In dit artikel leggen we uit hoe u als beheerder binnen de urenregistratie uren kunt factureren in combinatie met de module ‘Facturatie’, uren kunt blokkeren, vrijgeven en kunt beheren.
Waar kan ik de module terugvinden?
De urenregistratie module vindt u in het menu aan de linker kant vanuit de browser versie of de app van Silvasoft.
Dashboard
U heeft een urenregistratie dashboard waar u nieuwe registraties kunt inzien, bestaande urenregistraties snel kunt inzien, de achterstand van urenregistratie terugvindt en een snelle verwijzing naar de rapportages en exports tot uw beschikking heeft.
Uren registreren
In ons artikel: Uren inboeken, heeft u kunnen lezen hoe u een urenregistratie aanmaakt. Hierin staat ook dat u deze registraties wel- of niet ‘facturabel’* kan maken. Een beheerder kunt voor gebruikers met de module urenregistratie uren inboeken of aanmaken, ook voor uzelf kunt u via deze methode uren inboeken.
*Een ‘facturabele’ urenregistratie houdt in dat op basis van deze registratie een (concept)factuur gemaakt kan worden.
Alle urenregistraties
Hier ziet u als beheerder een overzicht van urenregistraties van alle medewerkers, gegroepeerd per dag. U kunt vanuit dit overzicht ook direct dagen blokkeren of vrijgeven. Op geblokkeerde dagen kunnen geen nieuwe registraties worden toegevoegd tevens kunnen bestaande registraties op die dag niet gewijzigd worden. Tip: gebruik CTRL-klik om meerdere regels te selecteren.
Urenregistraties overzicht
Let op! De urenregistraties kunnen alleen door beheerders (urenmanager) met de module ‘Urenregistratie’ en ‘Facturatie’ worden gemaakt.
Hieronder vindt u het stappenplan terug om dit te kunnen doen:
- Ga naar menu item ‘Urenregistratie’, ‘Uren factureren’,
- Klik dan op ‘Maak facturen (alles)’, als u alles wilt facturen,
- Maakt een selectie en kies op Maak facturen (selectie) als een bepaalde selectie wilt factureren,
- U krijgt nu de vraag om de tarieven en gekoppelde diensten te controleren, deze worden gebruikt om de uren correct op de factuur te plaatsen,
- Kies nu bij de medewerker of voor alle medewerkers een bijpassend product / dienst wat u voor de facturatie wilt gebruiken,
- U heeft ook de optie om 1 verzamelfactuur te maken of een losse factuur per relatie op te stellen of per project. Een verzamelfactuur kan alleen bij dezelfde relatie opgesteld worden,
- Nu kunt u op Genereer concept facturen klikken om een concept factuur te maken, u kunt deze openen of terugvinden via Facturatie > Facturen > Concepten,
- In het scherm ‘Factuur nieuwe/bewerk’ kunt u de factuur naar wens aanpassen, onder tabblad ‘Bijlagen’ vindt u een ‘Bijlage urenoverzicht’ bestand waarin de urenregistraties die u had geselecteerd zijn meegenomen,
- Indien u klaar bent kunt u deze factuur ‘Opslaan en sluiten’ en/of versturen richting uw klant.
In het ‘Urenregistraties overzicht’ komen de verwerkte urenregistraties naar voren met een verwijzing naar het ‘Factuurnummer’ van de gegenereerde factuur.
Urenregistratie blokkeren en vrijgeven
Nadat er urenregistraties zijn toegevoegd dan heeft de beheerder de mogelijkheid deze te 'Blokkeren'. Een geblokkeerde urenregistratie kan niet aangepast worden. Om deze aan te passen zal de Beheer deze moeten 'Vrijgeven'.
Beide opties zijn terug te vinden onder 'Uren factureren'.
Facturatie instellingen
De bijlage ‘Bijlage urenoverzicht’ kunt u (beperkt) aanpassen naar eigen smaak. Dit doet u onder menu item ‘Urenregistratie’ gaat u naar ‘Instellingen’. Vervolgens vindt u onder tabblad ‘Facturatie instellingen’ de mogelijkheid de bijlage te bewerken met de volgende opties:
- Kies een formaat: de bijlage voor de urenrapportage kan zowel in portrait als landscape formaat worden gegenereerd,
- Marge (links, rechts, onder en boven): met marges bepaalt u de ruimte van de rand tot de inhoud van de bijlage. De marges worden opgegeven in inches. 1 inch = 2.54 centimeter. Voer dus de waarde 1 in als u 2.54 afstand wilt bereiken,
- Achtergrond: met ‘+ Upload achtergrond’ een .pdf bestand als achtergrond toevoegen aan deze bijlage.
Instellingen
Als laatste heeft u ook toegang tot de urenregistratie instellingen.
Hier kunt u instellen wat standaard verplicht of geselecteerd kan worden, de te gebruiken dienstregeling, medewerker specifieke instellingen, de feestdagen die gelden binnen de organisatie, en de eerder genoemde facturatie instellingen.