In dit artikel gaan we stapsgewijs uitleggen hoe u uw huidige boekjaar kunt sluiten en een nieuw boekjaar kunt openen. Bekijk de video of scroll naar beneden voor de handleiding.
Nieuw boekjaar openen
Voordat u uw boekjaar gaat sluiten dient u allereerst een nieuw boekjaar te openen. Log in bij Silvasoft en ga naar:
- Boekhouding > Instellingen > Boekjaren
- Klik op de knop ‘Open nieuw boekjaar’.
- Vul hier het jaartal in (bijvoorbeeld 2019) en de begin- en einddatum van uw nieuwe boekjaar (bijvoorbeeld 01-01-2019 en 31-12-2019). Een eigen omschrijving is optioneel.
- Klik nu op de knop ‘Opslaan’
- Vervolgens dient u uit te loggen en opnieuw weer in te loggen in Silvasoft. Nu kunt u rechtsboven in uw scherm wisselen naar het zojuist aangemaakte boekjaar.
Huidig boekjaar afsluiten
Voordat u uw huidige boekjaar afsluit dient u eerst te controleren of er fouten zijn in uw boekhouding. Dit kunt u doen door in te loggen en te gaan naar het menu Boekhouding > Dashboard. Links onderin het dashboard ziet u het onderdeel ‘Boekhouding controle’. Als u fouten heeft in de boekhouding ziet u die hier staan en kunt u die hiervandaan oplossen. Als u geen fouten (meer) heeft in uw boekhouding kunt u de volgende stappen volgen voor het afsluiten van het boekjaar:
- Ga naar het menu Boekhouding > Instellingen > Boekjaren & afsluiten boekjaar
- Selecteer het boekjaar dat u wilt afsluiten uit de lijst en klik op de knop ‘Afsluiten boekjaar’.
- U komt in een scherm waarin u het volgende boekjaar kunt selecteren. Selecteer hier dus het boekjaar dat volgt op het boekjaar dat u nu wilt afsluiten.
- Ook dient u in dit scherm al uw btw-rekeningen toe te voegen. Dit gebeurt in principe automatisch maar handmatige controle is aanbevolen. Lees vooral ook de tekst achter het info-icoontje ter verduidelijking. Klik op de knop ‘Toevoegen’ en selecteer alle btw rekeningen uit uw administratie.
- Als u al uw btw-rekeningen heeft toegevoegd kunt u klikken op de knop ‘Controles uitvoeren’.
- Uit de controle kunnen opmerkingen komen die u eerst dient op te lossen. Als u geen opmerkingen / fouten krijgt dan krijgt u het resultaat te zien van het huidige boekjaar en kunt u klikken op de knop ‘Afsluiten’ om uw boekjaar definitief af te sluiten.
Fouten bij afsluiten boekjaar?
In onze handleiding: Meldingen bij afsluiten boekjaar, vindt u de meest voorkomende foutmeldingen terug bij het afsluiten van een boekjaar en hoe u deze kan verhelpen.
Belangrijke notities
- U kunt altijd een afgesloten boekjaar weer opnieuw openen om alsnog wijzigingen in dat boekjaar te doen. Daarna kunt u het boekjaar weer opnieuw sluiten volgens bovenstaande stappen.
- Op uw balans heeft u tijdelijke 9999 rekeningen gekregen met bijvoorbeeld het resultaat van vorig boekjaar, een btw saldo, etc.. Deze dient u (eventueel in overleg met uw boekhouder) via een memoriaal boeking weg te boeken naar bijvoorbeeld het eigen vermogen of een btw rekening voor voorgaande boekjaren o.i.d.
- Alle eindsaldo’s van de balansrekeningen uit het huidige jaar (bijvoorbeeld 2019) staan nu als beginsaldo’s in het daaropvolgende jaar (bijvoorbeeld 2020).