Werkt u met internationale klanten en wenst u uw e-mails en facturen (of andere documenten zoals offertes, pakbonnen of orderbevestigingen) in een andere taal naar uw relaties te sturen? In dit artikel leest u hoe u met behulp van factuur- en e-mailtemplates uw documenten in een andere taal kunt opstellen. In deze handleiding leggen we u uit hoe u een factuursjabloon en e-mail kunt aanpassen naar de Engelse taal, maar dit is uiteraard mogelijk in alle talen en uiteraard ook mogelijk voor andere documenten dan facturen (offertes, pakbonnen of orderbevestigingen).
Engelstalige factuursjabloon maken
Allereerst dient u een factuursjabloon te maken welke volledig Engelstalig is. Met Silvasoft kunt u onbeperkt factuursjablonen maken en deze kunt u naar eigen wens inrichten met behulp van variabele tokens. Om een nieuwe factuursjabloon (documenttemplate) te maken gaat u in Silvasoft naar het menu Facturatie > Instellingen > klik op de knop ‘Facturatie instellingen’. Er opent nu een scherm met alle instellingen voor de facturatie module. Zorg dat u in het tabblad ‘Documenttemplates’ en het subtabblad ‘Facturatie’ zit en klik daar op de knop ‘Nieuw’.
Voor een offertesjabloon, pakbon sjabloon of orderbevestiging sjabloon gaat u naar het menu Offertes & Orders > Instellingen > Documenttemplates > Selecteer het juiste document > En klik op de knop ‘Nieuw’.
U komt nu in het scherm waar u een nieuwe factuurtemplate kunt aanmaken. In een factuurtemplate legt u de structuur en vormgeving vast van uw factuur (dus welke informatie waar op het document moet komen). Ook kunt u een achtergrond / briefpapier uploaden. Per factuur kunt u kiezen welke template u wilt gebruiken, u kunt dus per factuur eenvoudig switchen tussen een Nederlandstalige of een Engelstalige template.
Volg nu onderstaande stappen om uw template aan te maken en Engelstalig in te richten.
- Nadat u hierboven op de knop ‘Nieuw’ heeft geklikt opent een scherm waarin u een templatenaam en basistemplate dient op geven. Vul hier een naam in en kies voor een basistemplate. In ons voorbeeld noemen we de template: ‘Factuur – Engelstalig’
- Klik op de knop ‘Opslaan en volgende’. U komt nu in het scherm waar u uw eigen factuurtemplate kunt gaan samenstellen.
- Wijzig nu in de vakken alle Nederlandse termen naar Engelse termen. Omdat dit allemaal vrije tekst is, kunt u dit eenvoudig doen door op het wijzig-icoontje te klikken achter een tekst.
- In het scherm dat volgt, past u de teksten zoals ‘Datum’ en ‘Factuurnummer’ aan zodat het Engelstalig is. De variabele tokens (te herkennen aan een % voor en na de tekst dient u niet te wijzigen. Na het wijzigen van de termen ziet u iets als dit:
- Volg stap 3 en 4 voor alle vrije tekstvelden op uw factuurtemplate. Nu zijn er nog blokken die niet opgedeeld zijn als vrije tekst, namelijk de blokken ‘Factuurregels’ en ‘Totalen’. Scroll in uw factuurtemplate daarom iets naar beneden totdat u ‘Factuurregels’ ziet staan en klik op het wijzig-icoontje achter dit blok.
- In het scherm dat volgt kunt u uw eigen factuurregel tabel vormgeven qua kleuren en kolommen. Elke kolom heeft een titel zoals ‘Omschrijving’, ‘Aantal’ en ‘Prijs’. Deze omschrijvingen dient u te vertalen naar het Engels. Dit doet u door te klikken op de knop ‘Bewerk titels voor regelkolommen’.
- Na het wijzigen van de titels ziet u direct een voorbeeld van uw factuurregel tabel. Dit zou er bijvoorbeeld uit kunnen zien als onderstaand voorbeeld.
- Klik op ‘Opslaan’ om uw instellingen te bewaren en herhaal stap 5 en 6 voor het blok totalen in uw factuurtemplate.
- Klik tot slot helemaal links onderin het scherm op ‘Opslaan’ om uw factuurtemplate te bewaren. Klik bovenin op het tabblad ‘5. Bekijk voorbeeld’ om direct een voorbeeld te bekijken van uw Engelstalige factuur.
- Tip: op het moment dat u de factuur gaat exporteren als PDF bestand krijgt deze de naam ‘Factuur_##’ waarbij de hekjes het nummer van uw factuur zijn. U kunt deze naam ook aanpassen in uw template configuratie naar bijvoorbeeld ‘Invoice_##’. Dit doet u in het tabblad ‘4. Geavanceerde instellingen’. Daar vindt u een invoerveld voor ‘Documentnaam export’ waar u bijvoorbeeld de tekst ‘Invoice’ in kunt zetten.
Het factuursjabloon gebruiken bij een factuur
Nu uw template is aangemaakt en opgeslagen kunt u dit Engelstalige factuurtemplate gaan gebruiken bij uw facturen. Open een factuur in uw administratie via Facturatie > Facturen > Dubbelklik op een factuur (of maak een nieuwe aan). Vul alle factuurgegevens en factuurregels in en klik op het tabblad ‘Versturen & printen’.
In dit tabblad kunt u de factuur afdrukken (PDF) of direct e-mailen naar uw klant. U ziet in dit scherm een selectie veld ‘Documenttemplate’, kies daar uw eerder aangemaakte, Engelstalige documenttemplate. Klik vervolgens onder het kopje ‘Printen (downloaden)’ op de knop ‘PDF met achtergrond’ om direct uw factuur naar een PDF bestand te exporteren.
Na het klikken op de knop wordt uw factuur gedownload als PDF bestand op basis van uw eerder geconfigureerde, Engelstalige template.
Engelstalige e-mailtemplates maken
U heeft hierboven gelezen hoe u eenvoudig uw factuurtemplate Engelstalig kunt maken. U kunt de factuur nu zelf per post of e-mail afleveren bij uw klant, maar u kunt deze ook direct vanuit Silvasoft e-mailen naar uw klanten. U kunt de tekst die gebruikt wordt in deze e-mails ook Engelstalig maken. Dit doet u door een nieuwe e-mailtemplate aan te maken volgens onderstaande stappen:
- Ga naar Facturatie > Instellingen > Facturatie instellingen.
- Klik op het tabblad ‘E-mailtemplates’.
- Klik nu op de knop ‘Nieuw’ om een nieuwe e-mailtemplate aan te maken.
- In het scherm dat volgt kunt u uw e-mailtemplate naar wens configureren. Bij ‘Inhoud’ kunt u de Engelstalige tekst plaatsen die u naar uw relatie wilt e-mailen. U kunt gebruik maken van variabele tokens om bijvoorbeeld de naam of nummer van uw klant in de e-mail tekst op te nemen.
- Klik op opslaan om uw nieuwe e-mailtemplate te bewaren en ga naar Facturatie > Facturen. Open de factuur welke u met de Engelstalige e-mailtemplate wilt versturen naar uw klant (of maak een nieuwe factuur aan).
- Ga naar het tabblad ‘Versturen & printen’. Onder het kopje ‘Per e-mail versturen naar uw klant’ kiest u nu uw Engelstalige e-mailtemplate. Klik vervolgens op de knop ‘Verstuur factuur en bijlages per e-mail’ om de factuur naar uw klant te e-mailen op basis van de Engelstalige e-mailtemplate.
Vreemde valuta
Werkt u met vreemde valuta (bijvoorbeeld Dollar) dan kunt u uw factuurtemplates ook aanpassen zodat er geen eurotekens maar dollartekens worden getoond. Dit doet u als volgt:
- Open uw factuurtemplate (via Facturatie > Instellingen > Facturatie instellingen).
- Standaard worden er eurotekens getoond in uw factuurregels en factuurtotalen. Deze elementen dient u daarom aan te passen, zodat het euroteken niet getoond wordt, maar wordt vervangen door bijvoorbeeld een dollar teken.
- Klik op ‘Open geavanceerde instellingen’.
- In het scherm dat volgt gaat u naar ‘Overige instellingen’.
- Hier vindt u een instelling ‘Valuta karakter’. Vul hier naar wens een ander valuta teken in (of haal leeg om geen valuta teken te gebruiken).
- Klik op opslaan totdat u weer in het factuurtemplate zit. Als u gebruik maakt van %Totalenblok% bent u klaar en kunt u naar punt 9 gaan. Anders gaat u hieronder verder.
- In uw factuurtemplate klikt u in het vak waar de totalen staan op de knop ‘Wijzigingen’.
- Nu opent een scherm waarin u vrije tekst kunt opgeven. Hier kunt u nu met behulp van variabele tokens uw factuurtotalen in een tekstblok weergeven. Voor de tokens van de bedragen kunt u zelf een dollarteken opgeven. De tokens worden bij het genereren van de factuur vervangen voor de bedragen. Zie onderstaand voorbeeld:
- Sla uw instellingen en documenttemplate op en bekijk een voorbeeld van het nieuwe totalen-blok in onder acties bij ‘5. Bekijk voorbeeld van ontwerp’.