In het artikel verkoopkansen (sales) heeft u kunnen lezen dat u de mogelijkheid heeft om uw potentiële klanten, die ook wel ‘leads’ worden genoemd, in Silvasoft kan noteren. Vervolgens kunt u deze leads door verschillende verkoopfases heen managen. Door een lead in een bepaalde fase te plaatsen, weet u direct waar een lead zich bevindt in uw verkoopproces en weet u ook welke actie u moet ondernemen en welke acties er al zijn ondernomen.
Binnen de verkoopkansen is het mogelijk om de lead een automatisch gegenereerde e-mail te sturen zodra deze in een bepaalde / volgende fase terechtkomt.
Dit kan u instellen via het menu Verkoop (Sales) > Instellingen > Verkoop fases > Actieve fases > selecteer een fase en klik op ‘Bewerken’. Nu komt u in het veld ‘Fase toevoegen /bewerken’ en gaat u naar ‘E-mailopties’ en vinkt u het vakje ‘E-mailen actief voor deze fase?’ aan.
Bij de volgende stap koppelt u een specifieke e-mailtemplate aan deze fase door te klikken bij ‘Selecteer een e-mailtemplate’, een nieuwe e-mailtemplate aanmaken kan via de blauwe knop ‘Nieuwe template’ of via het menu Verkoop (sales) > Instellingen > E-mailtemplates > + Nieuw.
Vervolgens kunt u eventueel instellen dat een geplande e-mail niet in het weekend wordt verstuurt maar dat dit wordt uitgesteld tot de maandag erna. Met de laatste mogelijkheid ‘Specifiek tijdstip?’ kunt u aangeven dat er altijd op een vast tijdstip gemaild moet worden. Dit doet u bijvoorbeeld om te voorkomen dat in de avond of in de nacht een e-mail wordt gestuurd.
Wenst u dat bij meerdere fases een automatische e-mail wordt verstuurd dan herhaalt u de bovenstaande stappen voor deze verschillende fases.