Silvasoft gebruikers hebben optioneel de mogelijkheid om het verwerken van inkoopfacturen en bonnetjes met de Scan & Herken functionaliteit te automatiseren. Binnen enkele seconden ontvangt u een boekingsvoorstel die gemiddeld 80% van alle facturen volledig herkent. In deze handleiding laten we zien hoe dit werkt!
Online saldo opwaarderen
Als u gebruik wilt maken van Scan & Herken dan heeft u een online saldo nodig. In onze handleiding Online saldo opwaarderen, laten we zien hoe u dit saldo kunt opwaarderen en waar u dit kunt terugvinden in Silvasoft.
Kosten Scan & Herken
Een scan en boekingsvoorstel vanuit de Scan & Herken functionaliteit kost € 0,16 per keer.
Let op! Geld dat u stort kan niet teruggestort of overgedragen worden. Wilt u de Scan & Herken eerst uitproberen, begin dan met een klein bedrag.
Documenten inbox
De documenten inbox die u links in het menu van Silvasoft vindt, is de centrale locatie van Scan & Herken en Mail & Herken. Hier kunt u uw bonnetjes en facturen uploaden en deze daarna optioneel laten scannen en verwerken in uw administratie. Hier vindt u ook het e-mailadres terug dat gebruikt wordt voor Mail & Herken.
Voor aanvullende informatie kunt u de aanvullende teksten lezen of kunt u contact opnemen met onze supportafdeling.
Instellingen
Bij de ‘Instellingen’ van de documenten inbox kunt u het volgende instellen:
- Algemene instellingen >
- Matchingsregels: Hier ziet u matchingsregels om automatisch de juiste leverancier bij uw inkoopfacturen en bonnetjes te vinden. Deze regels worden bij het verwerken van uw documenten automatisch voorgesteld, maar u kunt ze ook hieronder handmatig toevoegen of wijzigen.
- Mail & herken: hier kunt u verschillende instellingen terugvinden omtrent Mail & Herken.
Stappenplan Scan & Herken
Nadat u uw saldo heeft opgewaardeerd bent u in staat om gebruik te maken van Scan & Herken. Op basis van onderstaand stappenplan kunt u gebruik maken van deze feature. Middels ‘Machine learning’ wordt de herkenning continu slimmer gemaakt:
- Ga naar de ‘Documenten inbox’.
- Sleep uw bonnetjes naar het blauwe vlak of klik op dit vlak om te bladeren op uw PC.
- U kunt meerdere bonnetjes of bestanden tegelijk ‘drag and droppen’.
- U kunt ook via de app foto’s maken van bonnetjes en plaatsen in deze documenten inbox.
- Nadat de bestanden zijn geüpload vindt u deze terug bij ‘Te verwerken documenten’.
- Als u op ‘Alles scannen’ klikt dan worden alle documenten gescand, of
- Als u een specifiek document open klikt dan kunt u dit document laten scannen middels de knop: ‘Ja, nu scannen’.
- In beide gevallen geldt dat de kosten per scan pas ingehouden worden bij het daadwerkelijk scannen, nog niet bij het uploaden van documenten.
- Als de leverancier direct herkend wordt, dan wordt deze aan de bijbehorende leverancier in uw administratie gekoppeld. Anders heeft u de mogelijkheid om een nieuwe leverancier aan te maken.
- De datum en het factuurnummer zullen aangevuld worden indien beschikbaar via de scan. Dit kunt u eventueel aanvullen of corrigeren indien nodig.
- De losse inkoopregels worden toegevoegd als ‘Btw-regels’, hierbij wordt de kostenrekening gebruikt die bij de leverancier is ingesteld in de module ‘Relatiebeheer’. U kunt dit eventueel nog wijzigen.
- De ‘Totalen’ worden bepaald aan de hand van de ‘Btw-regels’.
- Als alles binnen het boekingsvoorstel naar wens is, dan kunt u deze inboeken en naar het volgende boekingsvoorstel gaan, het scherm sluiten, of de ingeboekte factuur direct bekijken in het inkoopboek.
- Nu is er een inkoopboeking aangemaakt en toegevoegd aan uw boekhouding en is de scan als bijlage toegevoegd.
Scan & Herken op uw mobiel?
Als u gebruik maakt van de Silvasoft app dan kunt u een foto maken van een bonnetje of factuur en/of deze vanaf uw telefoon toevoegen aan uw documenten inbox.
Mail & Herken?
Uiteraard kunt u met Silvasoft ook gebruik maken van ‘Mail & Herken’. U kunt dan uw facturen en bonnetjes e-mailen naar uw eigen documenten inbox. Daarna ontvangt u binnen enkele seconden een boekingsvoorstel. In onze handleiding Mail & Herken, wordt dit verder toegelicht.