In dit artikel leggen we u stapsgewijs uit hoe u meerdere contactpersonen of adressen kan toevoegen aan een relatie in Silvasoft.
Contactpersonen toevoegen
Wilt u één of meerdere contactpersonen toevoegen naast de bestaande standaard contactpersoon dan gaat u in het menu naar Relatiebeheer (CRM) > Klanten / Leveranciers of Overige relaties. Selecteer de specifieke relatie > Bewerken > Gegevens en ga naar ‘Standaard contact’. Klik nu op ‘Beheer alle contacten’ en u komt in het scherm ‘Alle contacten bij relatie’ terecht, in dit scherm kan u een nieuw contactpersoon of afdeling toevoegen. Dit doet u door te klikken ‘+Nieuw’, waarna u de desbetreffende persoon of afdeling kan toevoegen.
In dit scherm kan u de standaard contactgegevens invullen en eventueel ook bijzonderheden vermelden en een contactsoort / functie koppelen aan de desbetreffende persoon. Deze contactsoort / functie kan u gebruiken als filter bij het aanmaken van een dynamische ‘relatie- en mailinglijst’ of in het overzicht bij ‘Alle contacten bij relatie’. Heeft u alle gegevens correct ingevuld klikt u op ‘Opslaan’ en komt de nieuwe contactpersoon of afdeling in het overzicht te staan bij ‘Alle contacten bij relatie’.
Wilt u de standaard contactpersoon aanpassen bij deze relatie dan gaat u bij de relatie in het tabblad Gegevens naar het kopje ‘Standaard contact’en klikt u op ‘Verander standaard contact’.
Nu komt u in het overzicht ‘Selecteer het standaard contact’en hier kan u dan een andere persoon selecteren uit de lijst door te klikken op ‘Selecteer’ deze persoon wordt dan aangemerkt als standaard contact.
Adressen toevoegen
Wilt u één of meerdere adressen toevoegen naast het bestaande standaard Bezoek- of correspondentieadres dan gaat u in het menu naar Relatiebeheer (CRM) > Klanten / Leveranciers of Overige relaties. Selecteer de specifieke relatie > Bewerken > Gegevens en ga naar ‘Standaard contact’. Klik nu op ‘Beheer alle adressen’ en u komt in het scherm ‘Alle adressen bij relatie’ terecht, in dit scherm kan u een nieuw adres toevoegen. Dit doet u door te klikken ‘+Nieuw’, waarna u het desbetreffende adresgegevens kan toevoegen.
In dit scherm kan u de standaard adresgegevens invullen en eventueel ook bijzonderheden vermelden in het ‘Opmerkingen’ veld. Ook kan u in dit veld aangeven of het adres een ‘Correspondentieadres’ of een ‘Bezoekadres’ is. Het ‘Correspondentieadres wordt automatisch geselecteerd als adres voor o.a. de facturen, offertes en orders en het ‘Bezoekadres’ wordt automatisch geselecteerd als pakbon adres. Heeft u alle gegevens correct ingevuld klikt u op ‘Opslaan’ en komt het nieuwe adres in het overzicht te staan bij ‘Alle adressen bij relatie’.
Import bestand
Via het import bestand waarmee u relaties kan importeren is het ook mogelijk om voor één bedrijf meerdere contactpersonen / afdelingen te importeren. Dit kunt u doen door het bedrijf meerdere keren op te nemen in het Excel bestand met hetzelfde klant of leveranciernummer. De eerste regel bij het nummer zal volledig worden geïmporteerd en de contactpersoon bij die regel wordt de standaard contactpersoon. Voor elke volgende regel wordt een nieuw contactpersoon aangemaakt bij de relatie (rekening houdend met duplicaten, dus als de contactpersoon al bestaat bij de relatie wordt deze niet aangemaakt).
In het import bestand kan u ook een een standaard ‘Correspondentieadres’ en een ‘Bezoekadres’ invullen zodat deze bij de relatie geïmporteerd wordt.
Voor meer informatie over het importeren van relaties verwijs ik u graag naar de volgende documentatie: ‘Relaties importeren‘