Add-ons zijn optionele features, hiermee haalt u nog meer uit uw Silvasoft administratie! Niet elke ondernemer heeft dezelfde behoeftes. Daarom kunt u met de add-ons zelf bepalen wat u wel of niet nodig heeft.
Met de Kostenplaatsen add-on kunt u kostenplaatsen gebruiken. Een kostenplaats is een productie- of dienstenlocatie, ten behoeve van de boekhouding binnen een organisatie, waaraan kosten en omzet kunnen worden toegerekend voor o.a. het groeperen of verfijnen van kosten- en omzetsoorten.
In ons artikel: Kostenplaatsen rapportages, laten wij zien welke rapportagemogelijkheden beschikbaar zijn voor kostenplaatsen.
Wat kost de kostenplaatsen add-on?
De Kostenplaatsen add-on is gratis voor gebruikers (i.c.m. van de module Boekhouding). U moet deze nog wel inschakelen.
Kostenplaatsen functie inschakelen
Om binnen Silvasoft gebruik te kunnen maken van kostenplaatsen dient u deze functie in te schakelen. Hiervoor kunt u de volgende stappen volgen als u de module Boekhouding heeft:
- U gaat naar de module Beheer > Abonnementen & kosten,
- Nu klikt u de administratie open waar u de add-on voor wenst te activeren,
- Hieronder vindt u een sub tabblad Add-ons & Integraties terug, klik hierop,
- Nu kunt u met Add-on inschakelen deze add-on toevoegen aan de module Boekhouding,
- Als u nu opnieuw inlogt in uw Silvasoft account dan kunt u daar gebruik van maken.
Kostenplaatsen beheren
Nadat u de functie Kostenplaatsen heeft ingeschakeld zult u één of meerdere kostenplaatsen moeten toevoegen aan Silvasoft. Hiervoor moet u naar Beheer kostenplaatsen gaan. Hieronder leest u waar u dit kunt terugvinden:
- Ga naar de module Boekhouding > Instellingen,
- Onderaan de Instellingen vindt u het kopje Kostenplaatsen & kostendragers terug, klik op Beheer kostenplaatsen,
- In het volgende scherm krijgt u uitleg omtrent het gebruik van kostenplaatsen, u ziet ook een tabblad voor actieve (Actief) en historische (Historisch) kostenplaatsen,
- Met de knop + Nieuwe kostenplaats kunt u een kostenplaats aanmaken,
- Door op deze knop te klikken kunt u een naam voor de Kostenplaats kiezen,
- In dit voorbeeld gaan wij een onderscheid maken tussen de kosten van Silvasoft Nederland en Silvasoft België,
- Onder deze beide kostenplaatsen voegen wij Support en Marketing toe, dit doet u door per kostenplaats op de “+” te klikken, daarna vult u een naam in,
- U kunt tot 5 niveaus diep gaan bij het creëren van kostenplaatsen.
Als u klaar bent met het aanmaken van uw kostenplaatsen dan kunt u deze vervolgens gaan gebruiken bij uw in- en verkoopboekingen, memoriaal, kas en bankboekingen. Tevens kunt u kostenplaatsen “standaard” toekennen aan grootboekrekeningen en rapportages maken op basis van deze kostenplaatsen.
Let op: u kunt ook de volgorde van uw kostenplaatsen wijzigen, de naam aanpassen en hele kostenplaatsen verwijderen indien gewenst. Gebruik hiervoor de blauwe knoppen zoals hieronder geïllustreerd:
Kostenplaatsen gebruiken op boekingen
Nadat u “Kostenplaatsen” heeft ingeschakeld en aangemaakt is het tijd om ze daadwerkelijk te gaan gebruiken. U kunt kostenplaatsen gebruiken bij de volgende boekingen binnen de module “Boekhouding”:
- Inkoopboekingen,
- Verkoopboekingen,
- Memoriaalboekingen,
- Kasboekingen, en
- Bankboekingen.
Als u bijvoorbeeld een “Inkoopboeking” aanmaakt of opent binnen het “Inkoopboek” dan vindt u nu het veld “Kostenplaats” terug. Afhankelijk van het soort boeking zal dit een extra veld en/of onder een extra tabblad staan.
Als u hier op het vergrootglas of in het veld zelf klikt, krijgt u de mogelijkheid een kostenplaats te selecteren (en/of nieuw aan te maken), zodra u de selectie heeft gemaakt, kunt u verder gaan met uw boeking.
Bij in- en verkoopboekingen kunt u per regel een kostenplaats toekennen. Memoriaal, bank en kasboekingen kunt u maar aan één kostenplaats toekennen.
Let op: als u al een factuur heeft gekoppeld aan een boeking dan kunt u geen kostenplaats meer toekennen (dit zou u al gedaan moeten hebben bij de in- of verkoopboeking). Dit is om dubbele tellingen in o.a. de module Projectmanagement bij uw nacalculatie te voorkomen.
Kostenplaatsen “standaard” toekennen aan grootboekrekeningen
De tweede toepassing van kostenplaatsen is het “standaard” toekennen aan grootboekrekeningen, hiermee worden deze kostenplaatsen standaard ingesteld als u een boeking doet op de bijbehorende grootboekrekening.
Om dit in te stellen gaat u naar de module Boekhouding en dan naar Grootboekrekeningen en dan:
- Opent u een Grootboekrekening,
- In het volgende scherm vindt u het veld Standaard kostenplaats.
- Als u hier op het vergrootglas of in het veld zelf klikt, krijgt u de mogelijkheid een kostenplaats te selecteren (en/of nieuw aan te maken)
- Zodra u de selectie heeft gemaakt kunt u deze grootboekrekening Opslaan & sluiten.
Als u nu een boeking doet, waarbij u deze grootboekrekening betrekt, zal deze kostenplaats standaard gebruikt worden (deze kan altijd nog overschreven worden door u).