Met de modules “Offertes & Orders” en “Facturatie” kunt u deelfacturen maken. Als u veel met aanbetalingen, deelbetalingen, restbetalingen of met voorschotten te maken heeft dan biedt dit een krachtige oplossing om deze boekingen gemakkelijk te boeken.
Hoe maak ik een deelfactuur aan?
- Ga naar de module “Offertes & Orders” en klik dan op “Orders”,
- Kies een order uit waarvoor u een “deelfactuur” wilt maken, selecteer deze en klik op “Bewerken”,
- Klik binnen de order bij acties op: “Maak factuur”,
- U krijgt nu de volgende keuzes:
- Ik wil de gehele order factureren (deze optie factureert voor 100%), of
- Ik wil een deel factureren (aanbetaling/restbetaling).
- Kies voor “Ik wil een deel factureren (aanbetaling/restbetaling)” er verschijnt een veld waarin u het percentage van deze “deelbetaling” kunt aangeven, vul hier bijvoorbeeld 50% in,
- Indien er al eerder een deelfactuur is aangemaakt verschijnt het veld “Eerder gegenereerde (deel)facturen bij deze order”, hierbij wordt vermeld om welke factuur dit gaat en welke deelbetaling u al heeft gefactureerd,
- Als u dit accordeert dan wordt er een nieuwe “Conceptfactuur” aangemaakt, u kunt deze direct openen vanuit de order met “Open factuur”, u kunt deze ook benaderen via de module “Facturatie” > “Facturen” > tabblad “Concepten”,
- Als u de order opslaat en in het “Orders” overzicht kijkt dan ziet u dat onder de kolom “Factuur nr(s)” het nummer “Concept” is toegevoegd,
- Zodra u de conceptfactuur definitief inboekt wordt dit gewijzigd naar een factuurnummer,
- De conceptfactuur kunt u definitief inboeken door deze te openen en met “Opslaan & sluiten” definitief te maken.
Let op: u kunt zo veel deelfacturen toevoegen aan een order als dat u nodig heeft, of het nu tweemaal 50% of tienmaal 10% betreft.
Vermelding deelbetaling op deelfactuur
In de deelfactuur staat in het opmerkingen veld standaard de vermelding “ – Deelfactuur van X% voor order Y”, waarbij X het gebruikte percentage en Y de desbetreffende order is.
Deze vermelding kunt u zelf wijzigen en/of weglaten, dit stelt u in via de module “Offertes & Orders” en klik op Instellingen. Hier vindt u ook een aantal andere gerelateerde instellingen:
- Ga naar de module “Offertes & Orders” en klik dan op “Instellingen”,
- Ga nu naar tabblad “Overige instellingen”,
- In het veld “Deelfactuur regelomschrijving toevoeging” voert u de tekst in die de deelfactuur omschrijft, Indien u deze vermelding niet wilt gebruiken dan kunt u het veld “Deelfactuur regelomschrijving toevoeging” leeg maken.
- In het veld “Standaard % eerste deelfactuur” kunt u een standaard percentage ingeven waarmee u de eerste deelfactuur (standaard) maakt,
- In het veld "Standaard % tweede en volgende deelfactuur" kunt u een standaard percentage ingeven voor de daaropvolgende deelfacturen, en
- Met "Meer dan 100% facturen toestaan?" kunt u aangeven of een order voor meer dan 100% gefactureerd mag/kan worden.