Inleiding
Peppol is een gestandaardiseerd netwerk voor elektronische facturatie en documentuitwisseling. Hiermee kunnen bedrijven veilig en efficiënt facturen versturen en ontvangen. Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via Peppol verplicht in België, waardoor ondernemers moeten overstappen op deze manier van factureren. Deze handleiding helpt u bij het instellen van de gratis Peppol-koppeling in ons softwarepakket en legt uit hoe u facturen kunt versturen en ontvangen. Let op dat u enkel gebruik kunt maken van Peppol indien u een klant van ons bent. Proefklanten kunnen geen gebruik maken van Peppol.
Aanmelden op het Peppol-netwerk
Om gebruik te maken van Peppol, dient u zich eerst aan te melden en uw bedrijf te verifiëren. Dit proces zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde bedrijven toegang krijgen tot het netwerk.
-
Ga naar Beheer > Peppol (e-invoicing) in het menu.
-
Doorloop alle verificatiestappen om uw gegevens te bevestigen. Stap 1 'Verificatie bedrijfsgegevens' wordt nagekeken door onze medewerkers. Zodra deze verificatie is voltooid ontvangt u hierover een e-mail.
-
Als u alle stappen succesvol heeft doorlopen dan kunt u klikken op de knop: 'Peppol activeren'. Nu ontvangt u uw eigen Peppol ID. Dit Peppol ID kunt u delen met uw leveranciers, zodat zij u via Peppol kunnen bereiken en facturen via Peppol naar u toe kunnen sturen.
Facturen versturen via het Peppol-netwerk
Zodra uw Peppol-koppeling is geactiveerd, kunt u facturen elektronisch versturen naar klanten die ook op Peppol zijn aangesloten.
-
Ga naar Relatiebeheer (CRM) > Klanten en vul bij de betreffende klant het Peppol-ID van uw klant in. Dit is noodzakelijk om facturen via Peppol te kunnen versturen. Uw klant dient dit Peppol-ID aan u te verstrekken.
-
Als u voor deze klant handmatig een factuur maakt dan kunt u deze versturen via de knop 'Verstuur via Peppol' om de factuur via het Peppol-netwerk te verzenden. Indien de klant niet (meer) actief is op het Peppol-netwerk, krijgt u een foutmelding en kunt u de klant per e-mail sturen.
- Facturen die via de API of periodieke facturatie worden verzonden naar deze klant, worden standaard via Peppol verstuurd. Lukt dit niet dan zal de factuur via de mail worden verstuurd.
Facturen ontvangen via het Peppol-netwerk
Naast het verzenden van facturen kunt u ook facturen ontvangen via Peppol. Dit zorgt ervoor dat inkomende facturen direct in uw software worden verwerkt.
-
Wanneer een leverancier u een factuur via Peppol verstuurt, ontvangt u een e-mailmelding. Dit kunt u uitschakelen via het menu Beheer > Instellingen > Meldingen.
-
De factuur wordt automatisch geplaatst in de Documenteninbox. Deze inbox is te bereiken via het menu.
-
U kunt ervoor kiezen om de facturen eerst te controleren in de Documenteninbox en ze handmatig door te zetten naar het inkoopboek (te bereiken via het menu Boekhouding > Inkoopboek) of ze direct automatisch te laten inboeken. Deze instelling vindt u via het menu Beheer > Peppol (e-invoicing) > Peppol facturen direct inboeken?
Inzicht in verstuurde en ontvangen facturen via het Peppol-netwerk
Log
Via het menu Beheer > Peppol (e-invoicing) kunt u klikken op 'Bekijk log'. Hier ziet u een overzicht van alle verstuurde en ontvangen facturen via het Peppol-netwerk.
Inkoopboek
Wilt u in het inkoopboek in één oogopslag kunnen zien of een factuur via het Peppol netwerk is ontvangen dan kunt u hiervoor een extra kolom inschakelen met de titel 'Via Peppol?'. Dit doet u via het menu Boekhouding > Inkoopboek > Klik op het tandwieltje achter de laatste kolom en vink 'Via Peppol?' aan.
Vragen?
Met deze handleiding kunt u eenvoudig starten met e-facturatie via Peppol. Mocht u vragen hebben, neem dan contact op met onze supportafdeling.