Automatische verwerkingsregels maken voor het sneller verwerken van banktransacties

De video is verouderd per mei 2024.

Over automatische verwerkingsregels

Om de banktransacties, die u handmatig via een bankbestand of met de automatische bankenkoppeling heeft toegevoegd aan Silvasoft, sneller te kunnen verwerken, kunt u gebruikmaken van automatische verwerkingsregels.

Automatische verwerkingsregels zorgen ervoor dat een banktransactie automatisch wordt gematcht aan een bijbehorende grootboekrekening of factuur. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat als u een betaling doet vanuit uw zakelijke rekening naar uw privé rekening en als de banktransactie omschrijving het woord ‘salaris’ bevat, dat dit bijvoorbeeld automatisch wordt gekoppeld aan grootboekrekening ‘privé opname’. Of u kunt instellen dat een betaling die u doet aan de overheid altijd automatisch moet worden gematcht aan grootboekrekening ‘betaalde btw’.

Standaard krijgt u binnen uw account in Silvasoft al twee automatische verwerkingsregels. Namelijk dat alle afschrijvingen automatisch worden gematcht aan inkoopfacturen en dat alle bijschrijvingen automatisch worden gematcht aan verkoopfacturen. Hoe weet Silvasoft welke afschrijving hoort bij welke inkoopfactuur? Hiervoor wordt gekeken naar het bedrag van de transactie, deze moet namelijk gelijk zijn aan het bedrag van de inkoopfactuur. Daarnaast wordt ook gekeken naar het factuurnummer. Het factuurnummer in de banktransactie omschrijving moet overeenkomen met het factuurnummer van de inkoopfactuur. Het zelfde geldt voor verkoopfacturen. Het bedrag en het factuurnummer moeten gelijk zijn.

Automatische verwerkingsregels maken

In deze handleiding gaan we 2 automatische verwerkingsregels maken als voorbeeld.

1. We gaan een automatische verwerkingsregels maken voor het automatisch verwerken van een salaris transactie
2. We gaan een automatische verwerkingsregels maken voor het automatisch verwerken van een btw betaling

Voorbeeld: salaris transactie

1. Allereerst gaan we in Boekhouding > Bankboek naar Bankrekeningen,
   
2. Selecteer een bankrekening en daarna Automatische verwerkingsregels om deze te gaan toevoegen,
3. Er opent een scherm waarin u de automatische verwerkingsregels kunt gaan maken, kies voor Eigen matchingsregels om zelf deze matchingsregels in te geven,
   
4. In ons voorbeeld gaan we uit van een salaris betaling die wordt gedaan vanaf de zakelijke rekening naar een privé rekening, dus het betreft een afschrijving. Vervolgens kunt u de automatische verwerkingsregel beperken op tegenrekening. Dit betekent dat de automatische verwerkingsregel alleen geldt voor een afschrijving naar een bepaald rekeningnummer. Hier kunt u het privé rekeningnummer waar het salaris naar wordt overgemaakt invullen. Vervolgens kunt u de automatische verwerkingsregel nog iets verder beperken. U kunt bijvoorbeeld instellen dat de automatische verwerkingsregel ook alleen maar moet gelden als de banktransactie omschrijving het woord ‘Salaris’ bevat. Vervolgens moet u nog invullen wat er moet gebeuren als aan bovenstaande voorwaarden is voldaan. Een salarisbetaling kunt u bijvoorbeeld automatisch laten verwerken op een grootboekrekening. Vervolgens vult u de grootboekrekening in waar u de salarisbetaling op wilt boeken. Klik daarna op opslaan.

Voorbeeld:

Voorbeeld: btw betaling

In dit voorbeeld gaan we uit van een btw betaling aan de overheid. Het betreft dus een afschrijving. Vervolgens kunt u de automatische verwerkingsregel beperken op tegenrekening. Dit betekent dat de automatische verwerkingsregel alleen geldt voor een afschrijving naar een bepaald rekeningnummer. Hier kunt u het rekeningnummer van de overheid invullen. Vervolgens kunt u de automatische verwerkingsregel nog iets verder beperken door een transactie omschrijving toe te voegen. U kunt er ook voor kiezen om dit niet te beperken. In dat geval zullen álle afschrijvingen die worden gedaan naar een bepaald rekening nummer automatisch worden gematcht volgens de automatische verwerkingsregel die u heeft gemaakt. Voor de verwerking kiezen we hier weer voor het verwerken op vaste grootboekrekening waarbij u als grootboekrekening kunt kiezen voor de btw rekening die u gebruikt voor betaalde btw.

Voorbeeld: