Met een dienstregeling configureert u de werktijden en pauzes voor medewerkers. Alle gebruikers met de module Urenregistratie dienen een dienstregeling te hebben. Op basis van een dienstregeling wordt bepaald hoeveel overwerk en afwezigheid er op een dag van toepassing is. U kunt indien gewenst meerdere dienstregelingen aanmaken en koppelen aan medewerkers binnen uw administratie.
Dienstregelingen instellen
U kunt dienstregelingen instellen met de module Urenregistratie. Als u ook de module Personeel (HRM) heeft dan kunt u de dienstregelingen ook vanuit deze module instellen.
- Urenregistratie > Instellingen > Dienstregelingen (werktijden) > sub tabblad Actieve dienstregelingen en dan ‘Nieuw’, of
- Personeel (HRM) > Dienstregelingen (werktijden) > sub tabblad Actieve dienstregelingen en dan ‘Nieuw’.
Nu heeft u de mogelijkheid om een (reguliere) dienstregeling of een uitgebreide dienstregeling te maken. Nadat deze zijn aangemaakt kunt u kiezen welke dienstregeling de ‘standaard’ is voor uw gebruikers.
Dienstregeling
Met de (reguliere) dienstregeling kunt u een dienstregeling aanmaken die geldt voor alle werkdagen waar uren op worden geregistreerd.
- Naam van dienstregeling: hier kunt u de naam van de dienstregeling ingeven,
- Begin werkdag: hier kunt u de begin tijd van de werkdag ingeven,
- Einde werkdag: hier kunt u de eind tijd van de werkdag ingeven,
- Pauzes: hier kun u pauzes aanmaken, bewerken en verwijderen. Een pauze wordt niet meegerekend in de duur van de werkdag,
- Werkdag duur (uur): het aantal uren dat de werkdag duurt exclusief pauzes, en
- Uitgebreide dienstregeling?: zie het volgende kopje.
Uitgebreide dienstregeling
Met de uitgebreide dienstregeling kunt u voor iedere dag van de week een andere dienstregeling aanmaken. De begin- en einde werkdag en pauzes worden derhalve per dag bepaald.
U kunt per dag ‘Nieuw werk- of pauzetijd’ instellen;
De ‘Dag’ wordt al ingevuld met de dag waar u de dienstregeling voor toevoegt.
- Type: of het een ‘Werktijd’ of ‘Pauzetijd’ betreft,
- Naam: de naam van deze dienstregeling,
- Start: wanneer de werk- of pauzetijd begint,
- Eind: wanneer de werk- of pauzetijd eindigt,
- Duur: wordt automatisch bepaald op basis van de start- en eindtijd,
- Percentage: met dit percentage geeft u aan of de geregistreerde uren tussen de hierboven opgegeven tijden zwaarder of minder zwaar meetellen voor het uurloon van uw personeel. Dit kan gebruikt worden voor bijvoorbeeld avond- of nachtwerk. Via het menu item Rapportages kunt u een rapportage uitdraaien waarop u precies kunt zien hoeveel uren het personeelslid gewogen heeft gewerkt.
U kunt met bovenstaande methode per dag meerdere blokken van de dienstregeling toevoegen.
Actieve- & historische dienstregelingen
Uw actieve dienstregelingen zijn op dit moment actief en geldig bij uw personeel, de historische dienstregelingen zijn dat niet meer. Deze blijven voor de historie wel beschikbaar en gekoppeld aan geregistreerde uren van uw personeel uit het verleden.
Let op: het wijzigen van een bestaande dienstregeling kan leiden tot onverwachte of onjuiste berekeningen van historische urenregistraties of verlofregistraties. Is er een wijziging in de dienstregeling nodig? Maak dan bij voorkeur een nieuwe dienstregeling aan en koppel de nieuwe dienstregeling aan de medewerkers waar de dienstregeling voor van toepassing is.
Instellingen per medewerker
Elke gebruiker wordt automatisch aan de ‘standaard’ dienstregeling gekoppeld. Deze kunt u uiteraard ook wijzigen bij de ‘Instellingen’ van de module Urenregistratie en/of Personeel (HRM).
Hier selecteert u dan een gebruiker en kunt u meerdere instellingen opgeven;
- Uren standaard facturabel? Ja of Nee: hier kunt u aangeven of de uren die door de gebruiker geregistreerd worden gefactureerd mogen worden of niet,
- Dienstregeling (werktijden): hier kunt u de dienstregeling(en) van de gebruiker toepassen. Bij ‘Van’ en ‘Tot/met’ kan aangegeven worden vanaf welke datum en tot wanneer deze dienstregeling geldt,
- Automatische urenregistratie?: hier kunt u aangeven of de dagen van de dienstregeling en/of de urenregistraties automatisch klaargezet moeten worden voor de gebruiker of niet.