hierna is uw administratie compleet en goed geconfigureerd voor verder gebruik in Silvasoft. Mocht u ergens niet uitkomen neem dan gerust contact met ons op.

Openstaande facturen (inkopen of verkopen)?

Het kan zijn dat na een import (een deel van de) inkopen en verkopen nog open staat (op te betalen staat), dit vergt nog een handmatige actie om deze op betaald te zetten.

• Stap 1: Maak een memoriaalboeking aan (navigeer naar Boekhouding > Overig / Memoriaal > klik op nieuw)
• Stap 2: Selecteer een debet- en een creditboeking op grootboekrekening 'Crediteuren' of 'Leveranciers' voor de inkopen en 'Debiteuren' of 'Klanten' voor de verkopen met bedragen 0,00 indien gewenst kunt u nog een omschrijving invoeren.
• Stap 3: In het tabblad ‘Koppelen met inkoop en verkoop’ kunt u alles selecteren wat op betaald moet komen te staan. Klik vervolgens op opslaan en sluiten.

Tip: bij grotere administraties kunt u deze boeking beter meerdere keren herhalen met bijvoorbeeld 100 in- of verkopen per keer. De verwerking duurt circa 2 minuten per 100 gekoppelde in- of verkopen.