Met de inkoopadministratie kunt u producten inkopen. Dit kunt u op één van drie manieren doen.
- Handmatig inkopen,
- Inkoopadviezen op basis van minimum voorraad, en
- Vanuit verkooporders.
In dit artikel lichten wij het handmatig inkopen toe!
Handmatig inkopen
Als u geen lopende verkooporders heeft en er geen inkoopadviezen zijn die u wilt volgen dan kunt u ervoor kiezen om handmatig inkopen te doen. Dit kunt u o.a. doen om een producten te kopen die niet specifiek naar voren komen maar die u wel, ongeacht het inkoopadvies graag op extra op voorraad wilt hebben. Hiermee bepaalt u dus zelf de inkoop!
Hoe werkt handmatig inkopen?
U dient minimaal de module Producten en voorraadbeheer en module Relatiebeheer actief te hebben.
- Ga naar Inkoopadministratie, klik op Producten inkopen,
- Onder tabblad Handmatig inkopen kunt u kiezen voor + Product toevoegen om een nieuwe bestelregel te maken,
- Nu selecteert u het product, de leverancier waar u bij wilt inkopen, de te bestellen VPE, de inkoopprijs het batchnummer*, magazijn*en schap*, klik daarna op Opslaan,
- Nu kunt u een selectie of alle producten toevoegen aan een bestelling. Per leverancier wordt per magazijn een inkooporder gemaakt, dus koopt u bij dezelfde leverancier een product in voor Magazijn #1 en Magazijn #2 dan heeft u minimaal twee inkooporders,
- Nu kunt u de bestellingen controleren en definitief maken vanuit tabblad 2. Bestelling controleren & definitief maken, u kunt hier nog extra producten toevoegen, bewerken of verwijderen. U kunt hier ook de (tussentijdse) order bekijken of verwijderen. Als de order naar wens is klikt u op Bestellen,
- U heeft nu nog de mogelijkheid de te bestellen VPE en de inkoopprijs te wijzigen. Aanvullend heeft u de mogelijkheid een aantal opties gerelateerd aan de levering te wijzigen, de gehanteerde templates te wijzigen, een document opmerking te maken en e-mail bijlages te koppelen. Als de order naar wens is dan kunt u deze definitief maken. Dan kan met Maak definitief, Maak definitief & PDF downloaden of Maak definitief & mailen naar leverancier, en
- De definitieve inkooporder verschijnt onder tabblad Orders in bestelling. U zou eventueel nog een aantal beperkte wijzigingen kunnen doorvoeren. Deze dient u dan wel door te mailen aan uw leverancier indien van toepassing.
Let op: batchnummer, magazijn en schap zijn enkel beschikbaar als u de desbetreffende add-ons actief heeft op uw account.
Goederenontvangst
Nadat u de order definitief heeft gemaakt kunt u de gehele order of een gedeelte op ontvangen zetten. Dit doet u vanuit de Goederenontvangst. Dit menu item vindt u via Inkoopadministratie > Goederenontvangst. De goederenontvangst geldt enkel als u aan uzelf of één van uw magazijnen laat leveren. In ons artikel Goederenontvangst wordt dit stapsgewijs toegelicht!