Indien u in Silvasoft een inkoopfactuur toevoegt in uw boekhouding inkoopboek, komt deze standaard als openstaande factuur in uw administratie te staan. Oftewel, er staat nog een bedrag op uw crediteurenrekening welke u dient af te dragen aan de leverancier.
Op enig moment betaalt u deze factuur aan uw leverancier. U dient de inkoopfactuur dan af te letteren zodat uw crediteurensaldo bijgewerkt wordt en de factuur als betaald wordt geboekt. Het afletteren kunt u op meerdere manieren doen, de meest gebruikelijke is via uw bank- of kasboek.
Afletteren via bankboek
De meest gebruikelijke manier om uw factuur als betaald te verwerken is via het bankboek. U heeft vanuit uw bankrekening een bedrag betaald aan de leverancier. Deze banktransactie verwerkt u in uw boekhouding en gebruikt u om de inkoopfactuur af te letteren. Bankafschriften importeren, handmatig banktransacties toevoegen of banktransacties automatisch inladen met de bankenkoppeling regelt u eenvoudig via het menu Boekhouding > Bankboek.
Belangrijk is dat u dus de bankafschriften verwerkt zoals uitgelegd in het artikel. Bij het verwerken van de afschriften kiest u ervoor om het afschrift te ‘matchen met inkoopfacturen’. Kies uw inkoopfactuur en de factuur komt op betaald te staan.
Afletteren via kasboek
Heeft u de betaling voor de factuur contant voldaan? Dan dient u deze af te letteren via uw kasboek als volgt:
- Ga naar Boekhouding > Kasboek en klik op ‘Nieuw’ om een nieuwe kasboeking te maken.
- Vul het bedrag in dat u heeft betaald en kies in het tabblad ‘Matchen’ voor ‘Matchen met inkoopfacturen’.
- Achter ‘Is betaling voor’ voegt u nu de inkoopfactuur toe welke u op betaald wilt zetten.
Afletteren via memoriaalboeking
Een andere manier om uw inkoopfactuur af te letteren is via een memoriaalboeking. Dit is niet gebruikelijk, aangezien u voor een correcte boekhouding de bedragen die betaald zijn normaliter verklaart via uw bank- of kasboek. Wilt u het toch via een memoriaalboeking afletteren, dan doet u dit als volgt:
- Ga naar Boekhouding > Overig / Memoriaal.
- Klik op de knop ‘Nieuw’ om een nieuwe memoriaalboeking te maken.
- Kies bij ‘Selecteer dagboek’ voor ‘Memoriaal’ en geef uw boeking een omschrijving.
- Maak nu de grootboekmutaties aan om uw crediteurenrekening af te boeken. Tegenover deze grootboekmutatie zet u de ontvangst op uw kas of bank grootboekrekening zoals te zien in onderstaand voorbeeld.
- Klik nu op het tabblad ‘Koppelen met inkoop / verkoop’ en voeg hier achter ‘Is betaling van’ de inkoopfactuur toe die u op betaald wilt zetten.