Als projectadministrator (en als teamleider) heeft u veel verantwoordelijk in het reilen en zeilen van uw projecten. De projectmanagement oplossing van Silvasoft helpt u deze informatiestromen en processen te beheersen.
Bij alle projecten vindt u ‘Project details’, ‘Taken & planning’, ‘Nacalculatie & budget’ en ‘Project sluiten’ terug (afhankelijk van uw rol). Hieronder omschrijven wij wat u hiermee kunt doen.
Allereerst dient u een project aan te maken. Gebruik hiervoor de knoppen ‘+ Start nieuw project’ in de schermen ‘Mijn projecten’ of ‘Alle projecten’ of via ‘+ Nieuw project’ onder acties op het projectmanagement ‘Dashboard’.
In beide gevallen komt u uit in het ‘Project details’ scherm.
Projectgegevens
In het eerste tabblad dat nu verschijnt ‘Projectgegevens’ geeft u de algemene details van het project in:
- Naam: de naam van het project.
- Startdatum: de startdatum van het project (deze mag in het verleden of de toekomst beginnen).
- Einddatum: de einddatum van het project (deze mag over meerdere boekjaren gaan).
- Projectnummer: wordt toegekend aan de hand van het hoogst voorafgaand projectnummer. U mag deze ook zelf instellen.
- Omschrijving: een korte omschrijving van het project.
- Relatie (optioneel): u mag een project koppelen aan een relatie uit de module Relatiebeheer (CRM).
- Projectleider(s): hier verschijnen de door de projectmanager gekoppelde projectleiders.
- Meetellen voor bezettingsgraad: Via de ‘urenregistratie’ module kunnen uren geregistreerd en gekoppeld worden aan een project. Er kan vanuit die module ook een rapport worden gegenereerd over de facturabiliteit en bezettingsgraad van personeelsleden over verschillende projecten. Indien u niet wilt dat dit project wordt meegeteld in de bezettingsgraad van dat rapport vinkt u deze instelling uit.
Nadat u dit heeft ingesteld dan kunt u het project al tussentijds opslaan, opslaan en sluiten (als u uit het scherm weg wilt) of annuleren als u toch niet verder wilt gaan.
Betrokken personen
Onder tabblad ‘Betrokken personen’ kunt u projectmedewerkers koppelen, ontkoppelen en wijzigen, hun in- en verkooptarieven ingeven en of ze projectleiders zijn of niet.
Fases
Onder ‘Fases’ kunt u optioneel de project fasering aanzetten.
Hier begint u met een algemene projectfase en heeft u de mogelijkheid nieuwe fases in te plannen. Dit biedt u de mogelijkheid de activiteiten, deliverables en sub projecten van uw project in te geven.
Offertes
Onder ‘Offertes’ vindt u de offertes terug vanuit de module Sales die gekoppeld zijn aan het project.
Foto’s
Bij ‘Foto’s’ vindt u gekoppelde foto bestanden terug gerelateerd aan het project.
Documenten
De ‘Documenten’ zijn zichtbaar voor alle projectmedewerkers zolang ze als ‘Publiek?’ en dan ‘ja’ zijn aangemerkt. Het kan zijn dat bepaalde documenten niet voor de reguliere projectmedewerkers inzichtelijk moet zijn.
Notities
En als laatste heeft u de mogelijkheid ‘Notities’ te plaatsen bij het project. Bij deze notities vindt u de naam van het teamlid dat deze heeft geplaatst. Een notitie kan alleen bewerkt worden door diegene die deze geplaatst heeft.