In Silvasoft houdt u in de module Facturatie en/of Boekhouding de verkopen aan uw debiteuren / klanten bij. Het kan soms voorkomen dat u te maken krijgt met dubieuze debiteuren waardoor u uw factuur niet meer kunt innen. Hoe u hiermee omgaat leest u hieronder terug.
Dotatie- en voorziening dubieuze debiteuren / oninbare factuur
Een dotatie dubieuze debiteuren / oninbare factuur boekt u in als u verwacht geen betaling meer te ontvangen van uw debiteur. Dit bedrag boekt u exclusief btw. Dit doet u omdat de btw pas teruggevraagd wordt indien de factuur daadwerkelijk oninbaar lijkt. Daarna kunt u een voorziening treffen voor deze factuur.
Indien mogelijk kunt u er ook voor kiezen de factuur pas te verwerken als deze inderdaad oninbaar blijkt. U hoeft derhalve geen voorziening te treffen en schrijft de factuur direct af.
Een voorziening treffen
Allereerst dient u een grootboekrekening te hebben voor de verwerking van dubieuze debiteuren. Uw boekhouder kan u verder assisteren met het correct aanmaken van deze rekeningen op basis van het voor u geldende rekenschema;
De rekeningen kunt u aanmaken via de module Boekhouding en dan onder Grootboekrekeningen. Hier kunt u met ‘+ Nieuw’ nieuwe rekeningen toevoegen.
Voorbeeld grootboekrekeningen: 1301 – Dubieuze debiteuren / oninbare factuur, 1310 – Voorziening dubieuze debiteuren / oninbare factuur, en 4550 – Dotatie voorziening dubieuze debiteuren / oninbare factuur.
Nadat u de rekeningen heeft toegevoegd kan vervolgens de voorziening worden geboekt.
Voorbeeld situatie: u heeft een voorziening getroffen omdat u verwacht geen betaling meer te ontvangen. Na de voorziening ontvangt u een brief van de curator dat debiteur X failliet is gegaan. Het uitstaande bedrag betrof €1210 inclusief btw.
Een voorziening wordt exclusief btw getroffen, dit omdat het btw-bedrag (€210) later teruggevraagd kan worden van de belastingdienst. Deze kunt u boeken via de module Boekhouding:
- Ga naar de module Boekhouding en dan het Overig / Memoriaal,
- Maak een nieuwe Overig / Memoriaal boeking met ‘+ Nieuw’,
- Maak nu een tweetal grootboekmutaties, de eerste zou u moeten richten aan de voorzieningsrekening ‘Credit’ voor het openstaande bedrag,
- De tweede zou u moeten richten aan de dotatie rekening ‘Debet’ voor hetzelfde bedrag als bij 3.
- Nu kunt u een aanvullende boeking maken waarbij u de dubieuze debiteuren / oninbare factuur op uw balans plaats,
- Koppel middels ‘Koppelen met inkoop / verkoop’ de factuur aan de boeking om het saldo van factuur te kunnen sluiten,
- Zodra de brief van de curator is ontvangen en/of u een bevestiging heeft dat u de betaling niet zult ontvangen dan maakt u via het Overig / Memoriaal de volgende boeking,
- Met deze laatste boeking geeft u bij de regel voor ‘Te vorderen BTW’ in het bedrag aan reeds afgedragen btw dat u wenst terug te vorderen,
- In deze grootboekmutatie geeft u aan welk percentage bij dit btw-bedrag hoort en mag u deze opslaan zodra u klaar bent.
Nu deze drie boekingen gemaakt zijn en opgeslagen, is de dubieuze debiteur / oninbare factuur correct verwerkt. Tijdens de eerstvolgende periodieke aangifte zult u het teveel afgedragen btw-bedrag terugvorderen.