In dit artikel leggen we uit hoe u een offerte kunt maken in uw eigen huisstijl en deze naar uw relaties kunt versturen met Silvasoft. De uitgangssituatie voor dit artikel is dat u de module ‘Offerte & orders’ heeft aangezet voor uw account.
Stap 1: een offertetemplate (ontwerp) maken
Om te kunnen offreren dient u een offertetemplate te maken. Een offertetemplate bepaalt hoe uw offertes eruit komen te zien. U geeft aan waar u de klantgegevens wilt tonen, waar u uw eigen gegevens wilt tonen en welke informatie u in uw offerteregels en totalen wilt laten zien. Ook kunt u uw eigen logo of briefpapier toevoegen aan het template en vaste teksten opnemen.
U kunt uw bestaande offertetemplates wijzigen of een nieuwe template aanmaken via het menu Offertes & orders > Instellingen en klik vervolgens op het tabblad die begint met de tekst ‘Documenttemplates’. Wilt u weten hoe het maken van een offertetemplate (ontwerp) precies werkt? Lees dan meer via onderstaande link.
Stap 2: de offerte aanmaken
- Ga in Silvasoft naar het menu Offertes & orders > Offertes.
- Klik hier op de knop ‘ + Nieuw offerte’. Nu opent een scherm waarin u alle informatie voor uw offerte kunt invoeren.
- Begin met het selecteren van uw relatie middels het zoekveld achter ‘Relatie’. Het zoekveld vult automatisch de relaties aan die overeenkomen met uw zoekterm. Bestaat de relatie nog niet?
- Maak dan een nieuwe relatie aan via de + knop achter het veld. Hier kunt u dan voor een 'Nieuw bedrijf' of 'Nieuw particulier' kiezen.
- Vul vervolgens de overige velden in welke relevant zijn, zoals een opmerking of referentie voor de offerte. Enkel de velden ‘Relatie’ en ‘Datum’ zijn verplicht.
- De rest van de velden zijn optionele instellingen, met 'Meer instellingen tonen' kunt u aanvullende instellingen terugvinden,
- In het veld Vervaldatum kunt u de vervaldatum van de offerte ingeven. U kunt hier aangeven wanneer deze offerte vervalt. Indien gewenst kunt u deze datum ook weergeven op uw offertes (PDF). Voeg hiervoor de token %VervaldatumOfferte% toe op het documenttemplate van de offerte.
- Voeg nu offerteregels toe aan de offerte via de knop ‘Nieuwe offerteregel’. Een offerteregel is een specificatie van de offerte zoals een product of dienst welke u tegen een bepaalde prijs heeft verkocht.
- Nu volgt een detailscherm waarin u uw offerteregel kunt invullen. Hier kiest u linksboven het product of dienst dat u wilt offreren. Dus stel u wilt een fiets verkopen, vul dan bij product ‘fiets’ in. Bestaat dit product nog niet? Voeg dan direct een nieuw product toe door de naam in te geven en op 'Enter' te drukken.
- Vul nu de overige velden naar wens in. In elk geval dient u een aantal op te geven. De meeste overige velden zoals ‘prijs per stuk’ en ‘btw-percentage’ worden automatisch ingevuld op basis van het gekozen product. Ook is het mogelijk om aan te geven van welke Batchnummer of magazijn de voorraad moet worden afgeboekt, voor deze functie dient u wel de add-on voor Magazijnen en winkels / Batch- en serienummers aan te zetten. Na invullen van de velden ziet u scherm er bijvoorbeeld zo uit:
- Klik tot slot op de knop ‘Opslaan en sluiten’ wanneer u klaar bent. Wilt u direct nog een offerteregel aanmaken, klik dan op ‘Opslaan en volgende’.
- Na opslaan komt u weer in het offerte detail scherm. Uw offerte is nu aangemaakt en u heeft één of meerdere offerteregels toegevoegd. Oftewel, uw offerte is klaar om bekeken en verstuurd te worden!
Ook kunt u bij een offerte gebruik maken van verschillende statussen zodat u een duidelijk overzicht heeft van de (verkoop)fase waarin deze zich op het moment bevindt. U kunt gebruik maken van de volgende statussen:
- Concept offerte
- Definitieve offerte
- Door klant afgewezen
- Maak order (geaccepteerd), nu wordt de offerte omgezet naar een order.
* Deze fases kan u ook terugvinden in het overzicht scherm van de Offertes
De eerste status van de Offerte is altijd de 'Concept offerte' en de status wordt altijd links bovenin naast de titel Offerte nieuw / bewerk weergegeven, ook heeft iedere status zijn eigen kleur in het scherm.
U kunt de verschillende statussen op de offerte registreren door in de offerte te gaan naar 'Wijzig status' (onder de referentie) en hier kan u dan op de blauwe knop klikken.
Heeft u de Offerte omgezet naar een Order (geaccepteerd) dan kan u deze ook gelijk omzetten naar een factuur. Dit doet u door te klikken bij 'Acties' op de blauwe knop Maak factuur.
Nu krijgt u de keuze of u de gehele order wilt factureren of een deel van de factuur.
Voor meer informatie over deelfacturen vanuit een order verwijs ik u graag naar de volgende documentatie Deelfacturen vanuit een order.
Stap 3: de offerte bekijken & versturen naar uw klant
Ervan uitgaande dat u nog in het offerte scherm zit van stap 2 kun u hieronder verder lezen over hoe u uw offerte kunt bekijken en versturen naar uw klant.
- Klik allereerst links onderin op de knop ‘Opslaan’ om uw offerte definitief te maken en om een offertenummer te genereren voor de offerte.
- Klik nu op het tabblad ‘Versturen & printen’.
- Allereerst gaan we een voorbeeld bekijken van de offerte. Klik hiervoor op het sub-tabblad ‘Preview’.
- Klik nu op de knop ‘Bekijk preview’ om direct te zien hoe uw offerte eruit ziet. Maak indien gewenst aanpassingen aan uw documenttemplate, offerteregels of offertegegevens totdat de offerte naar wens is.
- Bent u klaar om de offerte te versturen naar uw klant? Ook dit doet u snel en eenvoudig vanuit Silvasoft. Klik hiervoor het subtabblad ‘Versturen & printen’
- U kunt hier onder het kopje ‘Printen (downloaden)’ de offerte als PDF downloaden om deze handmatig te versturen of e-mailen naar uw klant.
- Wilt u de offerte direct naar uw klant e-mailen vanuit Silvasoft? Klik dan op de knop ‘Verstuur offerte en bijlages per e-mail’. De offerte kunt u dan versturen naar de relatie welke u eerder heeft gekoppeld aan de offerte. De offerte wordt niet direct verstuurd, eerst volgt een tussenscherm waarin u de e-mail kunt bekijken of aanpassen. Klik in dit scherm onderin op de knop ‘Versturen’ om uw offerte per e-mail naar uw klant te verzenden.
Tip: de e-mail tekst en afzender die standaard ingevuld wordt wanneer u klikt op de knop ‘Verstuur offerte en bijlages per e-mail’ wordt bepaald op basis van uw e-mailtemplate. U kunt meerdere e-mail templates aanmaken in uw administratie, zo kunt u met 1 druk op de knop een offerte per e-mail versturen naar uw klant op basis van een e-mailtemplate. Het beheren van e-mailtemplates doet u via het menu Offertes & orders > Instellingen > E-mailtemplates > Offerte.