Heeft u een eigen grootboekrekeningschema dat u graag zou willen gebruiken? In dit artikel leggen we uit hoe u uw grootboekrekeningschema kunt importeren naar Silvasoft. Ook kunt u de import gebruiken om bestaande rekeningen in één keer te wijzigen. Dit scheelt u namelijk een hoop werk!
Vindt u het toch lastig en heeft u liever dat wij u hier verder mee assisteren? Maak dan gebruik van de gratis overstapservice!
In Silvasoft kunt u op twee manieren uw grootboekrekeningschema importen namelijk via een Vrije import en de Import volgens vast template.
Met de vrije import kunt u elk soort Excel bestand uploaden. Dit bestand hoeft niet te voldoen aan een vast format. Vervolgens kunt u aangeven welke kolom gekoppeld moet worden aan een veld in Silvasoft. De vrije import is de eenvoudigste manier om te beginnen met importeren. Voor meer informatie over de Vrije import verwijs ik u graag naar het volgende artikel Importmogelijkheden.
In het vervolg van dit artikel zal er verder worden in gegaan op de import volgens vast template, voor deze import dient u gebruik te maken van het gestandaardiseerde import bestand welke aanwezig is in de software.
Import bestand
Allereerst dient u het Silvasoft import format voor het grootboekrekeningschema te downloaden. Deze vindt u terug in Silvasoft via Beheer > Importmogelijkheden > Import volgens vast template > naar Import van grootboekrekeningschema. Klik op de blauwe knop ‘Open import’,
Let op: het is hierbij belangrijk dat u de instructies volgt die in het bestand staan en niets verandert aan de structuur van het bestand.
Grootboekrekening schema importeren
Het import format kunt u na het invullen importeren volgens het onderstaande stappenplan. Stap 3 hoeft u enkel te volgen mits u dat nog niet had uitgevoerd:
- Ga naar de module Beheer > Importmogelijkheden,
- Kies voor Import van grootboekrekeningschema via de knop Open import,
- Nu kunt u het import format downloaden, vul deze aan met uw grootboekrekeningschema. Volg hierbij de instructies uit het bestand,
- Indien u het bestand reeds gevuld heeft dan kunt u dat selecteren en uploaden,
- Kies daarna of u wel- of niet ongebruikte grootboekrekeningen wilt verwijderen na de import van uw bestand,
- Als u deze niet verwijdert dan kunnen bestaande rekeningen worden bijgewerkt middels de import,
- Als laatste kunt u het bestand importeren of de import in zijn geheel annuleren,
- U kunt één of meerdere meldingen in uw scherm terugvinden, dit zijn Import afgerond en of Importmeldingen,
- Voor een correcte import dient u de stappen gerelateerd aan deze meldingen te doorlopen, deze vindt u verder in het artikel toegelicht,
- Na een geslaagde import vindt u via Boekhouding > Grootboekrekeningen uw geïmporteerde grootboekrekeningschema terug!
Import afgerond
Zoals bij punt 7 in het voorgaande stappenplan aangegeven zijn er één of meerdere meldingen mogelijk waar u nog iets mee dient te doen. Hieronder vindt u een opsomming van de mogelijke meldingen en wat u daarmee dient te doen.
Importmeldingen
De importmeldingen verschijnen alleen bij foutmeldingen in het geïmporteerde bestand. Hieronder vindt u een overzicht van alle mogelijke meldingen en wat er verkeerd is gegaan met een specifieke regel.
“Melding voor regel met nummer: [X]: opgegeven kostenplaats niet gevonden.”
De regel wordt wel geïmporteerd, maar de kostenplaats wordt niet gekoppeld.
“Melding voor regel met nummer: [X] en naam: [Y]: niet alle verplichte velden zijn gevuld. Import voor deze rekening is daarom overgeslagen.”
Deze komt voor als het grootboeknummer of het type balans/resultaat leeg is. De regel wordt dan niet geïmporteerd.
“Melding voor regel met nummer: [X]: opgegeven btw percentage voor code [Y] niet gevonden.”
Als er geen btw-percentage gevonden kan worden op basis van de opgegeven code. De rekening wordt wel geïmporteerd, maar het btw-percentage wordt niet gekoppeld.
“Melding voor regel met nummer: [X]: privé gebruik opgegeven maar geen grootboekrekening voor privé gebruik opgegeven.”
De beroepsgebruik kolom is ingevuld met een waarde tussen 1 en 99, maar de kolom voor grootboekrekening privé gebruik is niet ingevuld. Deze is verplicht als indien deze kolom ingevuld is. De regel wordt wel geïmporteerd maar het beroepsgebruik wordt niet aangepast en blijft op 100% staan.
“Melding voor regel met nummer: [X]: de opgegeven grootboekrekening voor privé gebruik is niet gevonden in het boekjaar. Percentage beroepsgebruik wordt daarom teruggezet naar 100%.”
Beroepsgebruik is ingevuld maar er is geen bestaande grootboekrekening opgegeven voor privé gebruik. De regel wordt wel geïmporteerd maar beroepsgebruik wordt niets mee gedaan.
Instructies na import
De instructies na import verschijnen enkel als u ongebruikte rekeningen laat verwijderen. Hierdoor moet u koppelingen naar grootboekrekeningen opnieuw ingeven. Hieronder vindt u een opsomming van deze instructies. De titel is waar u de instelling terugvindt. Daarna krijgt u een korte uitleg over deze instelling. En als laatste de stappen om deze te kunnen instellen.
Boekhouding > Instellingen > Grootboekrekeningen instellingen
Een aantal rapportages in de module Boekhouding zijn afhankelijk van de rekening eigen vermogen. Deze kunt u op de volgende manier instellen.
Oplossing: selecteer middels het zoekvenster de rekening van eigen vermogen, hier wordt bij een jaarafsluiting of rapportage het resultaat op geboekt.
Boekhouding > Instellingen > Btw-aangifte & percentages instellingen
Alle btw-percentages boven 0% en of met verlegging of (gedeeltelijke) aftrekbaarheid boeken bedragen weg naar grootboekrekeningen. Voor een juiste werking van de omzetbelasting aangiften dient dit correct te zijn ingevuld
Oplossing: controleer zowel in het inkoop als verkoop tabblad alle regels. Selecteer een regel > bewerken en controleer/koppel de btw-grootboekrekening.
Boekhouding > Instellingen > Inkoop (dagboek) instellingen
Het inkoop (dagboek) dient aan een grootboekrekening voor crediteuren en kosten gekoppeld te zijn.
Oplossing: selecteer middels het zoekvenster uw crediteuren rekening, de standaard kosten rekening en het standaard btw-percentage.
Boekhouding > Instellingen > Verkoop (dagboek) instellingen
Het verkoop (dagboek) dient aan een grootboekrekening voor debiteuren en omzet gekoppeld te zijn.
Oplossing: selecteer middels het zoekvenster uw debiteuren rekening, de standaard opbrengst en het standaard btw-percentage.
Boekhouding > Instellingen > Bank (dagboek) instellingen
Al uw bankrekeningen in Silvasoft moeten gekoppeld zijn aan een grootboekrekening. Op deze rekening(en) staan de banktransacties. U zult dit opnieuw moeten instellen per bankrekening.
Oplossing: selecteer een bankrekening > Bewerken > koppel deze in het tweede veld aan de juiste grootboekrekening.
Boekhouding > Instellingen > Kas (dagboek) instellingen
Het kasboek dient gekoppeld te worden aan een grootboekrekening waar de kas boekingen op geplaatst dienen te worden.
Oplossing: selecteer middels het zoekvenster uw kas rekening.
Controleer de grootboekmutatietemplates (indien van toepassing)
In het Overig / Memoriaal (Diverse) dagboek kunt u templates aanmaken. Hiermee kunt u sneller veelvoorkomende boekingen herhalen. Als u dit gebruikt dan dient u de grootboekrekeningen opnieuw instellen.
Oplossing: navigeer naar de module Boekhouding > Instellingen > Memoriaal (dagboek) instellingen > Grootboekmutatietemplates > selecteer een regel > klik op bewerken > selecteer één voor één een regel > Bewerken en controleer/corrigeer de grootboekrekening > Opslaan.
Controleer de productcategorieën
Producten en of diensten in Silvasoft kunnen een omzetrekening toegekend krijgen op basis van de gekoppelde productcategorie. Mogelijk dient u hier opnieuw de juiste omzetrekening(en) in te geven.
Oplossing: navigeer naar Producten > Instellingen > Categorieën > selecteer één voor één een regel > Bewerken en controleer/corrigeer de grootboekrekening > Opslaan.
Controleer de Geavanceerde rapportage in de module boekhouding
Silvasoft biedt de mogelijkheid om rapportages middels een eigen template te creëren, hieraan staan grootboekrekeningen gekoppeld. Deze zult u mogelijk weer moeten koppelen.
Oplossing: navigeer naar Boekhouding > Rapportages > selecteer links een bestaande rapportage > Bewerken > controleer/corrigeer de gegevensbron dan wel grootboekrekening > Opslaan.
Dashboard grafieken
Silvasoft heeft meerdere grafieken op het hoofd dashboard, hieraan staan grootboekrekeningen gekoppeld. Deze zult u weer aan één of meerdere grootboekrekeningen moeten koppelen.
Oplossing: klik op menu Dashboard > Klik rechtsonder in elke grafiek (indien aanwezig) op het potloodje en controleer/corrigeer de gegevensbron dan wel grootboekrekening > Opslaan.