Betalingsverschillen boeken
Het komt weleens voor dat uw klant teveel of te weinig betaald op een factuur, het kan ook voorkomen dat u per ongeluk te weinig aan uw leverancier heeft betaald. In dit artikel laten we zien hoe u dit kunt boeken in de bank.
Betalingsverschil bij een verkoopboeking (te weinig)
Hieronder vindt u stapsgewijs terug hoe u een betalingsverschil bij een verkoopboeking kunt boeken. U kunt dit voor zowel teveel als te weinig betaalde facturen doen.
- In de module Boekhouding > Bankboek gaat u naar ‘Stap 2: Te verwerken afschriften’ hier kiest bij het desbetreffende afschrift voor ‘Handmatig verwerken’,
- In de boeking kiest u in tabblad ‘Matchen’ voor ‘Matchen met verkoopfacturen / stornering,
- Nu selecteert u de factuur en kiest u voor ‘Selectie toevoegen’,
- Nu de boeking is toegevoegd ziet u dat bij ‘Nog te ontvangen’ €0,25 betaald dient te worden, dit bedrag zult u middels kolom ‘Wijzig ontvangen’ moeten wijzigen. Hier geeft u het totale factuur bedrag op, in dit voorbeeld €47,50,
- Nu is het ontvangen bedrag gewijzigd naar het bedrag van de factuur,
- Nu moet u onder tabblad ‘Grootboekmutaties’ het bedrag bij uw Debiteuren / Handelsdebiteuren aanpassen naar het factuurbedrag. Selecteer de regel en klik op ‘Bewerken’,
- In de journaalposteregel vult u bij bedrag het factuurbedrag in, in dit voorbeeld dus €47,50,
- Nadat u de wijziging heeft opgeslagen krijgt u de melding dat er nog een bedrag geboekt dient te worden, dit is het betalingsverschil,
- Dit betalingsverschil wilt u boeken naar een kostenrekening, bijvoorbeeld ‘Algemene kosten’. Met ‘+ Nieuw’ maakt u een nieuwe journaalposteregel en bij ‘Bedrag’ vult u het betalingsverschilbedrag in,
- Nu is het bedrag bij ‘Debet / Credit’ gelijk aan het factuurbedrag en is het betalingsverschil geboekt. Nu kunt u ‘Opslaan en sluiten’,
- U kunt nu de onderstaande melding tegenkomen. Deze ontstaat omdat het bedrag van het bankafschrift en de gekoppelde factuur niet gelijk zijn. Dit klopt uiteraard, u mag in dit geval nogmaals op ‘Opslaan en sluiten’ klikken om de melding te negeren. De boeking en het verschil zijn nu goed geboekt.
Betalingsverschil bij een inkoopboeking (teveel)
Hieronder vindt u stapsgewijs terug hoe u een betalingsverschil bij een inkoopboeking kunt boeken. U kunt dit voor zowel teveel als te weinig betaalde facturen doen.
U zou hierin dezelfde stappen als voor de verkoopboeking kunnen doen of u zou dit 'tijdelijk' op de rekening voor Kruisposten (NL) of Wachtrekeningen (BE) kunnen boeken. Met de tweede mogelijkheid zou u op een later moment dit kunnen overboeken of aan een andere factuur kunnen koppelen.
- In de module Boekhouding > Bankboek gaat u naar ‘Stap 2: Te verwerken afschriften’ hier kiest bij het desbetreffende afschrift voor ‘Handmatig verwerken’,
- In de boeking kiest u in tabblad ‘Matchen’ voor ‘Matchen met inkoopfacturen’,
- Nu selecteert u de inkoopfactuur en kiest u voor ‘Selectie toevoegen’,
- De inkoopfactuur is nu gekoppeld aan de bankboeking,
- Nu gaat u naar tabblad ‘Grootboekmutaties’. Hier moet u het crediteuren saldo wijzigen, deze selecteert u en bewerkt u middels ‘Bewerken’,
- In de journaalpostregel past u het bedrag aan naar wat bij de inkoopfactuur staat aangegeven, in dit voorbeeld is dit €19,99,
- Nadat u de wijziging heeft opgeslagen klikt u op ‘Opslaan’. U krijgt vervolgens de melding dat er een verschil is (€0,02) dat nog geboekt moet worden, dit is het betalingsverschil. Klik op ‘+ Nieuw’ om een regel toe te voegen,
- Bij ‘Grootboekrekening’ kiest u voor ‘Kruisposten’ (Nederland) of ‘Wachtrekeningen’ (België), bij ‘Bedrag’ staat het verschil automatisch,
- Zodra u de regel opslaat met ‘Opslaan’ dan ziet u dat het saldo bij ‘Debet / Credit’ en de bankboeking overeenkomen, nu klikt u op ‘Opslaan en sluiten’,
- U kunt nu de onderstaande melding tegenkomen. Deze ontstaat omdat het bedrag van het bankafschrift en de gekoppelde factuur niet gelijk zijn. Dit klopt uiteraard, u mag in dit geval nogmaals op ‘Opslaan en sluiten’ klikken om de melding te negeren. De boeking en het verschil zijn nu goed geboekt.
- Indien het teveel betaalde bedrag terugbetaald wordt / is dan kunt u via het bankboek dit ook boeken via match ‘Op vaste grootboekrekening’ en dan op ‘Kruisposten’ (Nederland) of ‘Wachtrekeningen’ (België)’.
Gerelateerde waarschuwing in de boekhoudingcontrole
Het kan voorkomen dat bij deze boekingen een waarschuwing verschijnt in de boekhoudingcontrole, als u de boekingen op bovenstaande manieren heeft verwerkt dan mag u deze negeren.
- U vindt de controle terug in de module Boekhouding > Dashboard en dan via ‘Open boekhouding controle’,
- Onder ‘Fouten & waarschuwingen’ vindt u ‘Er zijn boekingen met waarschuwingen gevonden’ terug, klik hier op,
- Aan de rechterkant vindt de detailweergave van de waarschuwingen terug. Als u de instructies uit dit artikel voor deze meldingen heeft gevolgd dan mag u deze middels ‘Melding negeren’ op genegeerd zetten.
