In dit artikel leggen we u stapsgewijs uit hoe u een aanmaning of herinnering kunt sturen naar uw klant.
Aanmaningen versturen
Nu zijn we klaar met alle instellingen en kunnen we de herinneringen gaan versturen. Silvasoft berekent altijd per factuur welke herinnering er moet worden gestuurd. Wel dient u altijd uw administratie bijgewerkt te hebben (bank- en kastransacties verwerkt) zodat u op het moment van het versturen van de aanmaningen ook zeker weet dat een factuur nog open staat en niet al eerder is betaald.
Tip: meer informatie over hoe u een factuur op betaald kunt zetten leest u hier (Boekhouding) of hier (Facturatie).
Voor het aanmaken en versturen van de herinneringen gaat u naar Facturatie > Aanmaningen en klikt u op de knop ‘Genereer’. Als er herinneringen verstuurd moeten worden komen deze vervolgens in de lijst te staan. U kunt deze nu selecteren en klikken op de knop ‘E-mail selectie’ of als u ze allemaal wilt versturen hoeft u ze niet te selecteren en kunt u op de knop ‘E-mail alle’ klikken. Als u een voorbeeld document wilt zien dan selecteert u een regel en klikt u op ‘Voorbeeldbrief’. Als u een voorbeeld e-mail wilt zien dan selecteert u een regel en klikt u op ‘Voorbeeld e-mail’. Zo kunt u controleren wat er naar uw klant wordt gestuurd en of u alles goed hebt ingesteld.
Aanmaningen uitschakelen bij bepaalde relaties
Als u naar een bepaalde relatie nooit een aanmaning wilt sturen dan kunt u dat per klant uitschakelen. U kunt dit doen door te gaan naar Relatiebeheer (CRM) > Klanten > Open de klant > Ga naar Facturatie (6e tabje) > Aanmaningen (4e tabje). Hier kunt u het aanmanen uitschakelen.
