Bij het afsluiten van een boekjaar kunt u één of meerdere foutmeldingen krijgen. Deze dient u op te lossen voor de correcte afsluiting van dat boekjaar. In dit artikel laten wij zien hoe deze meldingen opgelost dienen te worden.
Foutmelding: Grootboekrekening xxxx heeft voor zijn typering een ongeldige balans.
Dit probleem ontstaat omdat een grootboekrekening een verkeerde typering heeft t.o.v. het aanwezige saldo.
Voorbeeld: rekening 1400 – Crediteuren bevat een saldo van -€6.050,-, dit is een negatief bezit, oftewel een schuld. Als u hier aangeeft dat het een rekening van bezit is dan ontstaat de fout.
U kunt deze melding oplossen door op “Los dit probleem voor mij op” te klikken.
Foutmelding: Grootboekkoppelingen zijn niet correct
Uit de controle kan blijken dat diverse grootboekkoppelingen van het oude naar het nieuwe boekjaar niet juist zijn. Dit kan onder andere het geval zijn wanneer u het boekjaar meerdere keren heeft geopend en gesloten en er bijvoorbeeld naamswijzigingen zijn gemaakt in grootboekrekeningen in het nieuwe jaar.
Voorbeeld: in 2019 heette uw rekening voor Crediteuren gewoon Crediteuren. In 2020 heeft u dit hernoemd naar Handelsleveranciers. Deze fout ontstaat omdat grootboekrekening 1400 twee verschillende namen draagt ten tijde van deze jaarafsluiting.
Als Silvasoft voor u de juiste rekeningen heeft geselecteerd hoeft u niets te doen en kunt u naar de volgende stap gaan. Als Silvasoft niet de juiste rekeningen heeft geselecteerd kunt u de de regel selecteren en op de knop Bewerken klikken. Vervolgens koppelt u hier de juiste grootboekrekening.
Foutmelding: Door het controle mechanisme zijn er fouten gevonden in de boekhouding, zie menu Boekhouding > Dashboard voor de gevonden fouten. Los deze fouten eerst op.
De boekhoudcontrole van Silvasoft heeft één of meerdere foutieve boekingen gevonden. Derhalve heeft het controle mechanisme het afsluiten van het boekjaar geblokkeerd tot deze fouten zijn opgelost. De meldingen “Er zit een verschil tussen het afgeleide resultaat van de balansrekeningen en dat van de resultaatrekeningen…” en “De som van de balansen van alle activa- en kostenrekeningen is niet gelijk aan de som van de balansen van alle passiva- en opbrengstrekeningen” en andere soortgelijke meldingen hebben betrekking op deze foutmelding.
Voorbeeld: u heeft een boeking waarbij u bent vergeten aan de debet en credit zijde hetzelfde bedrag te boeken. Een dergelijke boeking zorgt voor een saldo dat niet in balans is. Omdat bij de jaarafsluiting een beginbalans geboekt wordt in het daaropvolgende jaar wordt deze berekening geblokkeerd i.v.m. onvolledige of onjuiste gegevens.
Door op “Open boekhouding controle” te klikken kunt u de boekhoudcontrole inzien. Het is belangrijk dat u hierbij de actieve en genegeerde meldingen in het boekjaar waarin u zit langsloopt en corrigeert.
Zolang de controle een rode foutmelding aangeeft kunt u het boekjaar niet afsluiten. U zou dit pas vanaf een gele (er zijn enkel niet-blokkerende waarschuwingen) of een groene (er zijn geen fouten gevonden) melding mogelijk zijn.