Wilt u uw klanten belonen met een korting als ze snel betalen? Dit is mogelijk in Silvasoft! Bij een korting voor contante betaling kunt u de klant korting geven, indien de klant snel is met betalen.
In dit artikel zal stap voor stap worden uitgelegd hoe u dit kunt doen. Uitgelegd wordt hoe u uw factuur dient te maken, wat u op uw factuur dient te zetten en hoe u vervolgens de binnenkomende betaling (bij snelle betaling of bij late betaling) verwerkt. Allereerst zal kort worden uitgelegd, wat de Belgische wetgeving zegt hierover en wat voor gevolgen dit heeft voor de berekening van de btw.
Hoe werkt de btw-berekening op facturen met korting contant?
Gebruikt u een korting voor contante betaling? Dan zal deze korting op een andere manier werken (op de factuur en in de btw-aangifte) dan een normale korting die u toekent aan een specifieke klant of klantengroep. Deze korting heeft namelijk wat gevolgen voor de berekende btw. In een voorbeeld zal dat hieronder worden uitgelegd.
Factuur zonder korting contant
- U heeft een factuur van € 100,- excl. btw
- Het btw-tarief is 21%
- De factuur wordt € 121,- incl. btw
De maatstaf van de heffing van de btw is in bovenstaand voorbeeld € 100,-. Over deze € 100,- wordt btw gerekend en dat resulteert in een btw bedrag van € 21,-, dus een totaalbedrag van € 121,- incl. btw.
Factuur met korting contant
- U heeft een factuur van € 100,- excl. btw
- Als de klant binnen 5 dagen betaalt krijgt de klant 20% korting
- Het subtotaal van de factuur wordt bij deze korting € 80,-
- Het btw-tarief is 21%
- De factuur wordt € 96,80 incl. btw
De maatstaf van de heffing van de btw is in bovenstaand voorbeeld € 80,-. Over deze € 80,- wordt btw gerekend en dat resulteert in een btw bedrag van € 16,80, dus een totaalbedrag van € 96,80 incl. btw.
Kiest u voor het versturen van facturen met korting contant? Dan kunnen daaruit twee situaties ontstaan, namelijk: de klant betaalt binnen 5 dagen of de klant betaalt niet binnen 5 dagen.
De klant betaalt binnen 5 dagen
Als de klant binnen 5 dagen betaalt dan is de korting van toepassing en mag de klant € 96,80 naar u overmaken.
De klant betaalt niet binnen 5 dagen
Maar wat als de klant niet binnen 5 dagen betaalt? Dan is het normale bedrag van toepassing, namelijk € 100,-. Maar welk btw bedrag mag de klant naar u overmaken? Dat is niet € 21,-, maar € 16,80. Dit klinkt misschien apart, maar u mag van de Belgische wetgever als maatstaf van de heffing van de btw toch het kortingsbedrag gebruiken, dus € 80,-. Wat dient de klant dus naar u over te maken na deze 5 dagen? dat is € 116,80.
Concluderend: omdat u een korting contant op deze factuur toekent, hoeft de klant maar btw betalen over een subtotaal van € 80,-, of de klant nu binnen 5 dagen betaalt of niet.
Factuur maken met korting contant in Silvasoft
In dit gedeelte zullen we uitleggen hoe u in Silvasoft een factuur kunt maken met korting contant. Hierbij zullen we uitgaan van bovenstaand voorbeeld met dezelfde getallen, namelijk een factuur van € 100,- excl. btw en een btw-percentage van 21%. Als de klant binnen 5 dagen betaalt dan krijgt de klant 20% korting.
Factuur maken
Een factuur maakt u door in het menu te gaan naar Facturatie > Facturen > Nieuw.
Vul alle normale factuurgegevens in zoals relatie, factuurregels, etc. en klik dan op de knop ‘Meer instellingen tonen’. Nu ziet u een veld staan met de tekst ‘Korting contant?’. Plaats hier een vinkje en vul het kortingspercentage in.
Voorbeeld:
Vervolgens gaat u naar het derde tabblad ‘Versturen & printen’. Hier vandaan gaan we een nieuw documenttemplate (factuurontwerp) maken. Dit doen we door te klikken op het blauwe plusje achter ‘Documenttemplate’.
Factuurontwerp maken
Nu komen we in een scherm waar we een factuurontwerp kunnen gaan maken. Dit ontwerp kunt u vervolgens altijd selecteren als u een factuur gaat versturen waar een korting contant op van toepassing is.
We geven de factuur een naam (bijvoorbeeld: factuurontwerp met korting contant) en klikken op ‘Opslaan en volgende’.
Vervolgens ziet u allemaal blokken waar u informatie in kwijt kunt. Waarschijnlijk wilt u op uw facturen altijd iets van de volgende teksten tonen:
- ‘Betaal binnen 5 dagen en ontvang X % korting’.
- ‘Betaalt u binnen 5 dagen dan dient u € Y te betalen’
- ‘Betaalt u na 5 dagen dan dient u € Z te betalen’.
Dit soort teksten kunnen we plaatsen door middel van variabele tokens. Met variabele tokens plaatst u dynamisch informatie zoals relatiegegevens of factuurgegevens op uw template. Dit token wordt bij het genereren van de factuur vervangen voor echte data. Voorbeeld, u plaatst het token ‘%Relatienaam%’ in een vrij tekstveld. Op het moment dat u de factuur gaat afdrukken wordt dit token vervangen voor de daadwerkelijke naam van uw relatie.
Om teksten op de factuur te kunnen plaatsen die relevant zijn voor de korting contant, dient u allereerst een locatie op de factuur te kiezen waar u deze teksten getoond wilt hebben. Klik op de gekozen locatie vervolgens op de knop ‘Wijzig de informatie dat in dit blok getoond moet worden’.
U kunt vervolgens aan het door u gekozen blok een ‘Tekstelement’ toevoegen. In een tekstelement kunt u zelf teksten en tokens plaatsen die vervolgens altijd worden getoond op dit factuurontwerp op de locatie van dit blok. Voor korting contant kunt u gebruik maken van bijvoorbeeld de volgende tekst met tokens:
- Subtotaal: € %Subtotaalbedrag%
- Korting bij snelle betaling (%KortingContantPc%): € %KortingContantBedrag%
- Btw-bedrag: € %Btwbedrag%
- Betaal binnen 5 dagen: € %TotaalMinusKortingContant%
- Betaal na 5 dagen: € %Totaalbedrag%
U kunt deze tekst met bijbehorende tokens opmaken door op het pijltje te klikken boven het invoerveld. U kunt de tekst met tokens bijvoorbeeld rechts uitlijnen en de termen als ‘Subtotaal’, ‘Korting bij snelle betaling’ dikgedrukt maken. Dit kunt u uiteraard naar eigen inzicht opmaken.
Voorbeeld:
Na het bewerken klikt u op ‘Opslaan’. Nu komt u weer in het hoofdscherm terecht. Klik hier op ‘Opslaan en sluiten’ om het factuurontwerp op te slaan en weer terug te gaan naar de factuur die u zojuist heeft gemaakt voor uw klant.
Hoe komen bovenstaande tokens er uit te zien als u een echte factuur aanmaakt? (Als voorbeeld hebben we dus een factuur van € 100,- excl. btw, een btw-percentage van 21% en een korting contant percentage van 20%)
- Subtotaal: € 100,-
- Korting bij snelle betaling (20%): € 20,-
- Btw-bedrag: € 16,80
- Betaal binnen 5 dagen: € 96,80
- Betaal na 5 dagen: € 116,80
Voorbeeld hoe de tokens er op de daadwerkelijke factuur uitzien:
Op deze manier kunt u zelf uw factuurontwerp maken en door middel van bovenstaande tokens kunt u alle relevante korting contant informatie tonen die past bij een bepaalde factuur. U kunt overigens uit meer tokens kiezen. Deze ziet u terug bij het ontwerpen van uw factuur bij het invoeren van een tekst in een vrij tekstelement.
Wilt u nog meer bewerken aan het factuurontwerp? Dus bijvoorbeeld een logo plaatsen, een extra tekst plaatsen, de bankgegevens plaatsen, etc.? Dan kunt u hier meer over lezen in dit artikel. Wilt u de factuur downloaden of direct versturen naar uw klant. Meer daarover leest u in dit artikel.
Hoe verwerk ik de binnenkomende betaling in mijn boekhouding?
Op een gegeven moment zal uw klant de factuur betalen. Als de klant binnen 5 dagen betaalt, dan zal de klant € 96,80 betalen. Als de klant na 5 dagen betaalt, dan zal de klant € 116,80 betalen. Hieronder zal per situatie worden uitgelegd hoe u dit correct kunt verwerken in uw boekhouding.
De klant betaalt binnen 5 dagen
Als de klant binnen 5 dagen betaalt, dan zal de klant € 96,80 aan u betalen. Als de klant met contant geld betaalt dan dient u deze betaling in uw kasboek te verwerken. Als de klant het bedrag naar u overmaakt dan dient u deze betaling in uw bankboek te verwerken. Dit laatste kunt u via CODA bankbestanden doen of handmatig. Wilt u hier meer informatie over, lees dan onderstaande artikelen:
- Kastransacties verwerken
- Banktransactie handmatig verwerken
- Banktransactie uploaden via een CODA bestand
- Automatische bankenkoppeling
In bovenstaande artikelen staat hoe u de transactie kunt invoeren in Silvasoft en verwerken.
In dit artikel zullen we specifiek uitleggen hoe u bovenstaande situaties kunt verwerken. Daarbij gaan we er van uit dat u de betaling via de bank heeft ontvangen. Heeft u de betaling in contant geld ontvangen? Dan werkt het op soortelijke manier als hieronder staat beschreven.
Als de klant binnen 5 dagen betaalt, dan zal de klant € 96,80 naar u overmaken. Dit is echter niet het oorspronkelijke factuurbedrag, deze was namelijk € 116,80. De verwerking van deze betaling zal op een iets andere manier gaan dan gewoonlijk.
Allereerst voert u de bank- of kastransactie in via de uitleg uit bovenstaande artikelen. Vervolgens komt u in stap 3 ‘Te verwerken afschriften’ terecht. Hier kunt u de transactie verwerken en wordt u de vraag gesteld ‘Hoe wilt u matchen?’. Hier kiest u voor ‘Matchen met verkoopfacturen / stornering’. Vervolgens klikt u op de blauwe knop ‘Factuur toevoegen’ en zoekt u de factuur op die u naar uw klant heeft gestuurd, klik op de factuur en klik op de knop ‘selectie toevoegen’.
Nu dient u het ‘Ontvangen’ bedrag te wijzigen naar € 116,80. Als u dit niet doet zal er namelijk altijd € 20,00 open staan op uw factuur. Dus allereerst klikt u op het pennetje onder de kolom ‘Wijzig ontvangen’. Vul hier nu het bedrag € 116,80 in.
Klik vervolgens op ‘Opslaan’.
Nu bent u er echter nog niet, want u moet nog een grootboekmutatie aanpassen en toevoegen. Dit doet u in het tweede tabje ‘Grootboekmutaties’.
De grootboekrekening ‘400000 Handelsdebiteuren (klanten)’ dient u aan te passen naar € 116,80. Uw oorspronkelijke factuur van € 116,80 moet namelijk met dit bedrag worden ‘afgeboekt’. Dit kunt u doen door te dubbelklikken op de grootboekregel. U krijgt vervolgens een melding te zien dat u nog 20,00 debet moet boeken, anders is deze boeking namelijk niet in balans. Klik daarom op ‘Nieuw’ en boek de € 20,00 op grootboekrekening ‘708000 – Omzet toegekende kortingen, ristorno’s en rabatten’. Deze € 20,- heeft u namelijk korting gegeven aan uw klant. Klik vervolgens op ‘Opslaan en sluiten’.
U krijgt nu een melding te zien dat het ontvangen bedrag niet hetzelfde is als het bedrag wat geboekt is op debiteuren. In dit geval klopt dat en heeft u dit op een juiste manier gecorrigeerd door daar een extra grootboekrekening (708000) voor te gebruiken. In dit geval kunt u deze melding dus negeren door nog een keer te klikken op ‘Opslaan en sluiten’.
De klant betaalt niet binnen 5 dagen
Als de klant niet binnen 5 dagen betaalt dan zal hij € 116,80 aan u betalen.
De verwerking van deze betaling is zeer eenvoudig. De klant heeft namelijk precies het bedrag van de factuur betaald dus de betaling van uw klant kunt u direct koppelen aan de factuur. Bij het verwerken van de transactie via het menu item Boekhouding > Bankboek komt u op een gegeven moment in stap 3 ‘Te verwerken afschriften’ terecht. Hier kunt u de transactie verwerken en wordt u de vraag gesteld ‘Hoe wilt u matchen?’. Hier kiest u voor ‘Matchen met verkoopfacturen / stornering’. Vervolgens klikt u op de blauwe knop ‘Factuur toevoegen’ en zoekt u de factuur op die u naar uw klant heeft gestuurd, klik op de factuur en klik op de knop ‘selectie toevoegen’. Klik vervolgens op ‘Opslaan’ en de betaling is op een juiste manier in uw boekhouding verwerkt.