Silvasoft gebruikers hebben optioneel de mogelijkheid om het verwerken van inkoopfacturen en bonnetjes met de Mail & Herken functionaliteit te automatiseren. Binnen enkele seconden ontvangt u een boekingsvoorstel die gemiddeld 80% van alle facturen volledig herkent. In deze handleiding laten we zien hoe dit werkt!
Online saldo opwaarderen
Als u gebruik wilt maken van Scan & Herken dan heeft u een online saldo nodig. In onze handleiding Online saldo opwaarderen, laten we zien hoe u dit saldo kunt opwaarderen en waar u dit kunt terugvinden in Silvasoft.
Kosten Mail & Herken
Een scan en boekingsvoorstel vanuit de Mail & Herken functionaliteit kost € 0,16 per keer.
Let op! Geld dat u stort kan niet teruggestort of overgedragen worden. Wilt u de Mail & Herken eerst uitproberen, begin dan met een klein bedrag.
Documenten inbox
De documenten inbox die u links in het menu van Silvasoft vindt, is de centrale locatie van Scan & Herken en Mail & Herken. Hier kunt u uw bonnetjes en facturen uploaden en deze daarna optioneel laten scannen en verwerken in uw administratie. Hier vindt u ook het e-mailadres terug dat gebruikt wordt voor Mail & Herken.
Dit ‘unieke’ e-mailadres dat eindigt op @silvasoft.nl kunt u gebruiken om bonnetjes of facturen direct naar de documenten inbox te sturen.
Voor aanvullende informatie kunt u de aanvullende teksten lezen of contact opnemen met onze supportafdeling.
Instellingen
Bij de ‘Instellingen’ van de documenten inbox kunt u het volgende instellen:
- Algemene instellingen >
- Matchingsregels: Hier ziet u matchingsregels om automatisch de juiste leverancier bij uw inkoopfacturen en bonnetjes te vinden. Deze regels worden bij het verwerken van uw documenten automatisch voorgesteld, maar u kunt ze ook hieronder handmatig toevoegen of wijzigen.
- Mail & herken:
- Vertrouwde afzenders: Enkel e-mailadressen die bekent zijn bij een leverancier in uw CRM dossier worden geaccepteerd. De afzender ontvangt een reactie als zijn e-mail niet is geaccepteerd. In aanvulling op de e-mailadressen van uw leveranciers kunt u hieronder extra e-mailadressen toevoegen als vertrouwde afzenders, en
- E-mail log: Hieronder ziet u een log van alle e-mails die zijn verstuurd naar deze administratie. Enkel e-mails van uw leveranciers (zie menu: Relatiebeheer (CRM) > Leveranciers) of e-mailadressen die onder het tabblad ‘Vertrouwde afzenders’ zijn toegevoegd, worden verwerkt.
Vertrouwde afzenders toevoegen
Onder ‘Instellingen’ en dan bij ‘Mail & Herken’ en ‘Vertrouwde afzenders’ kunt u aangeven welke (overige) mailadressen vertrouwd zijn en u een bonnetje of factuur ter verwerking mogen sturen.
Als u hier op ‘Vertrouwde afzender toevoegen’ klikt dan kunt u een e-mailadres toevoegen.
U kunt deze vertrouwde afzender ook verwijderen indien u deze het niet meer toestaat bonnetjes en facturen naar u te versturen.
Vertrouwde forwarders
In sommige gevallen kan het zijn dat uw e-mail forwards niet goed aankomen in de documenten inbox. Stel u forward e-mails via voorbeeld@uwbedrijf.nl naar uw documenten inbox, dan kan het nodig zijn om hieronder het mailadres voorbeeld@uwbedrijf.nl toe te voegen als vertrouwde forwarder. Let op: na het toevoegen van een vertrouwde forwarder kan het ongeveer 15 minuten duren voordat uw e-mails vanaf dit mailadres aankomen.
Dit vindt u terug onder ‘Instellingen’ en dan bij ‘Mail & Herken’ en ‘Vertrouwde forwarders’.
Stappenplan Mail & Herken
Nadat u uw saldo heeft opgewaardeerd bent u in staat om gebruik te maken van Mail & Herken. Op basis van onderstaand stappenplan kunt u gebruik maken van deze feature. Het is verder goed te weten dat deze feature op basis van ‘Machine learning’ slimmer gemaakt wordt:
- Stuur uw documenten naar uw eigen unieke @silvasoft.nl e-mailadres die u terugvindt in uw documenten inbox (bovenstaande is een voorbeeld). Uw vertrouwde afzenders of leveranciers kunnen ook naar dit e-mailadres de bonnetjes of facturen sturen.
- Ga naar de documenten inbox.
- Nadat de bestand(en) zijn ontvangen vindt u deze terug bij ‘Te verwerken documenten’.
- Als u op ‘Alles scannen’ klikt dan worden alle documenten gescand, of
- Als u een specifiek document open klikt dan kunt u dit document laten scannen middels de knop ‘Ja, nu scannen’.
- In beide gevallen geldt dat de kosten per scan pas ingehouden worden bij het daadwerkelijk scannen, nog niet bij het uploaden van documenten.
- Als de leverancier direct herkend wordt, dan wordt deze aan de bijbehorende leverancier in uw administratie gekoppeld. Anders heeft u de mogelijkheid om een nieuwe leverancier aan te maken.
- De datum en het factuurnummer zullen aangevuld worden indien beschikbaar via de scan. Dit kunt u eventueel aanvullen of corrigeren indien nodig.
- De losse inkoopregels worden toegevoegd als ‘Btw-regels’, hierbij wordt de kostenrekening gebruikt die bij de leverancier is ingesteld in de module ‘Relatiebeheer’. U kunt dit eventueel nog wijzigen.
- De ‘Totalen’ worden bepaald aan de hand van de ‘Btw-regels’.
- Als alles binnen het boekingsvoorstel naar wens is, dan kunt u deze inboeken en naar het volgende boekingsvoorstel gaan, het scherm sluiten, of de ingeboekte factuur direct bekijken in het inkoopboek.
- Nu is er een inkoopboeking aangemaakt en toegevoegd aan uw boekhouding en is de scan als bijlage toegevoegd.
Mail & Herken (log)
In de documenten inbox vindt u ook het Mail & herken (log).
Hier wordt per ingestuurde e-mail gelogd wat er is gebeurd. Welke bijlages wel- of niet zijn verwerkt. Hiermee kunt u snel zien waarom een e-mail van bijvoorbeeld een leverancier niet herkend is.
Scan & Herken?
Uiteraard kunt u met Silvasoft ook gebruik maken van Scan & Herken. U kunt dan ook uw facturen en bonnetjes direct uploaden naar uw eigen documenten inbox (ook via de app). Daarna ontvangt u binnen enkele seconden een boekingsvoorstel. In onze handleiding Scan & Herken, wordt dit verder toegelicht.