Heeft u al uw relaties in een ander programma staan, of houdt u al uw relaties bij in Excel? In dit artikel leggen we uit hoe u uw relaties kunt importeren in Silvasoft. Dit scheelt u namelijk een hoop werk bij het overtypen van deze relaties.
Vindt u het toch lastig en heeft u liever dat wij u hier verder mee assisteren? Maak dan gebruik van de gratis overstapservice!
In Silvasoft kunt u op twee manieren uw relaties importen namelijk via een Vrije import en de Import volgens vast template.
Met de vrije import kunt u elk soort Excel bestand uploaden. Dit bestand hoeft niet te voldoen aan een vast format. Vervolgens kunt u aangeven welke kolom gekoppeld moet worden aan een veld in Silvasoft. De vrije import is de eenvoudigste manier om te beginnen met importeren. Voor meer informatie over de Vrije import verwijs ik u graag naar het volgende artikel Importmogelijkheden.
In het vervolg van dit artikel zal er verder worden in gegaan op de import volgens vast template, voor deze import dient u gebruik te maken van het gestandaardiseerde import bestand welke aanwezig is in de software.
Stappenplan relaties importeren
U kunt uw relaties importeren via ons import format, deze vult u volgens het instructieblad en kunt u eenvoudig importeren. Dit kan handig zijn als u een gestructureerd format wilt hanteren of onze import bestanden al gebruikte.
Dit import format bestaat uit een toelichting, relaties en landcodes werkblad. Het is belangrijk dat u de instructies opvolgt om de import correct te laten uitvoeren!
Import bestand
U kunt deze in Silvasoft terugvinden en importeren op de import schermen onder Beheer > Importmogelijkheden > Import volgens vast template > Import van CRM relaties.
Hier vindt u twee import formats, één voor bedrijven en één voor particulieren. Gebruik het juiste bestand voor het soort relaties dat u wilt importeren,
Tip: onder het import scherm vindt u de versie van het import format. Als u deze import gebruikt dient u altijd de meest recente versie te hanteren.
Mogelijkheden import bestand
Met het import bestand kunt u naast de gangbare relatie data ook extra adressen, contactpersonen en verkoopkansen per relaties importeren.
Contactpersonen, afdelingen, adressen
Het is mogelijk om voor 1 relatie meerdere contactpersonen / afdelingen / adressen te importeren vanuit één import bestand.
Dit kunt u doen door het bedrijf meerdere keren op te nemen in de Excel met dezelfde klant- of leverancier nummer.
De eerste regel bij het nummer zal volledig worden geïmporteerd en de contactpersoon bij die regel wordt de standaard contactpersoon. Voor elke volgende regel wordt een nieuw contactpersoon aangemaakt bij de relatie (rekening houdend met duplicaten, dus als de contactpersoon al bestaat bij de relatie wordt deze niet aangemaakt). Hetzelfde geld voor extra adressen.
Hieronder een voorbeeld van hoe dit dient te worden ingegeven in het import bestand:
Verkoopkansen
Kolom VerkoopkansTitel, VerkoopkansFase en VerkoopkansOpmerking zijn optionele kolommen die gebruikt worden i.c.m. module Sales.
Let op: ook als de relatie al bestaat zal dit gedaan worden. Importeert u dus 2 keer hetzelfde bestand dan zal de relatie zelf maar 1 keer toegevoegd worden maar de verkoopkans 2 keer. De VerkoopkansFase kolom moet een fase naam bevatten die aanwezig is in uw Silvasoft administratie.
Import volgens vast template importeren
- Ga in het menu naar Beheer > Importmogelijkheden > Import volgens vast template > Relaties importeren. Kies nu of u bedrijven of particulieren wilt importeren, of
- Ga in het menu Beheer > Importmogelijkheden > Import van CRM relaties. Kies nu of u bedrijven of particulieren wilt importeren,
- Vervolgens moet u het format downloaden waarin u alle relaties dient te plaatsen. Lees de instructies van dit format goed door! Dit is belangrijk voor een juiste import,
- In het tweede tabblad van dit bestand (tabblad Relaties) kunt u alle gegevens plaatsen. Zodra u alle relaties inclusief alle bijbehorende gegevens heeft ingevuld volgens de instructies uit het format, kunt u het bestand opslaan op uw computer,
- Daarna kunt u het bestand uploaden door te klikken op de blauwe knop ‘Selecteer bestand’. Vervolgens klikt u op de blauwe knop ‘Importeer en ga naar controle’,
- Nu wordt het bestand uitgelezen door Silvasoft. Dit kan even duren, en
- Na het uitlezen komt u terecht in: ‘Stap 3: Controleer de import’. Lees hier goed alle tekst en klik vervolgens op ‘Importeer’, ‘Importeer en synchroniseer’ of ‘Gehele import annuleren’. Dit laatste doet u als u in tabblad 3 ‘Records met foutmelding(en)’ regels met fouten ziet staan. Los deze fouten eerst op in het format en doe dan de import opnieuw.