Koppeling Mijnwebwinkel (MyOnlineStore) en Silvasoft

Uw Mijnwebwinkel bestellingen, relaties en artikelen automatisch verwerkt in Silvasoft!
Verwerk uw Mijnwebwinkel webshop bestellingen automatisch in uw Silvasoft boekhouding en verkooporders. Silvasoft is nu officieel partner van Mijnwebwinkel en biedt bij de Silvasoft boekhoudmodule een volledig automatische, gratis koppeling aan met Mijnwebwinkel. Hieronder leest u wat u kunt met deze koppeling, hoe u vanuit Silvasoft de Mijnwebwinkel koppeling kunt activeren en waar u alles kunt terugvinden in Silvasoft.

Wat kunt u met de koppeling?

Middels de koppeling kunt u uw Mijnwebwinkel webshop koppelen aan de bedrijfssoftware van Silvasoft. Samengevat kunt u hiermee het volgende:

• Automatisch uw Mijnwebwinkel bestellingen én retouren verwerkt in uw boekhouding
• Automatisch uw Mijnwebwinkel klanten verwerkt in uw Silvasoft relatiebeheer (CRM).
• Automatisch uw Mijnwebwinkel bestellingen verwerkt in uw Silvasoft verkooporders
• Koppeling van uw verkooporders met de Silvasoft product- en voorraadbeheer. Producten worden automatisch aangemaakt op basis van uw Mijnwebwinkel artikelen.

Wat u precies met de koppeling kunt doen is afhankelijk van welke modules u in Silvasoft u gebruikt. Hieronder wordt per module uitgelegd wat de mogelijkheden van de Mijnwebwinkel koppeling zijn.

Module: boekhouding

Indien u de module boekhouding afneemt bij Silvasoft kunt u de Mijnwebwinkel koppeling activeren en profiteert u van de volgende voordelen:

• De bestellingen geplaatst in uw Mijnwebwinkel webshop automatisch laten synchroniseren met Silvasoft
• Deze bestellingen automatisch verwerken in uw Silvasoft boekhouding
• Uw Mijnwebwinkel klanten synchroniseren naar Silvasoft relaties (CRM)
• Altijd en overal inzicht in uw boekhouding, omzet, winst en meer
• Toegang tot alle overige functies van de Silvasoft boekhoudsoftware zoals in- en verkopen inboeken, btw-aangifte doen, uitgebreide rapportage mogelijkheden, incasso, enz. Lees meer over de functies van ons boekhoudprogramma.

Module: offertes & orders

Indien u de module ‘Offertes & orders’ van Silvasoft gebruikt, kunt u naast de automatische koppeling van uw Mijnwebwinkel bestellingen naar de boekhouding, ook uw Mijnwebwinkel bestellingen laten synchroniseren naar uw Silvasoft verkooporders en producten. Zodra uw Mijnwebwinkel bestelling in Silvasoft is aangemaakt als verkooporder, biedt dit binnen Silvasoft vanuit de verkooporder diverse mogelijkheden. Enkele voordelen van de koppeling met de ‘Offertes & orders’ module zijn:

• Uw Mijnwebwinkel bestellingen automatisch gesynchroniseerd naar Silvasoft verkooporders
• Vanuit een Silvasoft verkooporder kunt u pakbonnen, orderbevestigingen of bijvoorbeeld adreslabels genereren in uw eigen huisstijl
• Vanuit een Silvasoft verkooporder kunt u tevens direct een inkoopfactuur maken, welke u kunt e-mailen naar uw leverancier. Handig voor orders die u niet zelf kunt leveren maar die door uw leverancier direct aan de klant geleverd moeten worden
• Koppeling van uw verkooporders naar Silvasoft productbeheer. Per product inzage in de bestellingen van het product (module Product- & Voorraadbeheer benodigd).

Kortom, meer mogelijkheden voor uw Mijnwebwinkel bestellingen en geen omkijken meer naar de boekhouding van uw Mijnwebwinkel webshop dankzij de koppelingen met Silvasoft!

Hoe kunt u de koppeling activeren?

Allereerst dient u een account te hebben bij Silvasoft. Registreer nu voor een gratis proefperiode van 30 dagen op onze website: www.silvasoft.nl. Voor een koppeling van uw Mijnwebwinkel orders naar uw Silvasoft boekhouding en CRM hoeft u enkel de module ‘Boekhouding’ te activeren bij uw account. Wilt u ook gebruik maken van de extra mogelijkheden in combinatie met de module ‘Offertes & orders’ zoals hierboven uitgelegd, dan dient u ook de module ‘Offertes & orders’ te activeren. Let op: de module boekhouding is minimaal vereist is voor werking en configuratie van de koppeling. Heeft u een account bij Silvasoft, dan kunt u inloggen in onze applicatie (mijn.silvasoft.nl).

Ga na het inloggen via het menu naar Boekhouding > Instellingen. Onder ‘Overige instellingen’ klikt u vervolgens op de knop ‘MWW (Mijnwebwinkel) instellingen’.

U komt nu in het scherm waarin u uw Mijnwebwinkel webshop koppelingen kunt beheren. Om een nieuwe koppeling toe te voegen klikt u op de knop ‘Winkel toevoegen’. U kunt dus ook meerdere webshops koppelen aan één boekhouding door deze stap meerdere keren te herhalen. (Zie ook onderstaande afbeelding.)

Zodra u op deze knop heeft geklikt, opent een nieuw scherm waarmee u uw winkel kun toevoegen.

Achter de meeste velden in dit scherm staat een info-icoontje. Als u daarop klikt, krijgt u meer informatie over wat u bij het veld moet invullen. Samengevat voegt u hier een winkel als volgt toe:

1. Vul de gegevens van uw Mijnwebwinkel webshop in. U heeft hiervoor een Mijnwebwinkel API-token nodig welke u zeer eenvoudig kunt achterhalen via uw eigen webwinkel. Klik op het info-icoontje bij dit veld voor uitleg over waar u deze token kunt vinden.
2. Zet het vinkje aan bij ‘Synchronisatie actief’.
3. Vink in het tabblad ‘Koppeling met boekhouding’ aan welke order statussen in uw boekhouding ingeboekt moeten worden. In de tekst erboven staat uitgelegd wat de meest gebruikelijke statussen zijn.
4. Optioneel: indien u de module ‘Offertes & orders’ heeft geactiveerd kunt u ook in het tabblad ‘Koppeling met verkooporders & productvoorraad’ een koppeling naar uw Silvasoft verkooporders activeren.
5. Klik links onderin op ‘Opslaan’. U heeft nu uw Mijnwebwinkel webshop toegevoegd en gekoppeld aan de Silvasoft boekhouding.

Waar vindt u uw Mijnwebwinkel bestellingen terug in Silvasoft?

Nu uw winkel is toegevoegd, dient u eenmalig uit- en weer opnieuw in te loggen in Silvasoft. Dit doet u door rechtsboven in de applicatie op het uitloggen icoontje te klikken. Log vervolgens opnieuw in. Iedere nacht worden automatisch uw Mijnwebwinkel bestellingen gesynchroniseerd naar Silvasoft. U kunt dit ook handmatig doen wanneer u maar wilt. Hieronder leggen we uit waar u alles kunt terugvinden en waar u handmatig de Mijnwebwinkel bestellingen kunt ophalen voor verwerking in Silvasoft.

Uw Mijnwebwinkel bestellingen terugvinden in Silvasoft

Indien u  weer uit- en opnieuw ingelogd bent in Silvasoft, kunt u via het menu Boekhouding > MWW (Mijnwebwinkel) orders direct al uw Mijnwebwinkel bestellingen terugvinden (indien gesynchroniseerd). In dit scherm is een onderverdeling gemaakt in verschillende tabbladen. Onder het tabblad ‘Orders verwerkt in boekhouding’ ziet u direct welke Mijnwebwinkel bestellingen verwerkt zijn in uw Silvasoft boekhouding. Onder ‘Orders in verwerking’ ziet u welke Mijnwebwinkel bestellingen reeds zijn opgehaald uit uw webwinkel, maar welke nog verwerkt moeten worden.

Handmatig uw bestellingen ophalen uit Mijnwebwinkel

Iedere nacht synchroniseert Silvasoft automatisch uw Mijnwebwinkel webshop en worden de bestellingen automatisch verwerkt in Silvasoft. U kunt dit ook handmatig uitvoeren als volgt: ga in Silvasoft naar het menu Boekhouding > MWW (Mijnwebwinkel) orders. Klik nu op de knop ‘Synchroniseer webwinkel(s)’ om handmatige synchronisatie te starten. Let op, afhankelijk van hoeveel bestellingen er opgehaald moeten worden kan dit proces lang duren.

Uw Mijnwebwinkel bestellingen terugvinden in uw Silvasoft boekhouding

Zoals hierboven uitgelegd kunt u dus onder Boekhouding > MWW (Mijnwebwinkel) orders uw daadwerkelijke Mijnwebwinkel bestellingen terugvinden. U ziet daar ook direct welke orders verwerkt zijn in de boekhouding en optioneel kunt u direct vanuit daar de bijhorende boeking openen. Wilt u direct een overzicht zien van uw verkopen (verkoopfacturen) in de Silvasoft boekhouding, ga dan naar Boekhouding > Verkoopboek. Daar vindt u alle verkopen terug welke zijn verwerkt in uw boekhouding.

Uw Mijnwebwinkel relaties terugvinden

Silvasoft synchroniseert ook uw Mijnwebwinkel relaties en koppelt deze aan de verkopen van uw boekhouding. Deze relaties vindt u in Silvasoft terug onder het menu Relatiebeheer (CRM) > Klanten.

Onderstaande is enkel relevant indien u gebruik maakt van de module ‘Offertes & orders’ in Silvasoft.
Heeft u de module ‘Offertes & orders’ aanstaan voor uw Silvasoft gebruiker dan kunt u ook uw Mijnwebwinkel bestellingen laten synchroniseren naar uw Silvasoft verkooporders. Eerder in dit artikel is hier meer over uitgelegd. Hiermee krijgt u diverse extra mogelijkheden voor uw Mijnwebwinkel bestellingen zoals het genereren van pakbonnen, orderbevestigingen of adreslabels in uw eigen huisstijl. Ook worden er in dit geval producten gemaakt in Silvasoft op basis van de bestelde artikelen horend bij uw Mijnwebwinkel bestellingen.

Uw Mijnwebwinkel bestellingen terugvinden in uw Silvasoft verkooporders

Heeft u deze koppeling geactiveerd dan kunt u vervolgens in Silvasoft gaan naar Offertes & Orders > Orders. Uw Mijnwebwinkel bestellingen zullen conform uw configuratie hier terug te vinden zijn. Open nu een verkoop order om een pakbon, orderbevestiging, inkooporder, enz. te maken.

De artikelen horend bij een bestelling terugvinden in Silvasoft

Ga in Silvasoft naar Producten > Producten en voorraad om de gesynchroniseerde producten terug te vinden. Open een product om direct te zien in welke orders het product is opgenomen of om gegevens van het product uit te breiden (module Product- & Voorraadbeheer benodigd).