Ledenadministratie en automatisch contributie innen

Met enige regelmaat krijgen we de vraag hoe je met de Silvasoft bedrijfssoftware het handigst leden of klanten kunt administreren en lidmaatschap contributies kunt innen. Dit artikel geeft daarom antwoord op de volgende vragen:

Het dilemma (voorbeeld)

Voorbeeld, u heeft een groep studenten en een groep niet-studenten. Met een deel van de groep studenten heeft u afgesproken dat ze via automatische incasso jaarlijks contributie moeten betalen. Met een ander deel heeft u afgesproken dat ze per kwartaal per factuur contributie moeten betalen. Hoe structureert u deze informatie en hoe automatiseert u de facturatie en incasso hiervoor?

De oplossing

Voor de gehele omschrijving hieronder geldt dat het uiteraard maar een voorbeeld is en dat u naar eigen inzicht dingen anders kunt inrichten zodat het beter in uw bedrijfsstructuur past.

Stap 1: Leden indelen in groepen

Allereerst is het handig om uw leden te groeperen. Zo kunt u in CRM snel de leden (relaties) terugvinden binnen specifieke groepen zoals bijvoorbeeld studenten en niet-studenten. U kunt CRM groepen aanmaken via het menu Relatiebeheer (CRM) > Instellingen > CRM instellingen > Groepen en autorisaties. Uw leden (relaties) in CRM kunt u koppelen aan een groep, zo heeft u dus de leden overzichtelijk ingedeeld in groepen.

De groepen kunt u zo specifiek maken als u zelf prettig vindt. U kunt bijvoorbeeld de groep ‘Studenten – termijn jaar’ aanmaken voor alle studenten die per jaar betalen, vervolgens maakt u een groep aan ‘Niet-studenten – termijn kwartaal’ voor alle niet-studenten die per kwartaal moeten betalen, enz.

Stap 2: Per lid (relatie) aangeven of automatische incasso van toepassing is of niet

(deze stap is enkel relevant indien u daadwerkelijk van automatische incasso gebruik maakt. Maakt u hier geen gebruik van, dan kunt u deze stap overslaan)

Bij het aanmaken van een nieuwe CRM relatie (lid van de vereniging) koppelt u dus het lid aan de juiste groep. Vervolgens geeft u in het tabblad ‘Financiële instellingen’ onder ‘Incasso’ aan of automatische incasso actief is of niet voor deze relatie. Om een relatie te kunnen incasseren diet u daar ook de machtiging voor automatische incasso (mandaten) toe te voegen. Op dit punt heeft u dus uw leden ingedeeld in groepen en per lid aangegeven of automatische incasso van toepassing is.

Stap 3: De CRM groepen op bepaalde termijnen factureren of incasseren

De laatste stap is om op de afgesproken betaaltermijn (bijvoorbeeld  per maand, kwartaal of jaar) de leden te factureren of incasseren. Het herhaaldelijk (automatisch) factureren voor een groep leden kunt u op 2 manieren doen.

Optie 1: met periodieke facturatie

De eerste optie is om dit in te richten via periodieke facturatie. Dit wordt het meest gebruikt. Per lid van de vereniging maakt u een periodieke factuur aan en geeft u de termijn op. Hier kunt u instellen op welke dag de factuur gemaakt moet worden en wat de herhaaltermijn is. U kunt die facturen automatisch laten e-mailen naar de relatie, maar u kunt dit ook per periodieke factuur uitzetten zodat u het handmatig kunt versturen of bijvoorbeeld kunt incasseren. Periodieke facturen maakt u aan onder Facturatie > Periodieke facturatie. Met behulp van periodieke facturatie kunt u het proces volledig automatiseren voor allerlei soorten betaaltermijnen. Lees hier stap voor stap hoe u een periodieke factuur kunt aanmaken.

Optie 2: handmatige bulk facturatie

Alternatief is dat u handmatig in één keer een bulk facturen maakt. Dit kunt u als volgt doen: ga naar Facturatie > Facturen, maak daar de factuur aan die u nu naar een hele groep wilt versturen. Vervolgens klikt u weer vanuit het Facturatie > Facturen scherm deze factuur aan en klikt u op de knop ‘Dupliceren geavanceerd’. U krijgt nu een scherm waarmee u bulk facturen kunt maken. Stel u heeft een factuur gemaakt die nu verstuurd of geïncasseerd moet voor alle leden uit de CRM groep ‘Niet-studenten – termijn jaar’, dan klikt u op ‘Dupliceren geavanceerd’ en voegt u onder ‘Selecteer relaties waarvoor de factuur gemaakt moet worden’ alle relaties toe uit de CRM groep ‘Niet-studenten – termijn jaar’. U maakt dan met 1 druk op de knop een hele reeks facturen voor alle leden die binnen deze CRM groep vallen.

Stap 4: Facturen versturen of incasseren

Met stap 3 genereert u dus (automatisch) facturen op verschillende termijnen. Nu moet u deze facturen versturen naar uw leden, of incasseren middels automatische incasso. U kunt met periodieke facturatie indien gewenst de facturen automatisch laten versturen naar de klant. Doet u dit niet, dan komen de facturen vanzelf in het overzicht onder Facturatie > Facturen > Openstaand en kunt u ze vanuit daar handmatig versturen.

Incasseren doet u via het menu Boekhouding > Automatische incasso. U kunt daar een automatisch incassobestand genereren voor alle facturen die gekoppeld zijn aan relaties waarbij automatische incasso is ingeschakeld. Dit incassobestand kunt u uploaden bij de bank om in één keer alle facturen te incasseren. Voor meer informatie over de automatische incasso verwijs ik u graag naar Incasseren met Silvasoft van a tot z