Heeft u al uw inkoop- en verkoopboekingen in een ander programma staan, of houdt u deze bij in Excel? In dit artikel leggen we uit hoe u deze in- en verkoopboekingen kunt importeren in Silvasoft. Dit scheelt u namelijk een hoop werk bij het invoeren van deze boekingen.
Vindt u het toch lastig en heeft u liever dat wij u hier verder mee assisteren? Maak dan gebruik van de gratis overstapservice!
Bent u een Nederlandse gebruiker en/of heeft u een administratie middels de Nederlandse wetgeving? Zo ja, dan kunt u in de meeste gevallen een Auditfile genereren vanuit uw vorige boekhoudprogramma en aanleveren. Dit bestand kunnen wij ook voor u importeren en biedt doorgaans meer mogelijkheden qua import aan.
In Silvasoft kunt u op twee manieren uw in- en verkoopboekingen importen namelijk via een Vrije import en de Import volgens vast template.
Met de vrije import kunt u elk soort Excel bestand uploaden. Dit bestand hoeft niet te voldoen aan een vast format. Vervolgens kunt u aangeven welke kolom gekoppeld moet worden aan een veld in Silvasoft. De vrije import is de eenvoudigste manier om te beginnen met importeren. Voor meer informatie over de Vrije import verwijs ik u graag naar het volgende artikel Importmogelijkheden.
In het vervolg van dit artikel zal er verder worden in gegaan op de import volgens vast template, voor deze import dient u gebruik te maken van het gestandaardiseerde import bestand welke aanwezig is in de software.
Stappenplan in- en verkoopboekingen importeren
U kunt uw in- en verkoopboekingen binnen Silvasoft importeren via de module Beheer.
- Ga in het menu Beheer > Importmogelijkheden > Import volgens vast template > naar Import van inkoop- en verkoopboekingen. Klik op de blauwe knop ‘Open import’,
- Vervolgens moet u het format downloaden waarin u alle in- en verkoopboekingen kunt gaan plaatsen. Lees de instructies van dit format goed door! Dit is belangrijk voor een juiste import,
- U kunt middels het import bestand ook boekingen gelijk (deels) afletteren vanuit de import. Dit wordt dan binnen Silvasoft geboekt via het Overig/Memoriaal op een bank- of kas grootboekrekening (dit geeft u op in kolom Betaald_via),
- Zodra u dit bestand gevuld heeft kunt u het gaan uploaden. U kunt het bestand uploaden door te klikken op de blauwe knop ‘Selecteer bestand’. Vervolgens klikt u op de blauwe knop ‘Importeer en ga naar controle’,
- Nu wordt het bestand uitgelezen door Silvasoft. Dit kan even duren. Na het uitlezen komt u terecht in: ‘Boekingen import: controleer de import’. Lees hier goed alle tekst en klik vervolgens op ‘Importeer records zonder foutmelding’ of ‘Gehele import annuleren’. Als u foutmeldingen tegenkomt dan zult u deze eerst moeten oplossen voorafgaand het doen van een nieuwe import,
- Nadat de boekingen geïmporteerd zijn vindt u deze terug in het inkoop- en/of het verkoopdagboek van de module Boekhouding terug. Als u bij een boeking een relatie opgeeft die nog niet in Silvasoft aanwezig is dan zal deze aangemaakt worden.
Import in- en verkoopboekingen i.c.m. een beginbalans
Nadat u uw in- en verkoopboekingen heeft geïmporteerd raden we gebruikers aan dit te combineren met het inbrengen van een beginbalans. In ons artikel: Beginbalans invoeren, leest u terug hoe dit werkt.
De reden dit te doen is voor een volledig correcte verwerking van uw boekhouding, en de correcte saldering van alle grootboekrekening. Hierbij is het belangrijk dat u in de beginbalans niet zomaar de saldi voor debiteuren, crediteuren, btw, bank en kasrekeningen worden overgenomen zonder inachtneming van de saldi die middels de import zijn ingebracht.
Voorbeeld: als u een beginbalans inbrengt met €1000 debet op de bank, maar als u middels de import €500 heeft betaald (dus uw bank gecrediteerd), dan zou uw beginsaldo uitkomen op €500 debet. Als het saldo €1000 debet moet zijn dan zou u eigenlijk €1500 debet op de beginbalans moeten plaatsen.