Met Silvasoft kunt u inkooporders aanmaken. Dat kan handmatig, op basis van een besteladvies en gebaseerd op een orderbevestiging. Deze inkooporders worden op basis van een template in uw eigen layout gegenereerd.
Hieronder vindt u een algemene demo van onze documentbuilder terug, maar ook specifieke features gerelateerd aan de inkoopadministratie!
Inkooporder gerelateerde features
Inkooporder gerelateerde tokens
Bij het opstellen van een inkooporder layout heeft u een aantal unieke tokens tot uw beschikking. Met tokens roept u variabele data op vanuit Silvasoft. Dit zijn de volgende tokens.
- %Levernaam%: de relatie of magazijnnaam waar de levering afgeleverd dient te worden,
- %Leverstraatnummer%: het huisnummer van het afleveradres,
- %Leverpostcode%: de postcode van het afleveradres,
- %Leverplaats%: de plaats waar het afleveradres gevestigd is, en
- %Leverland%: het land waar het afleveradres zich bevindt.
Deze tokens worden aangevuld op basis van één van drie mogelijkheden bij het definitief inboeken van een inkooporder. Hieronder staan de mogelijkheden toegelicht.
Aan uzelf (hoofdkantoor)
Wanneer u een inkooporder definitief gaat maken dan zal deze in de eerste instantie naar uzelf verzonden worden. Het gehanteerde adres wordt op basis van uw administratie gegevens aangevuld.
Let op: dit vult u in onder Beheer > Bedrijven (administraties) en dan selecteert u uw administratie en bewerkt deze.
Aan uw klant (dropshipping)
Doet u aan klantleveringen (dropshipping)? Dan kunt u Direct bij klant leveren aanvinken om de levering direct bij uw klant te laten afleveren.
Aan uw magazijn (of winkel)
Als laatste kunt u het laten leveren aan uw magazijn (of winkel). Hiervoor dient u wel de add-on Magazijnen en winkels actief te hebben in uw administratie.
Met deze add-on kunt u magazijnen toevoegen aan Silvasoft. Bij het definitief maken van een inkooporder krijgt u een extra optie Magazijn.
Hier kunt u één van uw magazijnen kiezen waar de levering afgeleverd dient te worden.
Document templates maken
U kunt een inkooporder template aanmaken vanuit de Inkoopadministratie. Dit vindt u terug onder Instellingen en dan onder Documenttemplates.
Een document layout bepaalt hoe uw document eruit komt te zien als PDF bestand. Denk aan het ontwerp van uw facturen, offertes, pakbonnen, inkooporders, enzovoorts. Met onze builder creëert u in een handomdraai een uniek document layout welke volledig naar uw wens is ingericht. In de onderstaande video wordt de document builder toegelicht inclusief de documentregels en het totalenblok.
Document secties
Een document lay-out is opgebouwd uit 3 secties. Een boven-, midden- en ondersectie. De boven- en ondersecties worden op iedere pagina herhaald. Hier kunt u bijvoorbeeld u betalingsvoorwaarden, website of andere gegevens toevoegen die op elke pagina terug mogen komen.
In de middensectie zet u de inhoud van uw layout in zoals een factuuropmerking, factuur- of offerteregels, enzovoorts. Aan elke sectie kunt u kolommen toevoegen en van elke sectie kunt u de hoogte bepalen.
Kolommen
Aan elke sectie kunt u kolommen toevoegen. U kunt middels kolommen verschillende gestructureerde indelingen in uw document maken. Denk aan een linker- en rechterkolom, of drie kolommen van gelijke breedte, of een kolom over de gehele breedte van het document.
Om een kolom toe te voegen klikt u op de knop ‘Kolommen toevoegen’ in de desbetreffende sectie. Vervolgens kunt u een kant-en-klare indeling of losse kolommen kiezen. De kolommen worden percentueel over de breedte verdeeld en kunnen in een kant-en-klaren indeling of als losse kolom worden toegevoegd. De volgende opties zijn hiervoor beschikbaar:
Kant-en-klare kolommen
- 1-kolom 100%,
- 2-kolommen 50% + 50%,
- 2-kolommen 25% + 75%,
- 2-kolommen 75% + 25%,
- 2-kolommen 66,6% + 33,3%,
- 2-kolommen 33,3% + 66,6%,
- 3-kolommen 33,3% + 33,3% + 33,3%,
- 3-kolommen 25% + 50% + 25%,
- 3-kolommen 50% + 25% + 25%,
- 3-kolommen 25% + 25% + 50%, en
- 4-kolommen 25% + 25% + 25% + 25%.
Losse kolommen
- 100% brede kolom,
- 75% brede kolom (3/4),
- 66,6% brede kolom (2/3),
- 50% brede kolom (1/2),
- 33,3% brede kolom (1/3), en
- 25% brede kolom (1/4).
Elementen
Aan iedere kolom kunt u elementen toevoegen. Een element kan bijvoorbeeld een stuk tekst of de factuurregels zijn. Het element factuurregels verschilt per document type, op een offerte zal hier bijvoorbeeld offerteregels getoond worden. Om een element toe te voegen aan een kolom klikt u op de knop ‘Acties’ in de kolom.
Een kolom kunt u in de breedte wijzigen met Kolombreedte wijzigen, deze breedte zijn op basis van de losse kolommen breedtes omschreven in de vorige paragraaf. Met Kolom omhoog verplaatsen en Kolom omlaag verplaatsen kunt u de positie van deze kolom in deze sectie bepalen. En met Kolom verwijderen kunt u deze kolom verwijderen uit deze sectie.
Tekstelement met variabele gegevens
Om variabele gegevens aan uw document toe te voegen kiest u voor een tekstelement. Aan elk tekstelement voegt u zelf tekst toe. In deze tekst kunt u dynamische tokens opnemen. Deze tokens worden vervangen door echte data bij het genereren en exporteren van het document. Voorbeeld tokens zijn %Relatienaam% of %Documentnummer%. Als u ervoor kiest om deze variabele gegevens in te voegen dan krijgt u een lijst weergave met deze gegevens waarin u kunt zoeken en scrollen.
Dit scherm bestaat uit de volgende onderdelen:
- Zoekveld om variabele tokens mee te zoeken,
- De naam met %-tekens in (zoals %Relatienaam%) is het variabele token die ingevoegd moet worden om bepaalde variabele data aan te roepen,
- De tekst die naast het token staat omschrijft de functie van de token en welke variabele data wordt aangeroepen, en
- Met Token invoegen kunt u de variabele token toevoegen aan het tekst element waarin u zit te werken.
Voorbeeld bekijken?
Wilt u weten hoe uw lay-out eruit komt te zien wanneer u deze zou gebruiken bij een factuur, offerte of ander document? Klik dan op de knop ‘Bekijk voorbeeld van ontwerp’.
Oog voor detail
Aan de rechterkant van het Document Builder scherm vindt u een aantal opties terug waarmee u de puntjes op de i van uw document template kunt zetten.
- Bij Info kunt u meer informatie over de Document Builder terugvinden,
- Onder Actie vindt u geavanceerde instellingen gerelateerd aan het maken van uw template, en
- Met Klaar? Opslaan! kunt u tussentijds uw aanpassingen opslaan en/of opslaan & afsluiten.
Het kopje Info en Klaar? Opslaan! spreken voor zichzelf. Het kopje Actie heeft aanvullende toelichting nodig. Deze is verdeeld in vier onderdelen die voorheen o.a. onder de geavanceerde instellingen van templates beschikbaar waren:
- Met Bekijk voorbeeld van ontwerp kunt u een preview bekijken van uw huidige document ontwerp, u kunt dit gebruiken om te zien waar u nog aanpassingen op uw document dient te doen,
- Bij Achtergrond toevoegen kunt u een .PDF bestand toevoegen als achtergrond voor uw eerste bladzijde (en aanvullend dezelfde of een andere voor u vervolg bladzijde). U kunt dit gebruiken om briefpapier op uw document te hanteren,
- Via Open geavanceerde instellingen kunt u o.a. de document marges, het pagina formaat, de export naam van het document, getoonde decimalen, valuta karakter, datum notatie en paginanummers van het document instellen, en
- Als laatste kunt u door Reset naar standaard layout te gebruiken uw document terugzetten naar de standaard document instellingen. Let op: Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.